■概要
OneDrive上のファイルを特定の相手に送る際、手作業でPDF形式に変換し、メールに添付して送信する業務に手間を感じていませんか？ このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、自動でファイルをPDF形式でダウンロードし、Gmailで指定の宛先への送信までを完結させることが可能です。手作業によるファイル共有の手間を省き、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDrive上のファイルをPDFでダウンロードし、手動でメール共有している方
- 定期的に発生するファイル共有作業を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
- ファイル管理から共有までの一連の業務フロー全体を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル追加を起点にPDFダウンロードとメール送信が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの添付漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実なファイル共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定して、処理を開始するファイルを指定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成日時と更新日時に応じて後続の処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをPDF形式でダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを添付して指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、監視対象とするドライブIDやフォルダIDを業務に合わせて設定してください。
- Gmailのメール送信アクションでは、宛先（To/Cc/Bcc）や件名、本文を自由に設定可能です。OneDriveから取得したファイル名などを件名や本文に差し込むこともできます。
■注意事項
- OneDrive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
