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日々の業務で発生する報告書、議事録、企画書などの書類作成に多くの時間を費やしていませんか？
「AIを活用して書類作成を効率化したいけれど、具体的にどうすれば良いかわからない」
「作成した書類をNotionで一元管理したいが、手作業での転記や整理が面倒だ」といった悩みを抱えている方も少なくないのではないでしょうか。
これらの作業は、本来集中すべきメイン業務への取り組みを妨げる一因となりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">簡単な指示だけでAIが目的に応じた書類を自動で作成し、その内容をNotionのデータベースへ自動記録・整理できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より創造的で付加価値の高い業務に注力する時間を大幅に増やすことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても直感的に構築でき、日々の書類作成業務にかかる手間や時間を削減できます。
ぜひこの機会に導入して、業務効率の向上を実感しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AIを活用して書類文書を自動作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
AIを活用した書類作成と、作成された書類文書の連携を自動化する具体的な方法を、Yoomに用意されているテンプレートを通してご紹介します。
これらの自動化によって、手作業による書類作成や情報管理の手間を削減し、業務の質とスピードを向上させることが可能です。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Notionに新しい情報が追加されたことをトリガーとして、その情報を基にAIが自動で書類を作成し、作成された書類を再度Notionの指定の場所へ自動的に記録する</span>ことができます。
情報収集から書類作成、そして整理までの一連の流れをシームレスに自動化し、業務効率を向上させましょう！
<span class="mark-yellow">Googleフォームで収集した回答内容を基に、AIが指定された形式で書類を自動生成し、その結果をGoogle スプレッドシートなどのツールへ自動的に追加・保存する</span>こともできます。
アンケート結果の集計報告書作成や、問い合わせ内容に基づく書類作成といった業務を効率化し、迅速な情報共有を実現できます。
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsで特定のメッセージが送信された際に、その内容をAIが解析して関連書類を作成し、Microsoft Excelなどの指定されたツールに自動で記録する</span>ことも可能です。
会議中の決定事項や顧客からの重要なフィードバックを素早く文書化し、関係者へスムーズに共有することで、業務の抜け漏れを防ぎ、生産性を高めることに繋がります。
それではここから代表的な例として、Notionのデータベースに新しいレコードが追加された際に、その情報を基にAIが任意の書類文書を自動で作成し、作成された書類をNotionの該当レコードに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のNotionとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Notionと検索します。
連携する前に、下記のようなデータベースを作成してください。
(ヘッダーなどの細かい設定は後ほど変更でも大丈夫です。)
ログインが完了したら下記の画面でページを選択し、アクセスしたいページの許可をお願いします。
Notionとの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのままスクロールして進んでください。
必須項目を入力してください。
ここでNotionに下記のようなレコードを追加します。
フローボットに戻り、テストします。
ここで取得したアウトプットを、後のアクション設定時に利用します。
続いて該当ワードを含む投稿がされた場合にのみフローを先に進める設定を行うため、「コマンドオペレーション」をクリックします。
今回は下記のように、ページが作成されたときのみフローが進むよう設定しました。
・分岐は一部有料プラン以上で利用いただける機能（オペレーション）です。
その他の場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、注意してください。
・一部有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
続いて「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのままスクロールします。
下記のように、候補からデータベースを選択してください。
次に進み、取得したいレコードの条件を設定します。
テストし、レコードが取得できたら保存します。
続いてNotionのレコードをもとに書類のドラフトを作成するため「テキストを生成する」をクリックします。
アクションは設定したいプロンプトの文字数によって、以下の中から変更し次に進んでください。
プロンプトは下記のように、アウトプットも活用して設定しました。
テストし、生成結果が表示されたら保存します。
続いて、生成した内容をNotionの該当欄に更新する設定を行うため、「レコードを更新する（ID検索）」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのままスクロールします。
先ほどと同じデータベースを連携してください。
次に進み、更新したいレコードの条件を設定します。
更新後のレコードの値は生成結果のみ追加したいので、下記のように設定しましょう。
こちらもテストし、成功したら保存しましょう。
※テストを行うと、Notionに登録されるのでご注意ください。
Notionを確認してみます。
無事に更新されましたね。
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Notionにレコードが追加されたら、任意の書類文書をAIで作成し、追加されるかを確認してみましょう。
以上が「Notionにレコードが追加されたら、任意の書類文書をAIで作成し、追加する」方法でした。
書類作成を自動化することで、日常業務における手間がなくなり効率的になります。
DocuSignで契約が完了すると、その書類をOCRで読み取り、自動的にMicrosoft Excelに内容を追加できます。また、Googleフォームで収集した回答をもとにGoogleドキュメントで書類を作成し、Google Driveへ保存することも可能です。
この記事では、「AIで書類文書を自動作成して活用する方法」について、ノーコードで実現できる具体的な手順をご紹介しました。
AIを活用することで、Notionやフォーム、チャットなどに蓄積された情報から、報告書・議事録・対応記録などの書類を自動生成し、指定の場所に保存・共有することが可能になります。書類作成にかかる手間を大幅に削減できるだけでなく、情報の整理や共有スピードも向上します。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介した書類作成の自動化以外にも、様々な業務を効率化するためのテンプレートが豊富に用意されています。</span>スケジュール連動やデータ更新、チャットベースのやりとりにも対応しており、業務に合わせた柔軟な自動化が可能です。
「毎回同じ内容の書類を手入力している」「記録漏れや共有の遅れを減らしたい」「AIをもっと実務に活かしたい」という方は、ぜひYoomのテンプレートを活用してみてください。初めての方でも、すぐに試せる設計になっています。
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