■概要

オンライン会議後の議事録作成や内容の共有に手間を感じていませんか？
会議の録画データをダウンロードし、音声をドキュメントに変換するツールで文字起こしを行い、さらに要約して共有する、といった一連の作業は多くの時間を要します。
このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーに、録画データの文字起こしと要約、そしてGoogle Chatへの通知までを自動化し、会議後の業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 会議の議事録作成や情報共有に多くの時間を費やしている方
• 音声文字起こしのツールなどを活用し、会議内容のテキスト化を効率化したいと考えている方
• Google MeetやGoogle Chatを日常的に利用し、手作業での連携に課題を感じている方

■このテンプレートを使うメリット

• 会議終了後に自動で処理が開始されるため、録画データのダウンロードや文字起こし、要約作成といった手作業の時間を削減できます
• 手動での共有作業が不要になるため、議事録の共有漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、迅速な情報連携を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Meet、Google Drive、Googleドキュメント、Google ChatをYoomと連携します
2. トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します
3. オペレーションで待機アクションを設定し、録画ファイルの生成を待ちます
4. 続いて、Google Meetでレコーディング情報を取得し、Google Driveで録画ファイルをダウンロードします
5. AI機能のオペレーションで、ダウンロードしたファイルを「文字起こし」し、その結果を「要約」します
6. Googleドキュメントで、文字起こしと要約結果を記載した書類を発行します
7. 最後に、Google Chatの「スペースにメッセージを送る」アクションで、生成したドキュメントのリンクや要約内容を指定のスペースに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントで書類を発行する際に、事前に作成した自社フォーマットの雛形を任意で設定することが可能です
• Google Chatへの通知は、通知先のスペースを任意で設定できます。また、通知するメッセージ本文は、AIが生成した要約などを変数として埋め込むなど、柔軟なカスタマイズが可能です

■注意事項

• Google Meet、Google Chat、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 「待機する」オペレーション、OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/941392