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「Googleコンタクトの情報を定期的にGoogle スプレッドシートにまとめているけど、毎回手作業でコピーするのは面倒…」
「顧客リストを作成するたびに、Googleコンタクトから一件ずつ情報を転記していて、時間がかかる上にミスも発生しやすい…」
このように、Googleコンタクトからの情報抽出や転記作業に、手間や限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Googleコンタクトから指定した条件で連絡先情報を自動で抽出し、Google スプレッドシートなどの別ツールにリストとして自動で追加できる仕組み</span>があれば、営業活動や顧客管理といった、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Googleコンタクトの連絡先データを抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Googleコンタクトの連絡先の一覧をGoogle スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleコンタクト／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GoogleコンタクトとGoogle スプレッドシートをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
こちらのナビでは、Google スプレッドシートの登録方法を紹介していますので、参考にしながら登録してみてくださいね。
GoogleコンタクトとYoomのマイアプリ登録
1.「新規登録」をクリックした後、右上の検索窓に「Googleコンタクト」と入力し、検索結果からGoogleコンタクトのアイコンを選択します。
表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
2.次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
マイアプリにGoogleコンタクトとGoogle スプレッドシートが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Googleコンタクトの連絡先の一覧をGoogle スプレッドシートに追加する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
今回のテンプレートは、「手動起動」を使用しております。
こちらの機能は、任意のタイミングでフローボットを起動できる機能です。特定のタイミングではなく、人(担当者)による任意のタイミングで起動させたい場合に利用されます。
そのため、<span class="mark-yellow">都度、フローボット詳細画面より起動する必要があります。</span>
※詳しい手動起動の設定方法は、こちらをご参照ください。
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGoogleコンタクトに、連絡先を登録しておきましょう！
※後続のGoogleコンタクトのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は、下図のような連絡先を用意してみました。
テスト用のため、連絡の内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
事前に、Google スプレッドシートで連絡先を追加するシートを用意しましょう。
今回は、以下のようなシートを作成してみました。
1.まずは、アプリのアクション設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリと連携する「連絡先の一覧を取得」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。アクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.API接続設定を行います。
「ページトークン」は、任意で設定しましょう。設定する場合は、入力欄下の注釈に沿って入力してください。
「並び順」は、プルダウンから選択してください。
4.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくは、こちらをご参照ください。
1.同じ処理を繰り返す「同じ処理を繰り返す」をクリックしましょう。
▼注意事項
「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。
フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。
トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
ここでは、繰り返しでGoogle スプレッドシートに連絡先の一覧追加を行うための設定を行います。
繰り返し処理の設定を行うことで、Googleコンタクトから連絡先一覧の情報を得た際に、「繰り返し対象の取得した値」で設定した値に応じて、順番に自動で複数人全ての連絡先を追加できるようになります。
※繰り返し処理の詳しい設定方法については、こちらをご参照ください。
Googleコンタクトから取得する連絡先の情報を、「繰り返し対象の取得した値」に設定します。
下図のように、Googleコンタクトから取得した情報で、Google スプレッドシートへ追加したい項目を、「取得した値」欄に全て設定してください。
※「＋取得した値を追加」をクリックすると設定欄が追加されます。
今回は、テンプレートを活用して以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
1.データベースを操作する「レコードを追加する」をクリックしましょう。
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」を確認し、「実行アクション」はそのままで、データベースの連携の各項目を設定していきます。
2.「スプレッドシートID」「スプレッドシートのタブ名」は、事前に作成したGoogle スプレッドシートを、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
各項目を入力・確認し、「次へ」をクリックします。
3.詳細設定を行います。
「追加するレコードの値」の各項目は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
※各項目は、事前に作成したシート内の項目が表示されます。
設定完了後は「テスト」を行い、下図のようにテスト成功が表示されていることを確認しましょう。
実際にGoogle スプレッドシートにデータが追加されることを確認してください。確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。
赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
今回ご紹介した連携以外でも、GoogleコンタクトのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、特定の条件でGoogleフォームやGmailから連絡先をGoogleコンタクトに自動で追加できます。
これにより、手動での情報転記やデータ整理の手間を省き、効率的な顧客管理を実現するでしょう。
特に営業担当者やカスタマーサポートにおすすめの自動化です。
Googleコンタクトからの情報抽出を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたリスト作成や情報転記の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者は常に最新の顧客情報をもとにアプローチでき、コア業務である商談活動や顧客との関係構築に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q:役職や電話番号など、より詳細な情報も抽出できますか？
A:はい、可能です。
「同じ処理を繰り返す」設定で「＋取得した値を追加」をクリックし、「取得した値」に役職のリストや電話番号のリストを設定することで実現可能です。
Q:Google スプレッドシート以外のツールにも連携できますか？
A:Google スプレッドシート以外にも、Microsoft Excelやkintone、Notion、Salesforceなどにも連携できます。
Yoomでは様々なアプリと連携が可能です。
下記のアプリ一覧より連携したいアプリを探してみてください。
Q:逆にGoogle スプレッドシート側から情報を更新できますか？
A:はい、可能です。
本記事では、テンプレートを活用してフローボットの設定を行いましたが、1からフローボットを作成することも可能です。
1から作成することで、Google スプレッドシート側からGoogleコンタクトの情報を更新することが実現可能です。
フローボット作成の詳しい方法は、こちらをご参照ください。
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