■概要
Calendlyで日程調整が完了した後、関係者への通知やリマインドを都度Gmailで作成・送信する作業に手間を感じていませんか。
手作業での対応は、送信漏れや宛先間違いといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローは、Calendlyで新しい予定が登録されると、その情報を基にGmailで指定した宛先へ自動でメールを送信します。このCalendlyとGmailの連携により、日程調整後の通知プロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- CalendlyとGmailを日常的に利用しており、通知作業の自動化に関心がある方
- 日程調整後の共有漏れや遅延を防ぎ、スムーズな連携を実現したいと考えている方
- 手作業によるメール送信の手間を削減し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Calendlyで予定が登録されると自動でGmailから通知が飛ぶため、これまで手作業でのメール作成・送信に費やしていた時間を短縮することができます
- 手動での情報伝達時に発生しがちな、通知の漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、CalendlyとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「予定が登録されたら（webhook起動）」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定して、通知したい内容のメールが送信されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、件名や本文の内容を自由にカスタマイズ可能です。Calendlyのトリガーから取得した「予約者の氏名」や「予約日時」などの情報を本文に差し込むことで、よりパーソナライズされた通知を自動で送信できます
■注意事項
- Calendly、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
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