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「紙の書類や画像で受け取った情報を、一つひとつ手で入力するのが面倒…」
「請求書や領収書の情報を転記する際に、入力ミスが起きていないか不安になる…」
このように、画像に含まれる文字情報を手作業でテキスト化する業務に、手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">メールで受信した画像やストレージに保存した写真から自動で文字を読み取り、指定のツールにテキスト情報として記録できる仕組み</span>があれば、これらの煩わしい手作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中する時間を創出できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">画像からテキストを抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールを起点として、画像からテキスト情報を抽出し別のツールに自動で連携する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで受信した画像ファイルからOCR機能でテキストを自動で抽出し、Notionなどのデータベースに情報を記録する</span>ことができるため、これまで手作業で行っていたメール添付画像の転記作業をなくし、ヒューマンエラーの防止にも繋がります！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで送信された画像からテキスト情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートなどに記録する</span>こともできるため、アンケートの回答や申込書の内容などを効率的にデータ化し、管理の手間を削減できるでしょう。
<span class="mark-yellow">Dropboxなどのストレージサービスにアップロードされた画像からテキストを自動で抽出し、Airtableなどのデータベースに記録する</span>ことで、保管している書類や画像の情報を一元管理し、必要な情報をいつでもすぐに引き出せるようになります。
それではここから代表的な例として、Gmailで写真を受信したら、OCRでテキストに変換しNotionに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
GmailとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
NotionとYoomのマイアプリ登録
まず、事前準備として Notion上にデータベースを作成しておきましょう。
ここで作成したデータベースに、最後のステップでレコードが追加されます。
データベースはこのタイミングで作成しておかないと、後述するアクセス許可画面に表示されないため注意が必要です。
事前準備が完了したら、以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Gmailと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、Gmailで「特定ラベルのメール」を受信しておきましょう。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「テスト」というラベルに振り分けられるように設定しました。
ラベルを作成して Gmail を整理する方法をご紹介します。
メールのフィルタルールの作成も参考にしてくださいね。
また、後続のステップでOCR機能を使用して文字を読み取るため、テスト用の請求書ファイルを添付しています。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でGmailをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は特定ラベルのメールの受信）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ラベル
入力欄をクリックすると、連携が有効になっているアカウントから候補が表示されます。
先ほどテスト用メールを受信した際に付与したラベルを、対象の項目として選択しましょう。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Gmailで受信した特定ラベルのメールに関する情報が一覧で表示されるはずです。
以下の画像の取得した値から添付ファイルを利用し、この後のステップでOCR機能を用いて文字の読み取りを行います。
また、取得した値は以降のアクションで変数として利用でき、フローが起動するたびに最新の情報に更新されます。
内容を確認し、「保存する」をクリック。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
画像やPDFファイルから文字を読み取るアクションを設定しましょう。
デフォルトで 「[v2] 任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」 が選択されています。
こちらはプルダウンから変更可能です。
記載されているタスク数だけ消費されるため、注意しましょう。
確認後、「次へ」をクリックします。
【確認事項】
OCRの設定について、詳しくは以下のヘルプページもご参照ください。
ファイルの添付方法
トリガーのステップでGmailから取得した添付ファイルがデフォルトで設定されているため、そのまま使用しましょう。
抽出したい項目
今回はメールに添付された画像ファイル（請求書）から会社名、日付、合計金額を抽出するため、以下の通り設定しています。
【注意事項】
この後のステップでNotionにレコードを追加する際、日付の形式を「2021-10-01」または「2021-10-01 10:00」にする必要があります。
そのため、抽出したい項目は下記のように日付(YYYY-MM-DD) と設定し、Notion連携に対応する形式に変換されるようにしました。
使用するAI、言語
それぞれ注釈に沿って設定しましょう。
入力が完了したら、設定した項目が実際に正しく読み取りされるかどうかを確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、OCRで添付ファイルから読み取り・抽出された情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値を使用して、Notionへレコードの追加が可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「レコードを追加する」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Notionと連携するアカウント情報に問題がないか確認しましょう。
データベースID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、マイアプリ連携時に作成したデータベースを選択し、「次へ」をクリックします。
データベースの連携がうまくいかない場合は、こちらのヘルプページをご確認ください。
追加するレコードの値
連携したNotionデータベースのテーブルから、列名（ヘッダー）が自動表示されます。
それぞれの列に対応する値を入力しましょう。
入力欄をクリックすると前のステップ（OCR機能で文字の読み取り）で取得した値が表示されるので、その中から対応する項目を各フィールドに割り当てましょう。
取得した値を活用することで、値が固定化されずに毎回最新の情報を反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じ内容のレコードがNotionに追加されてしまうので注意が必要です。
それぞれの項目について、以下の通り設定しました。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でNotionにレコードが追加されるか確認しましょう。
テストに成功すると、Notionに追加されたレコードの情報が表示されます。
あわせてNotionの画面を開き、指定した内容でレコードが実際に追加されているかを確認してみましょう。
今回は下記の通り追加されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Gmailなどで画像ファイルを受信したタイミングで、OCRによってテキストが自動抽出され、指定したNotionデータベースにその内容が登録されるようになります。
実際にGmailで画像ファイルが添付されたメールを受信し、その情報をもとにNotionへレコードが正しく追加されるか確認してみましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、OCRを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、ファイルのアップロードや特定のメール受信をきっかけに、自動でOCRによる文字抽出と他ツールへのデータ連携を実現します。
また、見積書や名刺画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートやHubSpotに自動登録することで、業務の手間を削減することができるでしょう。
画像からのテキスト抽出と他ツールへの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた請求書や領収書、名刺などの転記作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、面倒なデータ入力業務から解放され、より創造的で重要な業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：OCRの読み取り精度を上げるコツは？
A：YoomのOCRはPDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容やレイアウトによって結果が変わります。
精度を上げるコツとしては、文字がはっきり写る解像度でスキャンする、影や傾きをなくす、縦書きや複雑なレイアウトを避ける、テキスト量を6500文字以内に抑えるといった点が効果的です。これらを満たし、項目名が明確で値が一意に定まっている場合は特に高精度で抽出できます。
詳しくはこちらのヘルプページをご覧ください。
Q：自動登録の前に人が内容を確認できますか？
A：はい、可能です。
フロー内で「担当者依頼」または「承認依頼」オペレーションを挟むことで、レコード追加アクションを一旦保留し、承認を得てから実行する仕組みを作れます。
詳しい設定方法については、こちらのヘルプページをご参照ください。
Q：OCR機能の具体的な料金や利用上限は？
A：OCR機能のご利用は、チームプラン以上でのご提供となります。
また、フリープランの場合でも各プラン1度無料のトライアルを2週間実施することが可能です。
チームプランまたはサクセスプランのトライアルにお申し込みを頂けますと一定期間AI機能をご利用頂けますので、ご活用ください。
詳しい料金プランについてはこちらをご確認ください。
なお、本機能のアクションは種類ごとにできることや消費タスク数が異なるため、導入時には用途に合ったアクションを選ぶことをおすすめします。
チームプランでは、月に最大10,000回までタスクの実行が基本料金に含まれており、この範囲を超えた場合のみ追加タスク分が課金対象となります。
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