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「PDFで送られてくる請求書や見積書の表データを、毎回手作業でGoogle スプレッドシートに転記するのが面倒…」
「大量の書類を処理するのに時間がかかり、入力ミスも発生しがちで困っている…」
このようにPDF内の表データを手作業で抽出・転記する業務に、多くの時間と手間を奪われていませんか？
もし<span class="mark-yellow">PDFファイル内の表データをAI-OCRが自動で読み取り、指定のシートに追加してくれる仕組み</span>があればこれらの煩わしい作業から解放されますね。その結果、より付加価値の高い分析や企画業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">PDF内の表データを抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
PDFファイルに含まれる表形式のデータを自動で読み取り、Google スプレッドシートなどの表計算ソフトに連携する自動化テンプレートをご紹介します。
これまで手作業で行っていたデータ入力業務を効率化し、入力ミスをなくすことでデータの正確性を高めることができるでしょう。
気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">GoogleフォームなどのフォームにPDFファイルが添付されたことをトリガーにOCR機能で表データを自動で抽出し、Google スプレッドシートなどの表計算ソフトに転記する</span>フローです。これまで手作業で行っていたデータ入力の手間を削減するほか、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。
それではここから代表的な例として、Googleフォームで表のPDFが送信されたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
連携の手順は以下のナビをご参照ください。
こちらはGoogle スプレッドシートの例ですが、GoogleフォームとGoogle Driveも同じ手順で連携できます。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
はじめに表のPDFファイルを添付できるフォームを作成して、ご自身で回答してください。
今回は例として、以下の表データを添付して回答しました。
こちらの内容を表のままGoogle スプレッドシートに追記する想定で進めていきます。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「フォームに回答が送信されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、テキストボックス下部の説明を参考にフォームIDを入力してテストしてください。
成功したら保存します。
次のステップで活用するため「+ 取得する値を追加」から「fileId」の項目を追加しておきましょう。
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法についてはこちらをご参照ください。
※取得する値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
先ほど取得したGoogleフォームの情報をもとに、添付ファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをダウンロードする」のまま「次へ」をクリック。
ファイルIDの欄に、Googleフォームから追加で取得した「fileId」の値を設定してテストしましょう。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
※ダウンロード可能なファイルサイズにつきましてはこちらをご参照ください。
成功したら保存しましょう。ファイルがダウンロードされました！
「ダウンロード」からファイルの内容を確認することもできます。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただしアプリの仕様によっては300MB未満になることがあるのでご注意ください。ファイルの容量制限について
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は通常だと制限があるアプリやAIオペレーションも全て使えるので、気になる機能をぜひ試してみましょう！
先ほどダウンロードした添付ファイルの表の内容を、テキストとして読み取る設定をします。「OCRで文字を抽出」をクリック。
上記2記事も併せてご参照ください。
ステップ3・4と同様、アクションは「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」のまま「次へ」をクリックします。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択しましょう。料金プランについて
詳細設定に入ります。「ファイルの添付方法」は予め設定されている通りで大丈夫です。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
「抽出したい項目」も設定されていますが、Google スプレッドシートに追記する表のヘッダーに合わせて編集・追加しましょう。
この時、カンマ区切りで入力するようにしてください。
あとは任意で使用するAIと言語をそれぞれ選択してテストします。
成功したら保存しましょう。AIが添付ファイルの表の内容をテキストとして抽出してくれました！
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひ試してみましょう！
※「同じ処理を繰り返す」の設定方法も併せてご参照ください。
表の各行を順番に処理するために、繰り返し設定を行います。
「同じ処理を繰り返す」をクリック。
オペレーションは「OCRで文字を抽出」のままで大丈夫です。
取得した値は、ステップ5の「抽出したい項目」の値がプルダウンになっています。まず一つ選択しましょう。
項目は「+ 取得した値を追加」から最大15個まで設定できます。
ヘッダーの数だけ項目を増やし、順番に値を設定していってください。
設定が完了したら保存しましょう。
この設定により、次のステップではデータを1行ずつ読み取りながら処理を進められるようになります。
※繰り返し実行可能な回数は1000回が上限です。
添付ファイルのOCR結果を、Google スプレッドシートに1行ごとに追記する設定をします。
まず準備として、表データの内容を追記するためのシートをご用意ください。
上記2記事も併せて確認しておきましょう。
用意したらYoomの設定画面に戻り「レコードを追加する」をクリック。
データベースの連携に移ります。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。
次に、先ほど用意したシートのスプレッドシートIDを候補から選択しましょう。
同様にスプレッドシートのタブ名も選択し、任意でテーブル範囲を選択して「次へ」をクリックします。
あとは先ほど用意したシートのヘッダーに対応する値を選択してください。
以下のように繰り返し設定をもとにした各項目のループ変数の値を指定すると、処理を繰り返すごとに各行の値が反映されます。
全ての項目を埋めたらテストしましょう。
成功したら保存してください。
Googleフォームに添付されたファイルのOCR結果が、用意したシートに自動で追記されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Googleフォームで表のPDFが送信されたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する方法でした！
OCR機能を組み合わせた自動化は、様々なアプリ連携で実現が可能です。
OCR機能を使うと、名刺データを読み取りSalesforceやkintoneに格納したり、メールで受け取った請求書をOCRで処理しMicrosoft ExcelやSmartHRに登録したりできます。また、Google スプレッドシートでは、Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、シートに追加したり、Stripeのサブスクリプション情報が変更されたら、シートに情報を格納したりすることも可能です。さらに、Meta広告（Facebook）のリード情報が登録されたら、Google スプレッドシートに追加するといった自動化も行えます。
PDF内の表データを自動で抽出してGoogle スプレッドシートに連携することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これによりデータの正確性が担保されるだけでなく、スピーディーなデータ活用が可能になりますね。そのため、迅速な意思決定や分析業務へと繋げることができます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：PDFだけでなく、画像ファイルからも表を抽出できますか？
A：可能です。例えば紙の資料を写真に撮ってOCRし、Google スプレッドシートに追記するといった活用法もできます。
Q：手書き文字や複雑なレイアウトの表も読み取れますか？
A：YoomのOCRはPDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。詳しくはこちらをご参照ください。
Q：GmailやDropboxに届いたPDFでも自動化できますか？
A：可能です。例えばDropboxへのファイル格納をトリガーとしたい場合、以下の3点を変更してください。
1.ステップ3の連携アカウントとアクションを選択する画面で、GoogleフォームのトリガーをDropboxの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」などに変更
2.ステップ4のGoogle DriveのアクションをDropboxの「ファイルをダウンロード」に変更
3.ステップ5の「ファイルの添付方法」を「ダウンロードしたファイル」に変更
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