Gmailで添付された名刺画像をOCRで解析しSansanに自動登録する

■概要

オンラインでの名刺交換が増える中、画像で受け取った名刺情報を手作業で顧客管理システムに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受け取った名刺画像付きのメールをトリガーにOCR機能で情報を自動で読み取り、Sansanへ登録することが可能です。面倒な手入力をなくし、顧客情報の管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った名刺画像をSansanに手作業で登録している方
• 名刺情報のデータ化に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方
• 手入力による登録ミスや漏れをなくし、顧客情報管理を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailにメールが届くと自動で名刺情報がSansanに登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSansanをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、該当ラベルが付与されたメールの受信をきっかけにフローが起動するようにします。
3. 続いて、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルの有無などに応じた後続処理の条件を設定します。
4. 次に、オペレーションのOCR機能で、メールに添付された名刺画像を読み取り、必要なテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を連携して登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、前段のGmailトリガーで取得した情報を利用し、後続のオペレーションを分岐させるための条件を任意で設定できます。
• OCR機能では、読み取る対象ファイルや、会社名・氏名・メールアドレスといった抽出項目を自由にカスタマイズすることが可能です。
• Sansanへの登録アクションでは、固定のテキストを入力したり、前段のOCR機能で取得した情報を変数として埋め込んだりするなどの設定ができます。

■注意事項

• Gmail、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「分岐する」はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションおよびSansanとの連携はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Gmailのラベル設定で添付ファイルの有無を登録している場合、「分岐する」オペレーションは不要となります。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。