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■概要
Googleフォームへの回答を一つひとつ確認し、関係部署へ共有する作業に手間を感じていませんか。
重要な問い合わせや特定の回答を見逃さず、迅速に対応したいものの、手作業での確認には限界があります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに特定の回答が自動で入力された際に、その内容を即座にDiscordへ通知することが可能です。これにより、問い合わせ対応の初動を早め、チーム内の情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「Googleフォームに回答が届くたびに、その内容を手作業で別のツールに転記している…」
「単純な入力作業なのに時間がかかって、本来の業務が進まない…」
このように、Googleフォームからのデータ入力作業に追われていませんか？
もし、Googleフォームに回答が送信されたら、その内容を自動的に他のSaaSやデータベースに入力できる仕組みがあれば、面倒な手作業から解放され、より重要な業務に時間を使えるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGoogleフォームに送信された回答を自動で処理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Googleフォームへの回答を一つひとつ確認し、関係部署へ共有する作業に手間を感じていませんか。
重要な問い合わせや特定の回答を見逃さず、迅速に対応したいものの、手作業での確認には限界があります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに特定の回答が自動で入力された際に、その内容を即座にDiscordへ通知することが可能です。これにより、問い合わせ対応の初動を早め、チーム内の情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは例として、Googleフォームに特定の回答があった際に、Discordに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[Googleフォーム]／[Discord]
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Googleフォームへの回答を一つひとつ確認し、関係部署へ共有する作業に手間を感じていませんか。
重要な問い合わせや特定の回答を見逃さず、迅速に対応したいものの、手作業での確認には限界があります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに特定の回答が自動で入力された際に、その内容を即座にDiscordへ通知することが可能です。これにより、問い合わせ対応の初動を早め、チーム内の情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
GoogleフォームとYoomのマイアプリ登録
マイアプリから「新規接続」を押した後、Googleフォームを検索し、クリックしてください。
以下の画面から、「Sign in with Google」をクリックします。
サインインをした後、すべての情報にアクセスできるようチェックを入れて「続行」をクリックしましょう。
これでGoogleフォームのアプリ連携は完了です！
DiscordとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
Googleフォームへの回答を一つひとつ確認し、関係部署へ共有する作業に手間を感じていませんか。
重要な問い合わせや特定の回答を見逃さず、迅速に対応したいものの、手作業での確認には限界があります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに特定の回答が自動で入力された際に、その内容を即座にDiscordへ通知することが可能です。これにより、問い合わせ対応の初動を早め、チーム内の情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここではGoogleフォームに回答が送信されたらフローボットが起動する設定をしていきましょう。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ここでテスト用にGoogleフォームを準備し、回答を送信しましょう！
今回準備したGoogleフォームは以下のとおりです。
注釈に従ってフォームIDを入力したら、「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
なお、Googleフォームではデフォルトで取得できる値は、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっており、ユーザーの回答内容を取得するためには、手動で回答を追加する必要があります。
今回の例だと、「日付」「メールアドレス」「姓」「名」「備考」の値が空だった場合、「取得する値を追加」をクリックし、追加することが可能です。
以下の画面から、取得する値を追加します。
次に2つ目の工程をクリックします。
ここでは「分岐」を設定し、例としてGoogleフォームの回答の備考欄に値があった場合のみ、次の工程に進むようにします。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
今回は「備考」で取得した値が空ではない場合を条件にしています。
これにより、回答の備考欄に入力があった場合のみ、次のアクションに進みますよ！
実際の業務に沿った条件などを自由に設定可能です。
次に3つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、Discordでメッセージを送信する設定を行います。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
チャンネルIDは注釈に従って入力します。
メッセージ内容を作成していきましょう！
今回は定型文の後に、前項で取得した値から「姓」「名」「備考」を追加しました。
取得した値を使用することで値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されます。
他に取得した値をカスタマイズすることも可能ですのでお試しくださいね。
全て入力したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下のように表示され、Discordにメッセージが送信されていますね！
確認し「保存する」をクリックしましょう。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！Googleフォームに特定の回答があった際に、Discordに自動で通知する方法は以上です。
フォームの回答をトリガーに、チャットツールへ通知したり、データベースへ情報を自動転記します。
また、回答者へメールを自動返信したり、カレンダーに予定を追加することも可能です。
手動でのデータ転記がなくなり、業務のスピードと正確性が向上します。
◼️概要
Googleフォームで回答が送信されたら、LINE WORKSの任意のトークルームに通知します。
投稿先のトークルームやメッセージ内容は任意の内容にカスタマイズ可能です。
◼️設定方法
1.GoogleフォームとLINE WORKSをYoomと連携してください。（マイアプリ連携）
2.「フォームに回答が送信されたら」というトリガーでフォームのIDを設定し、テストを実行してください。
3.テストが成功すると、フォームの回答情報が取得できるため、回答情報の中から取得したい情報を[＋]マークのボタンで選択し、アウトプットに格納してください。
4.「トークルームにメッセージを送信」というオペレーションで、Googleフォームから取得した回答内容をもとに、対象のトークルームやメッセージ内容を設定してください。
◼️注意事項
・Googleフォーム、LINE WORKSそれぞれとのアカウント連携が必要です。
・Googleフォームの質問内容の設定を適宜変更してご利用ください。
◼️概要
Googleフォームで回答が送信されたら、その回答内容を自動的にkintoneの任意のアプリに登録します。
アンケートや問い合わせフォームなど様々な用途で利用可能です。
◼️設定方法
1.Googleフォーム、kintoneそれぞれのアプリとYoomを連携してください（マイアプリ連携）。
2.「フォームに回答が送信されたら」というトリガーでフォームのIDを設定し、テストを実行してください。
3.テストが成功すると、フォームの回答情報が取得できるため、回答情報の中から取得したい情報を[＋]マークのボタンで選択し、アウトプットに格納してください。
4.kintoneの「フォームの回答を格納する」というオペレーションで、Googleフォームから取得した回答内容をもとに、対象のアプリやフィールド情報を設定してください。
◼️注意事項
・Googleフォームとkintoneのアカウント連携が必要です。
・Googleフォームの質問内容やkintoneの設定を適宜変更してご利用ください。
■概要
Googleフォームで受け付けた情報をもとに、一件ずつ契約書を作成して送付する作業に手間を感じていませんか？手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Googleドキュメントでの契約書作成からクラウドサインでの送付までの一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Googleフォームに回答が行われたら、Googleカレンダーに予定を追加しメールを送るフローです。
フォームの回答のみでカレンダー追加からメール送信まで一貫して自動化することができます。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・Googleカレンダーの終了時間を設定するためにスプレッドシートの関数を用いて、開始時間から終了時間を算出する必要があります。
※今回は開始から1時後の時間を取得する関数を入れています。関数の設定次第では30分や1時間以上の設定も可能です。
※フローボットを起動させたときの実際の動きはこちら https://youtu.be/M-gZDyO5dp0
■概要
Googleフォームで収集した情報を基に、手作業でGoogleドキュメントへマニュアルを作成する作業に手間を感じていませんか？
このような定型業務は、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、AIが内容をまとめたマニュアルをGoogleドキュメントに自動で作成します。
これにより、マニュアル作成業務を効率化できるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームで応募書類や提出物などを受け付けた後、ファイルを手動でリネームし、Dropboxへ移動させる作業は手間がかかる上に、命名ミスや保存漏れのリスクが伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームにファイルが添付された回答が送信されると、自動でファイル名を変更しDropboxの指定フォルダへ格納するため、ファイル管理に関する一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームで回答が送信されたら、Chatworkの任意のルームに通知します。
投稿先のチャンネルやメッセージ内容は任意の内容にカスタマイズ可能です。
■設定方法
・GoogleフォームとChatworkをYoomと連携してください。（マイアプリ連携）
・「フォームに回答が送信されたら」というトリガーでフォームのIDを設定し、テストを実行してください。
・テストが成功すると、フォームの回答情報が取得できるため、回答情報の中から取得したい情報を[＋]マークのボタンで選択し、アウトプットに格納してください。
・「メッセージを送る」というオペレーションで、Googleフォームから取得した回答内容をもとに、対象のルームやメッセージ内容を設定してください。
■注意事項
・Googleフォーム、Chatworkそれぞれとのアカウント連携が必要です。
・Googleフォームの質問内容の設定を適宜変更してご利用ください。
■概要
Googleフォームで回答が送信されたら、Googleスプレッドシートに情報を連携するフローです。
■注意事項
・Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやアンケートの回答を、関係者に都度共有するのは手間ではありませんか？手作業での共有は、対応の遅れや情報共有の漏れにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できるため、情報の共有を迅速かつ確実に行い、対応の質を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
◼️概要
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でOutlookを返信するフローです。
自動的にメールで送信されるので漏れを防ぐことができます。
◼️注意事項
・Googleフォーム、 OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleフォームと他のアプリを連携させることで、これまで手作業で行っていた回答内容の転記作業から解放され、入力ミスなどのヒューマンエラーを防げるでしょう。
これにより、タイムリーな情報共有や迅速な顧客対応が可能となり、より重要な業務に集中できる時間を確保することが可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：フォームの質問項目を変更した場合、設定変更は必要ですか？
A：既存のフォームの項目を変更する(フォームIDに変更がない)場合は修正不要です。
フォーム自体を別のものに差し替えた場合は、トリガー設定で新しいフォームIDに修正してください。
Q：Googleフォーム以外のフォームツールでも連携できますか？
A：はい、できます。
Googleフォームのトリガーアクションを削除し、TypeformやJotformなど普段お使いのツールをトリガーとして設定してください。
Q：連携が失敗した場合、どうなりますか？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから再連携を試み、上書きすることで復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
