■概要
OneDriveに保存した名刺や書類の情報を、一つひとつSalesforceに手入力する作業に手間を感じていませんか？
このような手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルを保存するだけで、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、Salesforceにリードとして登録するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとSalesforceを連携させ、リード獲得後の入力作業を効率化したい営業担当者の方
- イベントなどで獲得した名刺情報を、手作業でデータ化しているマーケティング担当者の方
- 手入力によるデータ登録のミスをなくし、正確な顧客情報管理を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveにファイルを格納するだけでSalesforceに自動でリード登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ精度の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとSalesforceをYoomと連携する
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させる
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードする
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出する
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、抽出した情報を紐付けてリードを作成する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、対象とするドライブID、フォルダ名、フォルダIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイルの拡張子やファイル名など、後続の処理を分けたい条件を任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取る書類の言語や使用するAI、抽出したい項目（会社名、氏名、電話番号など）を任意で設定してください。
- Salesforceでリードを作成するアクションでは、OCRで抽出したどの情報をSalesforceのどの項目（氏名、役職、会社名など）に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- One Drive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
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