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「Googleフォームに回答が届くたびに、その内容を手作業で別のツールに転記している…」
「単純な入力作業なのに時間がかかって、本来の業務が進まない…」
このように、Googleフォームからのデータ入力作業に追われていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Googleフォームに回答が送信されたら、その内容を自動的に他のSaaSやデータベースに入力できる仕組み</span>があれば、面倒な手作業から解放され、より重要な業務に時間を使えるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Googleフォームに送信された回答を自動で処理する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それでは例として、Googleフォームに特定の回答があった際に、Discordに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[Googleフォーム]／[Discord]
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
GoogleフォームとYoomのマイアプリ登録
マイアプリから「新規接続」を押した後、Googleフォームを検索し、クリックしてください。
以下の画面から、「Sign in with Google」をクリックします。
サインインをした後、すべての情報にアクセスできるようチェックを入れて「続行」をクリックしましょう。
これでGoogleフォームのアプリ連携は完了です！
DiscordとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここではGoogleフォームに回答が送信されたらフローボットが起動する設定をしていきましょう。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ここでテスト用にGoogleフォームを準備し、回答を送信しましょう！
今回準備したGoogleフォームは以下のとおりです。
注釈に従ってフォームIDを入力したら、「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
なお、Googleフォームではデフォルトで取得できる値は、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっており、ユーザーの回答内容を取得するためには、手動で回答を追加する必要があります。
今回の例だと、「日付」「メールアドレス」「姓」「名」「備考」の値が空だった場合、「取得する値を追加」をクリックし、追加することが可能です。
以下の画面から、取得する値を追加します。
次に2つ目の工程をクリックします。
ここでは「分岐」を設定し、例としてGoogleフォームの回答の備考欄に値があった場合のみ、次の工程に進むようにします。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
今回は「備考」で取得した値が空ではない場合を条件にしています。
これにより、回答の備考欄に入力があった場合のみ、次のアクションに進みますよ！
実際の業務に沿った条件などを自由に設定可能です。
次に3つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、Discordでメッセージを送信する設定を行います。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
チャンネルIDは注釈に従って入力します。
メッセージ内容を作成していきましょう！
今回は定型文の後に、前項で取得した値から「姓」「名」「備考」を追加しました。
取得した値を使用することで値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されます。
他に取得した値をカスタマイズすることも可能ですのでお試しくださいね。
全て入力したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下のように表示され、Discordにメッセージが送信されていますね！
確認し「保存する」をクリックしましょう。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！Googleフォームに特定の回答があった際に、Discordに自動で通知する方法は以上です。
フォームの回答をトリガーに、チャットツールへ通知したり、データベースへ情報を自動転記します。
また、回答者へメールを自動返信したり、カレンダーに予定を追加することも可能です。
手動でのデータ転記がなくなり、業務のスピードと正確性が向上します。
Googleフォームと他のアプリを連携させることで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた回答内容の転記作業から解放され、入力ミスなどのヒューマンエラーを防げるでしょう。</span>
これにより、タイムリーな情報共有や迅速な顧客対応が可能となり、より重要な業務に集中できる時間を確保することが可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：フォームの質問項目を変更した場合、設定変更は必要ですか？
A：既存のフォームの項目を変更する(フォームIDに変更がない)場合は修正不要です。
フォーム自体を別のものに差し替えた場合は、トリガー設定で新しいフォームIDに修正してください。
Q：Googleフォーム以外のフォームツールでも連携できますか？
A：はい、できます。
Googleフォームのトリガーアクションを削除し、TypeformやJotformなど普段お使いのツールをトリガーとして設定してください。
Q：連携が失敗した場合、どうなりますか？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから再連携を試み、上書きすることで復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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