Dropboxに写真がアップロードされたら、OCRでテキストに変換しAirtableでレコードを作成する

■概要

レシートや名刺、アンケート用紙などを写真に撮った後、手作業でテキストを転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、そうした課題を解決するため、画像からテキストへの変換プロセスを自動化します。Dropboxに画像ファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動でテキストを抽出し、Airtableのデータベースへ情報を整理・保存するため、手作業による転記作業そのものをなくすことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxに保存した画像からAirtableへ手作業で情報転記している方
• 写真からテキストを変換する作業を効率化したい方
• 手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへの画像アップロードを起点に、テキスト抽出からAirtableへの登録までが自動化され、手作業の時間を削減できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションで「OCRで文字を抽出」を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のデータベースに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意の値で指定してください。
• OCRのオペレーションでは、画像から読み取りたいテキスト情報の抽出項目を任意で設定してください。
• Airtableのオペレーションでは、レコードを作成するベースID、テーブルIDまたは名前、および登録するフィールド名を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。