■概要
メールで受け取った手書きの申込書やアンケートの処理に、手間や時間を取られていませんか。手作業での内容確認やデータ入力は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、メール受信をきっかけに添付された手書き書類をOCRで自動で読み取り、担当者の確認を経てデータベースへ情報を格納し、Chatworkへ通知するまでの一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで届く手書き書類のデータ入力や管理に時間を要しているご担当者の方
- OCR処理は行っているものの、その後の転記や関係者への通知は手作業な方
- 紙書類のデータ化や情報共有のプロセスで発生する、入力ミスや対応漏れをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からデータ登録、関係者への通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます
- 担当者による確認プロセスを挟みつつ、手作業での転記がなくなるため、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatworkをYoomと連携します
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、メールに添付された書類ファイルを読み取ります
- 続いて、オペレーションで「担当者に対応依頼」を設定し、OCRで読み取った内容の確認を依頼します
- 担当者の確認後、オペレーションでYoomの「レコードを追加する」を設定し、指定のデータベースに内容を登録します
- 最後に、オペレーションでChatworkの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、処理が完了した旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、テキストを抽出したい項目を任意で設定してください
- 担当者への対応依頼では、確認を依頼する担当者や、依頼メッセージの内容などを業務に合わせて設定できます
- Yoomデータベースへのレコード追加では、データを格納したいプロジェクトやデータベースを任意で指定してください
- Chatworkへの通知では、メッセージを送信するチャンネルやグループチャット、通知するメッセージ内容を自由に設定可能です
■注意事項
- ChatworkとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
