Googleコンタクトで特定条件のコンタクトが作成されたら、Gmailで通知する

■概要

Googleコンタクトに新しい連絡先を追加するたびに、関係者へGmailで通知する作業を手動で行っていませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、通知漏れなどのミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleコンタクトに特定の条件を満たす連絡先が作成された際に、指定した宛先へGmailを自動で送信できます。GmailとGoogleコンタクト間の連携を自動化し、手作業による連絡業務を効率化することが可能です。

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■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとGoogleコンタクトを利用した顧客管理で、手作業での通知に課題を感じている方
• 特定の条件を持つGoogleコンタクトの情報を、関係者にGmailで迅速に共有したい方
• 定型的なメール通知作業を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Googleコンタクトへの登録後、自動でGmail通知が送信されるため、手動での確認やメール作成にかかっていた時間を短縮できます
• 手作業による通知の遅延や送信漏れ、宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogleコンタクトをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得したコンタクト情報が特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むように設定します
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先に通知メールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、Googleコンタクトから取得した情報（ラベル、会社名など）を元に、通知を実行する条件を任意で設定できます
• Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスやメールの件名・本文を自由にカスタマイズすることが可能です

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■注意事項

• Googleコンタクト、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。