OneDriveにファイルが作成されたら、OCRを行いSlackに通知する

■概要

OneDriveにアップロードされた請求書などの書類を確認し、内容をSlackへ手動で共有する作業に手間を感じていませんか？こうした手作業は、確認漏れや転記ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、OneDriveとSlackの連携を自動化し、特定のフォルダにファイルが追加された際にOCRで内容を読み取り、指定のチャンネルへ自動で通知できます。これにより、手作業による情報共有の手間を省き、スムーズな対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveに保存された請求書や書類の内容を手動で確認し、Slackで共有している方
• SlackとOneDriveを活用したファイル管理や共有フローの効率化を検討している方
• 紙の書類をデータ化し、チーム内での情報共有を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイル追加を起点にOCRでの内容読み取り、Slackへの通知までが自動化されるため、手作業での確認や共有にかかる時間を削減できます
• 手動での内容確認や転記作業が不要になるため、情報の見落としや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイル形式など、条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるようにします。
4. 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
5. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、ダウンロードしたファイルの内容を読み取ります。
6. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブIDやフォルダIDを任意の値で設定してください
• 分岐機能では、ファイル名や拡張子など前段のオペレーションで取得した情報をもとに、後続の処理を実行する条件を自由に設定できます
• OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目（例：請求金額、取引先名など）を任意で指定することが可能です
• Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で指定できるほか、メッセージ本文にOCRで読み取った内容を変数として埋め込むなど、柔軟なカスタマイズができます

■注意事項

• OneDrive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。