Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、担当者に転送する

■概要

Gmailで受信する特定メールの確認や担当者への転送作業に、手間や時間を取られていませんか？手作業での対応は、重要な連絡の見落としや共有漏れにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールをトリガーに、設定した担当者へ自動でメールを転送できます。Gmailを使った定型的な転送作業を自動化し、コミュニケーションの迅速化と効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する特定メールの確認と転送作業を自動化したいと考えている方
• チーム内でのGmailを使った情報共有を効率化し、対応漏れを防ぎたい担当者の方
• Gmailのラベル機能を活用して、日々のメール対応業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のラベルが付いたメールを自動転送するため、これまで手作業に費やしていた確認や転送の時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を実行するため、転送忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の起点としたいラベルを指定します。
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、転送先のメールアドレスや件名、本文などを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのラベルを任意でカスタマイズしてください。
• Gmailのメール送信設定では、任意の宛先や件名、メッセージ内容を設定できます。また、前段のトリガーで取得したメール情報を変数として利用することも可能です。

■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。