「OneDriveにアップロードされたWordファイルを、わざわざ開いてPDF形式で保存し直してからダウンロードする作業が面倒…」
「定期的に共有されるExcelファイルを、保管用に一つずつPDFでダウンロードする作業に時間を取られて他の業務が進まない…」
このように、手作業でのファイル変換やダウンロード業務に手間や時間を取られている方も多いのではないでしょうか。
もし、 OneDriveに特定のファイルが追加されたタイミングで、自動的にPDF形式に変換してダウンロードできる仕組みがあれば、こうした定型的ながらも時間のかかる作業から解放されますよね。
そうすれば、より重要なコア業務に集中するための時間を生み出すこともできます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
OneDriveのファイルをPDFとしてダウンロードする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
OneDriveにファイルが追加されたら、PDFでダウンロードしGmailで送信する
試してみる
OneDriveのファイルをPDFでダウンロードしGmailで送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、OneDriveにファイルが追加された際に、自動でPDF形式に変換・ダウンロードし、Gmailで送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft OneDrive／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OneDriveとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- OneDriveのトリガー設定とGmailのアクション設定
- フローをONにし、動作を確認
OneDriveにファイルが追加されたら、PDFでダウンロードしGmailで送信する
試してみる
ステップ1：OneDriveとGmailをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
OneDriveのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
参照：Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項
Gmailのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
上記設定が終わったら、今回使用するアプリのマイアプリ連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
OneDriveにファイルが追加されたら、PDFでダウンロードしGmailで送信する
試してみる
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：OneDriveのトリガーの設定を行う
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定していきましょう。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。問題なければ「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
詳しくは以下もご確認ください。
PDFにして送信したいファイルを、任意のフォルダに格納しておきます。
今回は以下のようなファイルを作成しています。
上記のファイルを保存しているドライブIDを候補から選択します。
フォルダIDも同様に候補から選択しましょう。
上記の設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値が入ります。これで特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたらフローが起動するようになります。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ4：分岐設定を行う
※分岐機能は一部有料プランでのみご利用いただける機能で、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
参考：「分岐」の設定方法
次に分岐設定を行います。「分岐する」をクリックしてください。
分岐条件を指定していきます。
今回は以下のように設定しました。
下記はデフォルトで最初から入力されていますが、一度確認いただき、完了ボタンをクリックしてください。
ステップ5：ファイルをPDF形式でダウンロードする
次にファイルをPDF形式でダウンロードします。「ファイルをPDF形式でダウンロード」をクリックしてください。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「
ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。
連携アカウントを確認していきます。
アプリはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
取得した値からアイテムIDを入力します。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
ここまで設定したらテストボタンをクリックしてください。テストが成功し、PDFが発行されます。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ6：Gmailでメール送信を行う
最後にGmailでメール送信を行います。「メールを送る」をクリックしてください。
アプリと連携アカウントを確認していきます。
アプリはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
Toには通知を行いたいメールアドレスを入力しましょう。
FromやCc、Bccや差出人の名前などは任意で設定してください。
件名、本文はデフォルトで入力されていた例文を参考に、以下のように入力しました。
取得した値も使えますので、わかりやすく設定しましょう。
添付ファイルは「取得した値を使用：PDFファイル」と入力します。ここまで入力したら「次へ」をクリックしましょう。
メールのプレビューページに移行するので、内容に問題がなければテストボタンをクリックします。
※テストボタンを押すと実際にメールが送信されます。宛先には注意しましょう。
テストが成功すればOKです。
送信エラーになった場合には、エラー表示があった場合をご確認ください。
受取先に指定したメールアドレスも見に行き、メールが届いていて、内容も問題なければフローの設定は完了です。
「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ7：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
動作確認をしてみましょう。
OneDriveを活用したその他の自動化例
Yoomでは、OneDriveを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、OneDriveに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
OCRやAI文字起こし、RPAによる形式変換をOneDrive連携で自動化できます。
Salesforceへのリード登録や共有リンクの自動発行、Dropbox・Google Driveへの自動同期まで、高度なファイル運用をスマートに無人化します。
Gmailで添付ファイルを受信したら、OneDriveにアップロードし共有リンクを作成して通知する
試してみる
Google Driveに特定条件のフォルダが作成されたら、OneDriveにもフォルダを作成する
試してみる
■概要
Google DriveとOneDriveを併用していると、フォルダ構造の同期やファイルのバックアップに手間がかかっていませんか。
片方でフォルダを作成した後、もう片方で同じものを作成する作業は、時間もかかり更新漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Driveで特定のフォルダが作成されると、自動でOneDriveにも同じフォルダが作成されるため、手作業による二重管理から解放され、よりスムーズなデータ連携が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとOneDriveを併用し、フォルダの手動同期に課題を感じている方
・複数のクラウドストレージのデータを連携させ、バックアップ作業を効率化したい方
・チームでの共同作業において、ストレージ間のフォルダ作成漏れを防ぎたい管理者の方
■注意事項
・Google Drive、OneDrivveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Microsoft Teamsを利用してメンバーとコミュニケーションを取っている方
・日々のメッセージ内容を効率的に管理し、必要な情報をすぐにアクセスできるようにしたい方
・メンバーとのやり取りを整理し、情報の共有漏れを防ぎたいと考える方
2. OneDriveを活用してファイル管理を行っている方
・ファイルを手動で整理する手間を省き、自動化によって業務効率を向上させたい方
・メッセージ内容に基づいて自動的にフォルダを作成し、重要な情報を漏れなく保存したい方
■注意事項
・Microsoft TeamsとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OneDriveで格納されたファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録する
試してみる
■概要
このワークフローでは、One Driveに保存されたファイルをOCRで自動的に読み取り、Salesforceでリードとして登録することが可能です。この自動化によって、手作業でのデータ入力を減らし、効率的なリード管理を実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・One Driveに多くの営業資料や顧客情報を保存している営業担当者の方
・Salesforceでのリード管理を効率化したい営業チームのリーダーの方
・手動でのデータ入力に時間と労力を割いている営業オペレーション担当者の方
・データ入力ミスを減らし、正確なリード情報を維持したい経営者の方
■注意事項
・One Drive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
OneDriveにファイルが作成されたら、OCRを行いSlackに通知する
試してみる
■概要
OneDriveにアップロードされた請求書などの書類を確認し、内容をSlackへ手動で共有する作業に手間を感じていませんか？
こうした手作業は、確認漏れや転記ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用することで、OneDriveとSlackの連携を自動化し、特定のフォルダにファイルが追加された際にOCRで内容を読み取り、指定のチャンネルへ自動で通知できます。
これにより、手作業による情報共有の手間を省き、スムーズな対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveに保存された請求書や書類の内容を手動で確認し、Slackで共有している方
・SlackとOneDriveを活用したファイル管理や共有フローの効率化を検討している方
・紙の書類をデータ化し、チーム内での情報共有を効率化したいと考えている方
■注意事項
・OneDrive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
OneDriveに格納されたファイルをDropboxにも格納する
試してみる
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、同じファイルをそれぞれの場所に手動でアップロードする作業が発生し、手間がかかるのではないでしょうか。
特にファイルのバックアップやチーム間での共有ルールがある場合、この手作業は保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、自動的にDropboxにもファイルが格納されるので、ファイル管理の効率化が目指せます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveとDropboxを併用しているなかで、手作業でのファイル同期に課題を感じている方
・ファイルのバックアップや共有のために両ストレージを利用している方
・ファイル管理のフローを自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■注意事項
・OneDrive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OneDriveに音声ファイルがアップロードされたら、文字起こしを行い結果を新規Googleドキュメントに追加する
試してみる
■概要
会議やインタビュー後の音声ファイルの文字起こし作業に、多くの時間を費やしていませんか？
手作業での対応は時間がかかるだけでなく、他の重要な業務を圧迫する一因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、OneDriveへの音声ファイルアップロードをきっかけに、音声文字起こし機能が自動で実行され、その結果が新規のGoogleドキュメントに保存されるため、一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・会議やインタビューの音声データを頻繁に文字起こしする必要があるご担当者の方
・音声文字起こし機能を活用し、議事録作成業務の自動化を検討している方
・OneDriveとGoogleドキュメントを使い、ファイル管理やドキュメント作成を行っている方
■注意事項
・OneDrive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Salesforceで商談が成立したら、OneDriveにフォルダを作成する
試してみる
まとめ
OneDrive上のファイルをPDFとして自動でダウンロードし、関係者にメールで共有する作業を自動化することで、
様々な面が効率化できるでしょう。例えばこれまで手作業で行っていたファイルの変換やダウンロード、メールへの添付といった一連の作業工数を削減し、送信ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができるため
、担当者はより迅速かつ的確に情報を共有できます。
これにより、本来時間をかけるべき重要な業務に集中できる環境整備が可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Microsoft WordやMicrosoft Excel以外のファイルもPDFにできますか？
A：
はい、可能です。その場合は今回トリガー設定で指定したフォルダ内にMicrosoft PowerPointで作成したファイルや、画像ファイルを追加して今回のフローをお試しください。
Q：変換したPDFを別のクラウドストレージへ自動保存できますか？
A：
はい、可能です。その場合は今回のフローのGmail送信部分をGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」にしていただくなど、別のクラウドストレージへの保存フローに書き換えてください。
なお、以下よりYoomと連携しているファイル管理ツールがご確認いただけますので、ご参照の上お試しください。
Q：PDFへの変換に失敗した場合はどうなりますか？
A：
連携が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
