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「Salesforceにアップロードされたファイルを、一つひとつ手でダウンロードして他のストレージに共有する作業が面倒…」
「ファイルの数が多くて、ダウンロード漏れや共有ミスが発生してしまう…」
このように、Salesforceのファイル管理に関する手作業に多くの時間を費やしており、非効率だと感じていませんか？
もしSalesforceにファイルが添付された際、自動でファイルをダウンロードして指定のストレージサービスに保存できる仕組みがあればこうした日々の反復作業から解放されますね。
その結果、より戦略的な顧客対応といったコア業務に集中する時間を生み出せるかもしれません！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。
手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはSalesforceにアップロードされたファイルを自動でダウンロードする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐ自動化を体験してみましょう！
■概要
Salesforceに日々アップロードされるファイルをDropboxにも手動で追加し管理するのは手間がかかり、時には更新漏れも発生するのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Salesforceにファイルがアップロードされた際に、自動でDropboxの指定フォルダへファイルを追加できるため、ファイル管理の二度手間やヒューマンエラーといった課題を解消に導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、SalesforceでアップロードされたファイルをDropboxに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Salesforceに日々アップロードされるファイルをDropboxにも手動で追加し管理するのは手間がかかり、時には更新漏れも発生するのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Salesforceにファイルがアップロードされた際に、自動でDropboxの指定フォルダへファイルを追加できるため、ファイル管理の二度手間やヒューマンエラーといった課題を解消に導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
SalesforceとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみましょう！
DropboxとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
Salesforceに日々アップロードされるファイルをDropboxにも手動で追加し管理するのは手間がかかり、時には更新漏れも発生するのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Salesforceにファイルがアップロードされた際に、自動でDropboxの指定フォルダへファイルを追加できるため、ファイル管理の二度手間やヒューマンエラーといった課題を解消に導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
※Salesforceと連携すると出来ることもご参照ください。
はじめに、Salesforceでテスト用ファイルをアップロードしましょう。
今回は例として名刺のサンプル画像をアップロードしました。
準備できたらYoomの設定画面に戻り「ファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「ファイルがアップロードされたら」のまま「次へ」をクリック。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、テキストボックス下部の説明を参考にマイドメインURLを入力してテストしてください。
成功したら保存しましょう。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
先ほど取得した内容をもとにファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをダウンロード」のまま「次へ」をクリック。
ステップ3と同じマイドメインURLを入力してください。
コンテンツバージョンIDの欄にはSalesforceから取得した値が予め設定されているので、そのままテストしましょう。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新のファイル情報を反映できます。
成功したら保存してください。ファイルがダウンロードされました！
「ダウンロード」からファイルの内容を確認することもできます。
※ダウンロード可能なファイルサイズにつきましてはこちらをご参照ください。
先ほどダウンロードしたファイルをDropboxに格納します。
はじめに、ファイルを格納するためのフォルダを用意しましょう。
今回は「Salesforce資料」フォルダを作成しました。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「ファイルをアップロード」をクリック。
ステップ3・4と同様、アクションは「ファイルをアップロード」のまま「次へ」をクリックします。
API接続設定に移るので、フォルダのパスを入力してください。
今回でいうと「/Salesforce資料」です。
次にファイル名を設定しましょう。
Salesforceから取得した値や日付などの変数、固定のテキストを組み合わせてカスタマイズできます。
ただし、拡張子を含めるようにしてください。
※今回は「クライアント上のパス」の値を用いているため、この中に拡張子が含まれています。
ファイルの添付方法・ファイルは予め設定されている通りで大丈夫なので、そのままテストしましょう。
成功したら保存してください。
SalesforceのファイルがDropboxに格納されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、SalesforceでアップロードされたファイルをDropboxに自動で追加する方法でした！
今回ご紹介した連携以外でも、SalesforceのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
リード獲得から契約、さらには社内共有や帳票作成まで、各プロセスを自動で連携させることで、入力ミスや作業の抜け漏れを防ぎ、営業チームの生産性の向上が期待できます。
たとえば、Meta広告やGoogleフォームなど外部ツールで取得したリード情報を自動でSalesforceへ登録し、Slackですぐに通知することができます。
また、 商談フェーズが進んだ際にはクラウドサインで契約書を自動送付し、商談内容はスプレッドシートに帳票化するなど社内での情報共有がスムーズに行えます。
■概要
Gmailで受信したお客様からの問い合わせメールなどを、一件ずつ確認してSalesforceへ手作業で登録していませんか？こうした定型業務は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけにAIが内容を要約し、Salesforceへのメール情報の自動登録が完了するため、対応漏れを防ぎつつ、顧客対応の迅速化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームで受け付けたアンケートや問い合わせ内容を、手作業でSalesforceに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容をもとにSalesforceのリード情報が自動で更新されるため、手作業による手間やヒューマンエラーを解消し、効率的な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、Salesforceにもリードオブジェクトのレコードを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Meta広告（Facebook）運用担当者
・Meta広告（Facebook）から獲得したリード情報をSalesforceに手動で入力する手間を省きたい方
・リード情報の入力ミスを減らしたい方
・Meta広告（Facebook）とSalesforceのリード情報を自動で同期させたい方
2.営業担当者
・Meta広告（Facebook）から獲得したリード情報に対してSalesforce上で迅速に対応したい方
・Salesforceでリードの進捗状況を一元管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
Meta広告（Facebook）は新たな顧客を獲得するためのツールですが、獲得したリード情報を他の営業管理ツールと連携させる作業は手作業が多く時間と労力を要してしまいます。また、リード情報をSalesforceに追加する業務は煩雑でヒューマンエラーが発生しやすいプロセスです。
このフローを使用することで、Meta広告（Facebook）から取得したリード情報をSalesforceに自動で追加することができるため、手作業による転記が不要になり業務効率が大幅に向上して人的なミスの軽減にも繋がります。
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
◼️概要
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、SharePointに取引先名のフォルダを新たに作成し、作成したフォルダのURLをSalesforceに登録するフローボットで
す。
こちらのフローボットを利用することで、Salesforceに取引先が登録されたら自動的にフォルダを作成し、取引先に関連するファイルをSharePointで管理することが可能です。
設定内容を自由に変更してご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとSharePointを併用しており、普段から頻繁に2つのアプリケーションを切り替えている方。
・SalesforceとSharePointに顧客ステータスに応じた情報を格納している方。
■このテンプレートを使うメリット
このフローボットを利用すると、Salesforce上でのイベントに応じてSharePointに任意のフォルダを作成することができます。
営業ステータスはSalesforceで管理しており、法務・会計管理はSharePointで行っているような業務フローの方に特にメリットがあります。
◼️注意事項
・SharePointとSalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・Salesforceに取引先を登録してから5~15分後にフローボットが起動します。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
◼️概要
Salesforceに新しいリードが登録されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。
チャットツールにアクセスせずに、リード情報を自動的に展開することができます。
また、通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。
◼️設定方法
①アプリトリガーからSalesforceを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：リードオブジェクトに新規リードが登録されたらを選択します。
・トリガー起動間隔：5分に設定します。
・マイドメインURL：指定のマイドメインURLを入力します。
②＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからSlack選択して、以下の設定後テスト・保存します。
・アクション：チャンネルにメッセージを送るを選択します。
・投稿先のチャンネルID：指定のチャンネルIDを候補から選択します。
・メッセージ内容：①で取得したアウトプット含め、任意の文字列を入力します。
・アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
※連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照ください。
・Slackの投稿先のチャンネルIDやSalesforceの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
◼️概要
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、その情報をNotionのデータベースに連携するフローボットです。
こちらのフローボットを利用することで、SalesforceとNotionのデータベースを自動的に同期することが可能です。
どのNotionデータベースに連携するかは自由に設定できます。
また、連携する情報も自由に変更してご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SalesforceとNotionをそれぞれ利用されている方
2.Salesforceに登録された情報をNotionにも連携している方
3.Notionの情報をSalesforceにも連携している方
4.SalesforceやNotionでなにか効率化を図ってみたい方
■このテンプレートを使うメリット
・Salesforceに登録や更新された情報をNotionに自動登録できるので、管理の一元化が可能になります。
・Notion→Salesforceの連携も可能なので、双方向的な情報更新を行うことができ、各アプリへのアクセスの手間削減や情報共有ミスを防ぐことができます。
◼️注意事項
・NotionとSalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・Salesforceに取引先を登録してから5~15分後にフローボットが起動します。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらクラウドサインで契約書を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを使用して顧客管理を担当している方
・顧客とのやりとりを担当している営業チーム
・顧客からの問い合わせを担当しているカスタマーサービスの担当者
・Salesforceを使用して顧客への提案を行うマーケティングチーム
2.クラウドサインを使用して契約業務を行っている方
・人事部の採用担当者や事務職員
・企業の法務担当者
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceを使用していると、特定の商談フェーズで作業が発生するケースがあります。
Salesforceで管理している顧客の数が多いと、対象フェーズの確認とその後の作業に時間を取られて思うようにその他の業務が進まないと感じることがあるかもしれません。
このテンプレートは、Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになると、クラウドサインで契約書の作成・送付を自動化できます。
クラウドサインによる契約書の作成と送付の手間を削減することで、特定のフェーズの確認だけでなく、あとに続く作業を効率化することができます。
契約書の作成、送付におけるヒューマンエラーも未然に防止できるため、スムーズに業務を進めることができます。
■注意事項
・Salesforce、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Salesforceでアウトバウンドメッセージを設定する方法は下記を参照ください。
■概要
Zoomで新しいミーティングを設定するたびに、Salesforceのカレンダーへ手動で登録する作業は、手間がかかる上に登録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Zoomにミーティングが作成された際に、Salesforceのカレンダーへ自動で予定を登録する処理が実現可能です。これにより、二重入力の手間をなくし、重要な商談や会議の予定を確実に管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Salesforceのファイル管理を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルのダウンロード・アップロード作業の手間を削減し、共有漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより担当者はファイル管理の定型業務から解放され、顧客対応や営業戦略の立案といった本来注力すべきコア業務に集中する環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：PDFファイルなど、特定の種類のファイルのみを対象にできますか？
A：はい、「分岐」オペレーションを追加することで可能です。
例えば、分岐条件を「ファイル拡張子が〇〇(特定の拡張子)と等しい場合」に設定することで、特定の種類のファイルのみを連携させるフローを作成することができます。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
Q：Google DriveやMicrosoft SharePointにも連携できますか？
A：はい、できます。
連携アカウントとアクションを選択する画面で、DropboxのアクションをGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」やMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」に変更した上で設定してください。
Q：Slackなどのチャットツールにも通知できますか？
A：はい、できます。
Dropboxのアクションの下に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」などのアクションを追加してください。
