Calendlyで予定が登録されたら、Gmailで通知する

■概要

Calendlyで日程調整が完了した後、関係者への通知やリマインドを都度Gmailで作成・送信する作業に手間を感じていませんか。
手作業での対応は、送信漏れや宛先間違いといったミスにも繋がりかねません。

このワークフローは、Calendlyで新しい予定が登録されると、その情報を基にGmailで指定した宛先へ自動でメールを送信します。このCalendlyとGmailの連携により、日程調整後の通知プロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• CalendlyとGmailを日常的に利用しており、通知作業の自動化に関心がある方
• 日程調整後の共有漏れや遅延を防ぎ、スムーズな連携を実現したいと考えている方
• 手作業によるメール送信の手間を削減し、コア業務に集中できる時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Calendlyで予定が登録されると自動でGmailから通知が飛ぶため、これまで手作業でのメール作成・送信に費やしていた時間を短縮することができます
• 手動での情報伝達時に発生しがちな、通知の漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、CalendlyとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「予定が登録されたら（webhook起動）」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定して、通知したい内容のメールが送信されるように設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションでは、件名や本文の内容を自由にカスタマイズ可能です。Calendlyのトリガーから取得した「予約者の氏名」や「予約日時」などの情報を本文に差し込むことで、よりパーソナライズされた通知を自動で送信できます

■注意事項

• ‍‍Calendly、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。