■概要
Googleフォームで応募書類や提出物などを受け付けた後、ファイルを手動でリネームし、Dropboxへ移動させる作業は手間がかかる上に、命名ミスや保存漏れのリスクが伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームにファイルが添付された回答が送信されると、自動でファイル名を変更しDropboxの指定フォルダへ格納するため、ファイル管理に関する一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けたファイルを、手作業でリネーム・移動している方
- ファイルの命名規則を統一し、管理業務の標準化と効率化を図りたいチームリーダーの方
- Dropboxをメインのストレージとして活用しており、ファイル集約を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のファイル取得からリネーム、指定フォルダへの格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル名変更や移動に伴う、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「新しい回答があったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveからフォームに添付されたファイルを取得するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxにファイルを追加するアクションを設定し、取得したファイルを任意のファイル名で指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを指定してください。
- Google Driveのオペレーション設定では、トリガーで取得したフォームの回答情報の中から、ファイルIDを設定します。
- Dropboxのオペレーションでは、アップロード先のフォルダパスと、任意の命名規則に沿ったファイル名を設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
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