Dropboxに音声データがアップロードされたら、文字起こししてGoogle Chatに通知する

■概要

会議の録音やインタビュー音声などの文字起こしと、チームへの共有作業に手間を感じていませんか。
手作業での対応は時間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにも繋がりがちです。
このワークフローを活用することで、Dropboxにアップロードした音声データがAIによってテキスト化され、その結果がGoogle Chatに自動で通知されるようになります。
一連の作業を自動化し、迅速な情報共有を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxに保存した音声データの文字起こしと共有を手作業で行っている方
• 会議やインタビューの議事録作成にかかる時間を短縮したいと考えている方
• Google Chatを活用して、チームへの迅速な情報共有フローを構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードを起点に、文字起こしから通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による文字起こし結果の転記ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. オペレーションでYoomの「音声文字起こし機能」を選択し、「音声データを文字起こしする」アクションでダウンロードしたファイルを処理します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、文字起こし結果を指定のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、自動化の監視対象としたいフォルダを指定します。
• 音声文字起こし機能では、日本語や英語など、文字起こし対象となる音声ファイルの言語を選択できます。
• Google Chatへの通知では、通知先のスペースを指定できるほか、メッセージ本文に文字起こし結果などの情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• DropboxとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
  アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら。