■概要
Googleコンタクトに新しい連絡先を追加するたびに、関係者へGmailで通知する作業を手動で行っていませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、通知漏れなどのミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleコンタクトに特定の条件を満たす連絡先が作成された際に、指定した宛先へGmailを自動で送信できます。GmailとGoogleコンタクト間の連携を自動化し、手作業による連絡業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとGoogleコンタクトを利用した顧客管理で、手作業での通知に課題を感じている方
- 特定の条件を持つGoogleコンタクトの情報を、関係者にGmailで迅速に共有したい方
- 定型的なメール通知作業を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトへの登録後、自動でGmail通知が送信されるため、手動での確認やメール作成にかかっていた時間を短縮できます
- 手作業による通知の遅延や送信漏れ、宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleコンタクトをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得したコンタクト情報が特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むように設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先に通知メールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Googleコンタクトから取得した情報（ラベル、会社名など）を元に、通知を実行する条件を任意で設定できます
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスやメールの件名・本文を自由にカスタマイズすることが可能です
■注意事項
- Googleコンタクト、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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