Googleフォームで表のPDFが送信されたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

請求書やアンケート結果など、PDFで受信した表形式のデータを手作業で転記する業務は、時間がかかる上にヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、GoogleフォームにPDFファイルが添付された回答が送信されると、OCR機能がPDF内の表データを自動で読み取り、Google スプレッドシートへ転記します。定型的なデータ入力作業を自動化し、業務の正確性と効率を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• PDF内の表データ抽出を手作業で行っている方
• Googleフォームで受け取ったPDFの内容を、Google スプレッドシートで管理している方
• 定型的なデータ入力業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFから表データを抽出する作業が自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
• 人の手を介さずにデータが転記されるため、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。この設定により、フォームに添付されたPDFファイルの情報が取得されます
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイル情報を基にPDFをダウンロードします
4. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFから表形式のデータを抽出します
5. 続いて、繰り返し処理機能の「繰り返し処理する」アクションを設定し、抽出した表データを1行ずつ処理できるようにします
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、繰り返し処理で取得した各行のデータを指定のシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、起動のきっかけとしたい任意のフォームを指定してください
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、トリガーで取得したファイルIDを変数として設定します
• OCR機能の設定では、読み取り対象となるPDFファイル内の表データについて、抽出したい項目を任意でカスタマイズしてください
• 繰り返し処理機能では、OCR機能で抽出した一覧データを変数として設定し、繰り返し処理の条件をカスタマイズします
• Google スプレッドシートへの追加設定では、出力先となるスプレッドシート、シート、およびデータを書き込むテーブル範囲を任意で指定してください

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。