SalesforceでアップロードされたファイルをDropboxに自動で追加する

■概要

Salesforceに日々アップロードされるファイルをDropboxにも手動で追加し管理するのは手間がかかり、時には更新漏れも発生するのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Salesforceにファイルがアップロードされた際に、自動でDropboxの指定フォルダへファイルを追加できるため、ファイル管理の二度手間やヒューマンエラーといった課題を解消に導きます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとDropbox間でファイルを手作業で移動させている方
• ファイル共有の効率化と、手作業によるファイル管理のミスを減らしたいと考えている方
• Salesforceを中心とした情報共有体制を強化し、業務の自動化を推進したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへのファイルアップロード後、Dropboxへの自動的なファイル追加により、これまで手作業で行っていたファイル転送にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの移動やコピー時に起こりがちな、アップロード忘れや誤ったファイル配置といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとDropboxをYoomと連携します。
2. トリガーでSalesforceの「ファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 次に、Salesforceの「ファイルをダウンロード」アクションを選択し、トリガーで検知したファイル情報を指定します。
4. 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Salesforceからダウンロードしたファイルとアップロード先のフォルダを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceからダウンロードしたファイル名やアップロード日時などの情報を、Dropboxにファイルをアップロードする際の説明文やファイル名の一部として、変数を活用して動的に設定することが可能です。

■注意事項

• Salesforce、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。