「OneDriveにアップロードされたWordファイルを、わざわざ開いてPDF形式で保存し直してからダウンロードする作業が面倒…」
「定期的に共有されるExcelファイルを、保管用に一つずつPDFでダウンロードする作業に時間を取られて他の業務が進まない…」
このように、手作業でのファイル変換やダウンロード業務に手間や時間を取られている方も多いのではないでしょうか。
もし、 OneDriveに特定のファイルが追加されたタイミングで、自動的にPDF形式に変換してダウンロードできる仕組みがあれば、こうした定型的ながらも時間のかかる作業から解放されますよね。
そうすれば、より重要なコア業務に集中するための時間を生み出すこともできます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
OneDriveのファイルをPDFとしてダウンロードする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
OneDriveにファイルが追加されたら、PDFでダウンロードしGmailで送信する
試してみる
■概要
OneDrive上のファイルを特定の相手に送る際、手作業でPDF形式に変換し、メールに添付して送信する業務に手間を感じていませんか？ このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、自動でファイルをPDF形式でダウンロードし、Gmailで指定の宛先への送信までを完結させることが可能です。手作業によるファイル共有の手間を省き、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDrive上のファイルをPDFでダウンロードし、手動でメール共有している方
- 定期的に発生するファイル共有作業を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
- ファイル管理から共有までの一連の業務フロー全体を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル追加を起点にPDFダウンロードとメール送信が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの添付漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実なファイル共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定して、処理を開始するファイルを指定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成日時と更新日時に応じて後続の処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをPDF形式でダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを添付して指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、監視対象とするドライブIDやフォルダIDを業務に合わせて設定してください。
- Gmailのメール送信アクションでは、宛先（To/Cc/Bcc）や件名、本文を自由に設定可能です。OneDriveから取得したファイル名などを件名や本文に差し込むこともできます。
■注意事項
- OneDrive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
OneDriveのファイルをPDFでダウンロードしGmailで送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、OneDriveにファイルが追加された際に、自動でPDF形式に変換・ダウンロードし、Gmailで送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft OneDrive／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OneDriveとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- OneDriveのトリガー設定とGmailのアクション設定
- フローをONにし、動作を確認
OneDriveにファイルが追加されたら、PDFでダウンロードしGmailで送信する
試してみる
■概要
OneDrive上のファイルを特定の相手に送る際、手作業でPDF形式に変換し、メールに添付して送信する業務に手間を感じていませんか？ このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、自動でファイルをPDF形式でダウンロードし、Gmailで指定の宛先への送信までを完結させることが可能です。手作業によるファイル共有の手間を省き、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDrive上のファイルをPDFでダウンロードし、手動でメール共有している方
- 定期的に発生するファイル共有作業を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
- ファイル管理から共有までの一連の業務フロー全体を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル追加を起点にPDFダウンロードとメール送信が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの添付漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実なファイル共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定して、処理を開始するファイルを指定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成日時と更新日時に応じて後続の処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをPDF形式でダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを添付して指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、監視対象とするドライブIDやフォルダIDを業務に合わせて設定してください。
- Gmailのメール送信アクションでは、宛先（To/Cc/Bcc）や件名、本文を自由に設定可能です。OneDriveから取得したファイル名などを件名や本文に差し込むこともできます。
■注意事項
- OneDrive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
ステップ1：OneDriveとGmailをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
OneDriveのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
参照：Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項
Gmailのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
上記設定が終わったら、今回使用するアプリのマイアプリ連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
OneDriveにファイルが追加されたら、PDFでダウンロードしGmailで送信する
試してみる
■概要
OneDrive上のファイルを特定の相手に送る際、手作業でPDF形式に変換し、メールに添付して送信する業務に手間を感じていませんか？ このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、自動でファイルをPDF形式でダウンロードし、Gmailで指定の宛先への送信までを完結させることが可能です。手作業によるファイル共有の手間を省き、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDrive上のファイルをPDFでダウンロードし、手動でメール共有している方
- 定期的に発生するファイル共有作業を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
- ファイル管理から共有までの一連の業務フロー全体を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル追加を起点にPDFダウンロードとメール送信が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの添付漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実なファイル共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定して、処理を開始するファイルを指定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成日時と更新日時に応じて後続の処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをPDF形式でダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを添付して指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、監視対象とするドライブIDやフォルダIDを業務に合わせて設定してください。
- Gmailのメール送信アクションでは、宛先（To/Cc/Bcc）や件名、本文を自由に設定可能です。OneDriveから取得したファイル名などを件名や本文に差し込むこともできます。
■注意事項
- OneDrive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：OneDriveのトリガーの設定を行う
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定していきましょう。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。問題なければ「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
詳しくは以下もご確認ください。
PDFにして送信したいファイルを、任意のフォルダに格納しておきます。
今回は以下のようなファイルを作成しています。
上記のファイルを保存しているドライブIDを候補から選択します。
フォルダIDも同様に候補から選択しましょう。
上記の設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値が入ります。これで特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたらフローが起動するようになります。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ4：分岐設定を行う
※分岐機能は一部有料プランでのみご利用いただける機能で、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
参考：「分岐」の設定方法
次に分岐設定を行います。「分岐する」をクリックしてください。
分岐条件を指定していきます。
今回は以下のように設定しました。
下記はデフォルトで最初から入力されていますが、一度確認いただき、完了ボタンをクリックしてください。
ステップ5：ファイルをPDF形式でダウンロードする
次にファイルをPDF形式でダウンロードします。「ファイルをPDF形式でダウンロード」をクリックしてください。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「
ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。
連携アカウントを確認していきます。
アプリはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
