OneDriveに格納された画像ファイルをOCRし、テキストをメールで送信する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

OneDrive

を自動連携できます。

■概要

OneDriveに保存した画像やPDF書類の内容を、手作業でテキストに書き起こしていませんか？この作業は時間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルを格納するだけで、OCR機能が自動で画像内のテキストを編集可能なデータに変換し、指定のメールアドレスに送信まで行います。これにより、面倒な文字起こし業務から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

OneDriveに保存した画像内のテキストを編集可能なデータに変換したい方
請求書や領収書などの画像から手作業で文字起こしをしており、手間を感じている方
画像からのテキスト抽出と関係者への共有を自動化し、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

OneDriveに画像ファイルを保存するだけでテキスト化からメール送信までが自動で完結するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、お使いのOneDriveアカウントをYoomと連携します。
トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定し、監視したいフォルダを指定します。
次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定のファイル形式（例：png, jpgなど）の場合のみ後続の処理が進むよう条件を指定します。
続いて、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
次に、「OCR機能」を使ってダウンロードした画像ファイルからテキスト情報を抽出します。
最後に、「メール機能」を設定し、抽出したテキスト情報を本文に含めて指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

OCR機能は、画像ファイルから抽出したい項目（例：請求書番号、金額など）を任意で設定するカスタムが可能です。
メールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを自由に設定できるほか、本文に定型文を入れたり、OCR機能で抽出したテキストを変数として埋め込んだりするカスタムが可能です。

■注意事項

OneDriveとYoomを連携してください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924