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「Salesforceにアップロードされたファイルを、一つひとつ手でダウンロードして他のストレージに共有する作業が面倒…」
「ファイルの数が多くて、ダウンロード漏れや共有ミスが発生してしまう…」
このように、Salesforceのファイル管理に関する手作業に多くの時間を費やしており、非効率だと感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">Salesforceにファイルが添付された際、自動でファイルをダウンロードして指定のストレージサービスに保存できる仕組み</span>があればこうした日々の反復作業から解放されますね。
その結果、より戦略的な顧客対応といったコア業務に集中する時間を生み出せるかもしれません！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。
手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Salesforceにアップロードされたファイルを自動でダウンロードする業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐ自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、SalesforceでアップロードされたファイルをDropboxに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
SalesforceとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみましょう！
DropboxとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
※Salesforceと連携すると出来ることもご参照ください。
はじめに、Salesforceでテスト用ファイルをアップロードしましょう。
今回は例として名刺のサンプル画像をアップロードしました。
準備できたらYoomの設定画面に戻り「ファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「ファイルがアップロードされたら」のまま「次へ」をクリック。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、テキストボックス下部の説明を参考にマイドメインURLを入力してテストしてください。
成功したら保存しましょう。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
先ほど取得した内容をもとにファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをダウンロード」のまま「次へ」をクリック。
ステップ3と同じマイドメインURLを入力してください。
コンテンツバージョンIDの欄にはSalesforceから取得した値が予め設定されているので、そのままテストしましょう。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新のファイル情報を反映できます。
成功したら保存してください。ファイルがダウンロードされました！
「ダウンロード」からファイルの内容を確認することもできます。
※ダウンロード可能なファイルサイズにつきましてはこちらをご参照ください。
先ほどダウンロードしたファイルをDropboxに格納します。
はじめに、ファイルを格納するためのフォルダを用意しましょう。
今回は「Salesforce資料」フォルダを作成しました。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「ファイルをアップロード」をクリック。
ステップ3・4と同様、アクションは「ファイルをアップロード」のまま「次へ」をクリックします。
API接続設定に移るので、フォルダのパスを入力してください。
今回でいうと「/Salesforce資料」です。
次にファイル名を設定しましょう。
Salesforceから取得した値や日付などの変数、固定のテキストを組み合わせてカスタマイズできます。
ただし、拡張子を含めるようにしてください。
※今回は「クライアント上のパス」の値を用いているため、この中に拡張子が含まれています。
ファイルの添付方法・ファイルは予め設定されている通りで大丈夫なので、そのままテストしましょう。
成功したら保存してください。
SalesforceのファイルがDropboxに格納されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、SalesforceでアップロードされたファイルをDropboxに自動で追加する方法でした！
今回ご紹介した連携以外でも、SalesforceのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
リード獲得から契約、さらには社内共有や帳票作成まで、各プロセスを自動で連携させることで、入力ミスや作業の抜け漏れを防ぎ、営業チームの生産性の向上が期待できます。
たとえば、Meta広告やGoogleフォームなど外部ツールで取得したリード情報を自動でSalesforceへ登録し、Slackですぐに通知することができます。
また、 商談フェーズが進んだ際にはクラウドサインで契約書を自動送付し、商談内容はスプレッドシートに帳票化するなど社内での情報共有がスムーズに行えます。
Salesforceのファイル管理を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルのダウンロード・アップロード作業の手間を削減し、共有漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより担当者はファイル管理の定型業務から解放され、顧客対応や営業戦略の立案といった本来注力すべきコア業務に集中する環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：PDFファイルなど、特定の種類のファイルのみを対象にできますか？
A：はい、「分岐」オペレーションを追加することで可能です。
例えば、分岐条件を「ファイル拡張子が〇〇(特定の拡張子)と等しい場合」に設定することで、特定の種類のファイルのみを連携させるフローを作成することができます。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
Q：Google DriveやMicrosoft SharePointにも連携できますか？
A：はい、できます。
連携アカウントとアクションを選択する画面で、DropboxのアクションをGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」やMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」に変更した上で設定してください。
Q：Slackなどのチャットツールにも通知できますか？
A：はい、できます。
Dropboxのアクションの下に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」などのアクションを追加してください。
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