Googleフォームで写真が送信されたら、OCRでテキストに変換しGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

Googleフォームで受信した領収書やアンケート画像の内容を、一つひとつ手作業でテキスト化していませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローは、まるで高機能なコンバーターのように、Googleフォームに送信された画像ファイルから自動で文字を読み取り、テキストデータとしてGoogle スプレッドシートに記録するため、面倒なデータ入力作業を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取った画像データの文字起こしに手間を感じている方
• 領収書やアンケートなど、画像内のテキストを手作業で転記している担当者の方
• 高機能なコンバーターのような機能を活用し、業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 画像からテキストへ変換する作業が自動化され、これまで手作業で行っていた文字起こしやデータ転記の時間を削減できます
• 手作業によるデータの転記がなくなるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGoogleフォームをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された画像ファイルを取得します
4. 次に、OCRの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした画像からテキスト情報を抽出します
5. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを設定してください
• OCRのオペレーションでは、画像から抽出したいテキスト項目を任意で設定してください
• Google スプレッドシートへの追加設定では、書き込み先のスプレッドシートIDとシート名を任意で指定してください

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。