フォームに添付された書類ファイルをOCRして、Microsoft Excelにレコード追加とOutlookに送信する
フォームに添付された書類ファイルをOCRして、Microsoft Excelにレコード追加とOutlookに送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
Microsoft Excel
を自動連携できます。
■概要
Webフォームから送られてくる申込書や請求書などの書類、その都度ファイルを開いて内容を確認し、手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この一連の作業は、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、フォームに回答が送信されると、添付された書類をOCRで自動的に読み取り、その内容をMicrosoft Excelへ記録し、関係者へOutlookで通知するまでの一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム経由で受け取った書類の内容を手作業で転記している方
- Microsoft Excelでのデータ管理において、入力作業の効率化を目指している方
- OCR機能を活用して、紙やPDFの情報を自動でデータ化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からデータ転記、関係者への通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を任意の列に記録するように設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送付する」アクションを設定し、関係者に処理が完了した旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームのトリガー設定では、申込受付や資料請求など、目的に合わせて回答項目を自由に設定してください。
- OCR機能では、フォームに添付された書類の中から、読み取りたいテキストの項目を任意で指定することが可能です。
- Microsoft Excelへのレコード追加では、対象となるファイルやシート名を指定し、どの列にどの情報を追加するかを自由に設定できます。
- Outlookでのメール送付アクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定でき、本文にはOCRで読み取った内容を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- フォーム機能はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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