Outlookで受信した音声データを文字起こしして、Google Chatに通知する

■概要

会議の録音データなどの音声ファイルを手作業でテキスト化し、関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
手作業がゆえに共有漏れや遅延が発生することもあるでしょう。
このワークフローを活用すれば、Outlookのメールに添付された音声データの文字起こしからGoogle Chatへの通知までを自動化できます。
文字起こしや情報共有に伴う課題を解消して、業務の効率化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する音声データの文字起こしと共有を手作業で行っている方
• 会議や打ち合わせの議事録作成を効率化したいと考えている業務担当者の方
• Google Chatを活用しており、チームへの情報共有をより迅速に行いたい方

■このテンプレートを使うメリット

• 音声データのダウンロードから文字起こし、チャットへの通知まで一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による文字起こしの依頼漏れや、関係者への共有漏れ、転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
4. オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した音声ファイルをダウンロードします。
5. オペレーションで音声文字起こし機能を選択し、「音声データを文字起こしする」アクションで音声データをテキスト化します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、文字起こししたテキストを指定のスペースに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを監視対象として指定できます。
• 音声データの文字起こし機能では、対象となる音声ファイルの言語を選択できます。
• Google Chatへの通知アクションでは、通知先のスペースを指定してください。
  メッセージ本文には文字起こし結果などの変数を自由に埋め込むことができます。

‍■注意事項

• OutlookとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
  アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら。