■概要
Gmailに届いた問い合わせや名刺交換後のお礼メールなどから、連絡先情報を一つひとつ手作業でGoogleコンタクトに登録していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローは、Gmailでのメール受信をトリガーに、自動でGoogleコンタクトへ連絡先を登録するため、GmailとGoogleコンタクト間の手作業をなくし、顧客情報の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った連絡先情報を、都度手作業でGoogleコンタクトに登録している方
- GmailとGoogleコンタクトを連携させ、顧客情報の登録漏れやミスを防ぎたいと考えている方
- 問い合わせ対応やリード管理の初動を自動化し、コア業務に集中したい営業担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメールをGmailで受信すると自動で処理が開始されるため、Googleコンタクトへの登録作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業での転記が不要になることで、連絡先情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleコンタクトをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、メール本文から氏名や会社名、電話番号などの必要な情報を抽出します。
- 必要に応じて分岐機能を設定し、特定の条件で処理を分けることも可能です。
- 最後に、オペレーションでGoogleコンタクトの「連絡先を作成」アクションを設定し、抽出した情報を紐付けて登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- オペレーションに分岐機能を追加する場合、抽出した情報（メールアドレスのドメインなど）をもとに、どのような条件で処理を分けるか任意で設定が可能です。
■注意事項
- Gmail、GoogleコンタクトのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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