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「画像で受け取った資料の内容を、手作業で文字に起こしている…」
「スクリーンショットから情報を抜き出すのが面倒で、後回しにしてしまう…」
このように、画像に含まれるテキスト情報を手入力で転記する作業に、時間と手間を取られていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">画像ファイルからテキストを自動で抽出し、その内容を様々なツールに連携できる仕組み</span>があれば、面倒な手作業から解放され、本来集中すべきコア業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もあまりかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">画像ファイルからテキストを抽出する業務フローを自動化するテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールを起点に、画像内のテキストを自動で読み取り、他のツールに連携する方法を具体的なテンプレートでご紹介します。
OCR（光学的文字認識）技術を活用することで、これまで手作業で行っていた文字起こし作業を自動化し、業務効率を向上させることが可能です。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Discordなどのチャットツールで画像ファイルを受信した際に、自動でテキストを抽出し、メールなどで通知する</span>ことができます。
スムーズな情報共有や確認作業を行いたいときにおすすめです。
<span class="mark-yellow">OneDriveなどのストレージサービスに画像ファイルが保存されたら、自動でテキストを抽出し、その内容をメールで送信する</span>ことができます。
資料の整理やデータの二次活用が楽になるはずです。
<span class="mark-yellow">Notionなどのデータベースサービスに画像ファイルが追加された際に、自動でテキストを抽出し、Gmailで結果を通知する</span>こともできます。
情報の一元管理と迅速な共有を実現し、チーム全体の生産性を高めることに繋がります。
それではここから代表的な例として、Discordの特定チャンネルで画像ファイルを受信したら、OCR機能でテキストを抽出し、その内容をOutlookで送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Discord／Outlook
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
DiscordとOutlookをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
DiscordとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
OutlookとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
マイアプリにDiscordとOutlookが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。
以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Discordで画像ファイルを受信したらOCRし、テキストをOutlookで送信する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するDiscordに、画像ファイルを送信しておきましょう！
※後続のDiscordのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のような画像ファイルを送信してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
テンプレートをコピーした画面で「OK」をクリックし、表示された画面のアプリトリガー「チャンネルでメッセージが送信されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「サーバーID」は、入力欄下の注釈に沿って、URLから取得して入力しましょう。
「チャンネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくは、こちらをご参照ください。
1.分岐「分岐する」をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
こちらのステップでは、任意のファイルが投稿された場合のみOutlookで通知する処理を行うために分岐設定をします。
※今回は、pngファイルのみ、後続の処理に進むように設定します。
オペレーションに「チャンネルでメッセージが送信されたら」、取得した値に検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
1.アプリと連携する「メッセージ内のファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイルURL」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
1.続いて、OCR技術を使って、テキストを抽出する設定を行います。
「OCRで文字を抽出」をクリックしましょう。
※OCRオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。
ファイル内の最大文字数に応じて設定を変更し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」は、以下画像のようにプルダウンから選択してください。
「抽出したい項目」は、データから抽出したい項目を設定します。
ここで抽出したテキストデータを用いて、Outlookでメッセージを作成するため、Outlookで通知したい項目を全て設定するようにしましょう。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくテキストが抽出されていることを確認しましょう。
確認後、「保存する」をクリックします。
1.「メールを送る」をクリックしましょう。
2.メール内容の各項目を設定していきます。
「To」は、任意の宛先メールアドレスを設定してください。
※入力したメールアドレスが、アドレス形式になっているか、@などが大文字になっていないかを確認しましょう！
「件名」は、任意の件名を設定してください。
入力欄をクリックして表示される取得した値や日付から選択することもできます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
「本文」は、入力欄をクリックして表示される取得した値を利用して設定できます。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
テンプレートを活用して、以下画像のように設定しました。
Tips:「件名」「本文」は、固定の文章や前ステップで取得した値を組み合わせて自由にカスタマイズできます。送信したい形式で設定しましょう！
直接入力すると、毎回同じ内容が通知されてしまいます。
今回の「【OCR結果】」などの文は固定値でも大丈夫ですが、それ以外は、取得した値を設定するようにしましょう。
各項目を入力・確認し、「次へ」をクリックします。
「添付ファイル」は、以下画像のようにプルダウンから選択できます。
3.メールの送信内容を確認してください。
※テストを行うと、設定したメールアドレスに、実際にメールが送信されます。送信してもよいアドレスか、事前に確認しておくと安心です。
確認後は「テスト」を行い、実際にOutlookでメールが送信されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。
赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Yoomを利用すれば、OCR機能を使ったさまざまな業務を自動化できます。
例えば、名刺画像を自動で読み取り、データベースに登録することが可能になります。
手作業で内容を確認しながら登録する手間を省けるので、業務を効率化したいときなどにぜひ試してみてくださいね！
画像ファイルからテキストを抽出する作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた文字の書き起こしや転記作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、議事録の作成や資料のデータ化といった業務が効率化され、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を確保できるはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q:手書きの文字や外国語も読み取れますか？
A:はい、可能です。
言語については、「画像・PDFから文字を読み取る」設定で、読み取る言語を選択することができます。
Q:OCRの読み取り精度を上げるコツはありますか？
A:ファイル内の文字を大きくし、「抽出したい項目」と「指示内容」を具体的に入力することが大切です。
たとえば、ファイル内の文字を大きくできるのであれば、可能な範囲でフォントを大きく設定してください。
また、抽出する指示においては、「タイトル,説明,期日」と抽出したい項目を指定し、「◯月◯日のような形式で期日を抜き出してください」など明確な指示を書くことで、より意図に近い結果を得やすくなります。
詳しい設定については、こちらをご確認ください。
Q:テキストがうまく抽出できなかった場合、どうなりますか？
A:例えば、解説したテンプレートの場合、正確なテキスト情報を抽出できなくても、オペレーションがエラーにならなければメールが送信されます。
しかし、フローボットでエラーが発生した場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
実行履歴から手動で再実行・フロー修正を行うことができます。
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