Notionに画像ファイルが追加されたらOCRし、結果をGmailで通知する

■概要

Notionに保存した領収書や議事録のスクリーンショットなど、画像ファイル内のテキストを手作業で書き起こす作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Notionの特定データベースに画像ファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動で画像内のテキストを読み取り、編集可能なテキストに変換した上で、その結果をGmailで通知できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで画像ファイルを管理しており、テキスト化の作業を効率化したい方
• 画像内の文字を編集可能なテキストデータに変換する方法を探している方
• 手作業による文字の転記ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionに画像を追加するだけで、テキスト抽出から通知までが自動で実行されるため、手作業での文字起こしにかかっていた時間を削減できます
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるよう設定します
4. 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したページの情報を取得します
5. 次に、オペレーションでNotionの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、ページに追加された画像ファイルをダウンロードします
6. 次に、オペレーションのOCR機能で、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
7. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定の宛先に送付します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、画像ファイル全体からテキストを抽出するだけでなく、読み取りたい項目を任意で指定することも可能です
• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先を任意で設定できるほか、メールの本文に固定のテキストを入れたり、OCR機能で取得したテキストを変数として埋め込んだりするなどのカスタムが可能です

■注意事項

• Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924