日々の業務で発生する報告書、議事録、企画書などの書類作成に多くの時間を費やしていませんか？「AIを活用して書類作成を効率化したいけれど、具体的にどうすれば良いかわからない」 といった悩みを抱えている方も少なくないのではないでしょうか。
もし、簡単な指示だけでAIが目的に応じた書類を自動で作成し、その内容をNotionのデータベースへ自動記録・整理できる仕組み があれば、これらの悩みから解放され、より創造的で付加価値の高い業務に注力する時間を大幅に増やすことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても直感的に構築でき、日々の書類作成業務にかかる手間や時間を削減できます。
とにかく早く試したい方へ YoomにはAIを活用して書類文書を自動作成する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Notionにレコードが追加されたら、任意の書類文書をAIで作成し、追加する
試してみる
■概要
Notionに新しい情報を追加するたび、関連する書類や文書を手作業で作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、AIを活用して効率化したいと考えていても、具体的な方法が分からずお困りの方もいるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータソースにレコードが追加されると、AIが指定された内容で書類文書を自動生成し、対象のレコードへスムーズに追加するため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Notionで顧客情報やプロジェクト情報を管理しており、関連書類の作成を自動化したい方 AIを活用して議事録の要約や報告書のドラフト作成といった業務を効率化したいと考えているチーム 手作業による書類作成とNotionへの情報追加に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionにレコードが追加されるとAIが書類文書を自動生成し追加するため、これまで手作業で行っていた時間を削減できます。 手作業による書類作成時の内容のばらつきや、Notionへの情報追加時の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ページの作成か更新かで分岐する設定をします。 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとにレコード情報を取得します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、任意の書類文書を生成します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションを設定し、生成された書類文書を該当のレコードに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガー設定では、自動化の起点としたいデータソースを任意で指定することが可能です。 AI機能でテキストを生成するアクションでは、作成したい書類文書の種類や内容に合わせてプロンプトを自由にカスタマイズでき、定型文の挿入や、前のステップでNotionから取得した情報を変数として組み込むことも可能です。 Notionのレコードを更新するアクションでは、データソース内のどのプロパティ（項目）に、AIが生成したテキストやその他の取得情報を割り当てるか、あるいは固定値を設定するかなど、柔軟に設定できます。 ■注意事項
NotionとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
様々なツールの情報を基にAIで書類文書作成を自動化する方法 AIを活用した書類作成と、作成された書類文書の連携を自動化する具体的な方法を、Yoomに用意されているテンプレートを通してご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
データベースを基にAIで書類を作成する Notionに新しい情報が追加されたことをトリガーとして、その情報を基にAIが自動で書類を作成し、作成された書類を再度Notionの指定の場所へ自動的に記録する ことができます。
情報収集から書類作成、そして整理までの一連の流れをシームレスに自動化し、業務効率を向上させましょう！
Notionにレコードが追加されたら、任意の書類文書をAIで作成し、追加する
試してみる
■概要
Notionに新しい情報を追加するたび、関連する書類や文書を手作業で作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、AIを活用して効率化したいと考えていても、具体的な方法が分からずお困りの方もいるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータソースにレコードが追加されると、AIが指定された内容で書類文書を自動生成し、対象のレコードへスムーズに追加するため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Notionで顧客情報やプロジェクト情報を管理しており、関連書類の作成を自動化したい方 AIを活用して議事録の要約や報告書のドラフト作成といった業務を効率化したいと考えているチーム 手作業による書類作成とNotionへの情報追加に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionにレコードが追加されるとAIが書類文書を自動生成し追加するため、これまで手作業で行っていた時間を削減できます。 手作業による書類作成時の内容のばらつきや、Notionへの情報追加時の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ページの作成か更新かで分岐する設定をします。 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとにレコード情報を取得します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、任意の書類文書を生成します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションを設定し、生成された書類文書を該当のレコードに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガー設定では、自動化の起点としたいデータソースを任意で指定することが可能です。 AI機能でテキストを生成するアクションでは、作成したい書類文書の種類や内容に合わせてプロンプトを自由にカスタマイズでき、定型文の挿入や、前のステップでNotionから取得した情報を変数として組み込むことも可能です。 Notionのレコードを更新するアクションでは、データソース内のどのプロパティ（項目）に、AIが生成したテキストやその他の取得情報を割り当てるか、あるいは固定値を設定するかなど、柔軟に設定できます。 ■注意事項
NotionとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォーム回答を基にAIで書類を作成する Googleフォームで収集した回答内容を基に、AIが指定された形式で書類を自動生成し、その結果をGoogle スプレッドシートなどのツールへ自動的に追加・保存する こともできます。
アンケート結果の集計報告書作成や、問い合わせ内容に基づく書類作成といった業務を効率化し、迅速な情報共有を実現できます。
Googleフォームから回答が送信されたら、任意の書類文書をAIで作成し、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
Googleフォームに寄せられる回答をもとに、都度書類を作成し、さらにその内容をGoogle スプレッドシートに手入力で転記する作業は、時間もかかり、ミスの原因にもなりやすいのではないでしょうか。このワークフローを利用することで、フォーム回答をトリガーにAIが自動で書類文書を生成し、Google スプレッドシートへ情報を追加するため、これらの定型業務の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームの回答から手作業で書類を作成し、管理業務に時間を要している方 AIを活用して定型的な文書作成を自動化し、業務の質を高めたいと考えている方 Google スプレッドシートへのデータ入力ミスを防ぎ、正確な情報管理を実現したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答後の書類作成とGoogle スプレッドシートへの転記が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てられます。 AIによる文書生成と自動記録により、手作業による入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAI機能を選択して、「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームの回答内容などを用いて書類文書を生成するようにします。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択して、「レコードを追加する」アクションを設定し、生成された書類の内容やフォームの回答を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。 AI機能のオペレーションでは、生成したい書類の内容に合わせてプロンプトを自由にカスタマイズでき、Googleフォームから取得した回答などの情報を変数として組み込むことが可能です。 Google スプレッドシートのオペレーションでは、データを追加したい任意のスプレッドシートとシートを選択し、各列に対してフォームの回答やAIが生成したテキストのどの情報を割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟に設定できます。 ■注意事項
チャットツールのメッセージを基にAIで書類を作成し各種ツールに連携する Microsoft Teamsで特定のメッセージが送信された際に、その内容をAIが解析して関連書類を作成し、Microsoft Excelなどの指定されたツールに自動で記録する ことも可能です。
会議中の決定事項や顧客からの重要なフィードバックを素早く文書化し、関係者へスムーズに共有することで、業務の抜け漏れを防ぎ、生産性を高めることに繋がります。
Microsoft Teamsからメッセージが送信されたら、任意の書類文書をAIで作成し、Microsoft Excelに追加する
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■概要
Microsoft Teamsでの連絡をもとに、都度AIで書類を作成し、さらにその内容をMicrosoft Excelに手作業で記録する、といった業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ送信をきっかけに、AIが書類文書を自動で作成し、その内容をMicrosoft Excelへスムーズに追加するため、一連の業務プロセスを自動化し、作業負担の軽減に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsの情報を基に、AIで書類文書の作成を行い、Microsoft Excelへ転記している方 手作業による書類文書の作成やデータ入力の時間を削減し、他の業務に注力したいと考えている方 定型的な報告書や議事録作成、データ整理のヒューマンエラーを防止したいと考えているチームの方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsへのメッセージ投稿から書類文書の作成、Microsoft Excelへの記録までを自動化し、手作業の時間を減らすことで、生産性の向上に繋がります。 AIによる文書生成とシステム間の直接連携により、人為的な入力ミスや転記漏れを防ぎ、データの正確性を高めることができます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Yoomの「マイアプリ」ページでMicrosoft TeamsおよびMicrosoft Excelとの連携設定を行います。 次に、このフローボットのトリガーとしてMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」アクションを設定し、監視対象のチャネルを指定します。 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したMicrosoft Teamsのメッセージ内容などに基づいて、後続の処理を分岐させるための条件を設定します。 次に、オペレーションでAI機能を選択して、「テキストを生成する」アクションを設定し、Microsoft Teamsから受け取った情報や事前に定義した指示（プロンプト）を基に、任意の書類文書を作成します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択して、「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによって生成された書類情報を指定のファイル、シート、およびセルに自動で追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、自動化を開始するきっかけとなるメッセージが投稿されるチャネルを、ユーザーの運用に合わせて任意で指定することが可能です。 分岐機能の条件設定では、Microsoft Teamsから取得したメッセージ本文や送信者などの情報に基づき、「特定のキーワードが含まれていたら後続のAI処理を実行する」など、業務要件に応じた柔軟な条件分岐を設定できます。 AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、作成したい書類の種類（報告書、議事録、通知文など）や含めるべき要素に応じて、プロンプトを自由にカスタマイズすることができ、さらにMicrosoft Teamsから取得した情報を変数としてプロンプト内に組み込むことで、状況に応じた動的な文書生成を実現します。 Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、出力先のファイルやシートを指定できるだけでなく、どの列にAIが生成したテキストのどの部分（例えば、件名、本文、作成日など）を割り当てるか、あるいは固定の文字列を挿入するかなど、出力形式を細かく調整できます。 ■注意事項
Microsoft Teams、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionの新規レコードを基にAIで書類文書を作成し、記録するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Notionのデータベースに新しいレコードが追加された際に、その情報を基にAIが任意の書類文書を自動で作成し、作成された書類をNotionの該当レコードに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Notionのマイアプリ連携 テンプレートをコピー Notionのトリガー設定・AIテキスト生成・Notionのアクション設定 トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Notionにレコードが追加されたら、任意の書類文書をAIで作成し、追加する
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■概要
Notionに新しい情報を追加するたび、関連する書類や文書を手作業で作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、AIを活用して効率化したいと考えていても、具体的な方法が分からずお困りの方もいるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータソースにレコードが追加されると、AIが指定された内容で書類文書を自動生成し、対象のレコードへスムーズに追加するため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Notionで顧客情報やプロジェクト情報を管理しており、関連書類の作成を自動化したい方 AIを活用して議事録の要約や報告書のドラフト作成といった業務を効率化したいと考えているチーム 手作業による書類作成とNotionへの情報追加に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionにレコードが追加されるとAIが書類文書を自動生成し追加するため、これまで手作業で行っていた時間を削減できます。 手作業による書類作成時の内容のばらつきや、Notionへの情報追加時の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ページの作成か更新かで分岐する設定をします。 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとにレコード情報を取得します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、任意の書類文書を生成します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションを設定し、生成された書類文書を該当のレコードに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガー設定では、自動化の起点としたいデータソースを任意で指定することが可能です。 AI機能でテキストを生成するアクションでは、作成したい書類文書の種類や内容に合わせてプロンプトを自由にカスタマイズでき、定型文の挿入や、前のステップでNotionから取得した情報を変数として組み込むことも可能です。 Notionのレコードを更新するアクションでは、データソース内のどのプロパティ（項目）に、AIが生成したテキストやその他の取得情報を割り当てるか、あるいは固定値を設定するかなど、柔軟に設定できます。 ■注意事項
NotionとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1:マイアプリ連携 マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
Notion と検索します。
ログインが完了したら下記の画面でページを選択し、アクセスしたいページの許可をお願いします。
Notionとの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ステップ2:テンプレートのコピー ここからはフローを作っていきます。
Notionにレコードが追加されたら、任意の書類文書をAIで作成し、追加する
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■概要
Notionに新しい情報を追加するたび、関連する書類や文書を手作業で作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、AIを活用して効率化したいと考えていても、具体的な方法が分からずお困りの方もいるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータソースにレコードが追加されると、AIが指定された内容で書類文書を自動生成し、対象のレコードへスムーズに追加するため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Notionで顧客情報やプロジェクト情報を管理しており、関連書類の作成を自動化したい方 AIを活用して議事録の要約や報告書のドラフト作成といった業務を効率化したいと考えているチーム 手作業による書類作成とNotionへの情報追加に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionにレコードが追加されるとAIが書類文書を自動生成し追加するため、これまで手作業で行っていた時間を削減できます。 手作業による書類作成時の内容のばらつきや、Notionへの情報追加時の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ページの作成か更新かで分岐する設定をします。 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとにレコード情報を取得します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、任意の書類文書を生成します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションを設定し、生成された書類文書を該当のレコードに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガー設定では、自動化の起点としたいデータソースを任意で指定することが可能です。 AI機能でテキストを生成するアクションでは、作成したい書類文書の種類や内容に合わせてプロンプトを自由にカスタマイズでき、定型文の挿入や、前のステップでNotionから取得した情報を変数として組み込むことも可能です。 Notionのレコードを更新するアクションでは、データソース内のどのプロパティ（項目）に、AIが生成したテキストやその他の取得情報を割り当てるか、あるいは固定値を設定するかなど、柔軟に設定できます。 ■注意事項
NotionとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
ステップ3:Notionのトリガー設定 それでは、アプリトリガーを設定していきます。特定のデータソースのページが作成・更新されたら 」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのままスクロールして進んでください。
必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔 :5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。※ ご利用プラン データソースID :注釈に沿ってNotionのURLから抽出して入力してください。
ここでNotionに下記のようなレコードを追加します。
フローボットに戻り、テストします。
※ 取得した値とは？
ステップ4:分岐する設定 続いて該当ワードを含む投稿がされた場合にのみフローを先に進める設定を行うため、「コマンドオペレーション
今回は下記のように、ページが作成されたときのみフローが進むよう設定しました。
分岐は一部有料プラン以上で利用いただける機能（オペレーション）です。 その他の場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、注意してください。 一部有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。 無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
ステップ5:レコードを取得する設定 続いて「レコードを取得する（ID検索） 」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのままスクロールします。
下記のように、候補からデータベースを選択してください。
次に進み、取得したいレコードの条件を設定します。
テストし、レコードが取得できたら保存します。
ステップ6:テキストを生成する設定 続いてNotionのレコードをもとに書類のドラフトを作成するため「テキストを生成する 」をクリックします。
アクションは設定したいプロンプトの文字数によって、変更できます。
プロンプトは下記のように、『取得した値』を活用して設定しました。
テストし、生成結果が表示されたら保存します。
ステップ7:レコードを更新する設定 続いて、生成した内容をNotionの該当欄に更新する設定を行うため、「レコードを更新する（ID検索） 」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのままスクロールします。
先ほどと同じデータベースを連携してください。
次に進み、更新したいレコードの条件を設定します。
更新後のレコードの値は生成結果のみ追加したいので、下記のように設定しましょう。
こちらもテストし、成功したら保存しましょう。
Notionを確認してみます。
無事に更新されましたね。
ステップ8:トリガーをONにして起動準備完了 以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
以上が「Notionにレコードが追加されたら、任意の書類文書をAIで作成し、追加する 」方法でした。
書類作成機能を使ったその他の自動化例 書類作成を自動化することで、日常業務における手間がなくなり効率的になります。
書類作成機能を使った自動化例 DocuSignで契約が完了すると、その書類をOCRで読み取り、自動的にMicrosoft Excelに内容を追加できます。また、Googleフォームで収集した回答をもとにGoogleドキュメントで書類を作成し、Google Driveへ保存することも可能です。
Airtableでレコードが追加されたら、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する
試してみる
■概要
「Airtableでレコードが追加されたら、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する」ワークフローは、Yoomを活用した業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Airtableを利用しており、手動での書類作成に時間がかかっている方 複数の書類をPDF形式で一括作成し、効率的に管理したいビジネスパーソン Gmailを活用して自動的に作成書類のメール送信を行いたい方 業務フローの自動化を進めたいと考えているチームリーダーや管理者 書類作成やメール送信のプロセスを標準化し、業務の一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
PDF一括作成の自動化：複数の書類を一度にPDF形式で作成し、作業の手間が省けます。 メール送信の効率化：Gmailを通じて自動的にメールを送信するため、迅速な対応が可能です。 業務時間の短縮：手動で行っていた作業が自動化され、重要な業務に集中できます。 エラーレスな処理：自動化によりヒューマンエラーを防ぎ、正確な業務遂行が実現します。
DocuSignで契約が完了したら、書類をOCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
DocuSignで電子契約が完了した後、契約内容を確認し、管理用のMicrosoft Excelへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は件数が増えるほど負担が大きくなり、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、契約書の情報をOCR機能で自動で読み取り、Microsoft Excelにデータが追加されるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
DocuSignで締結した契約情報を手作業でMicrosoft Excelに転記している方 契約内容の入力ミスや転記漏れを防ぎ、データ管理の精度を高めたいと考えている方 契約締結後の事務作業を自動化し、コア業務に集中できる環境を構築したい方 ■このテンプレートを使うメリット
DocuSignでの契約完了からMicrosoft Excelへのデータ追加までが自動化され、手作業による情報転記の時間を削減できます。 手動でのデータ入力が不要になるため、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約情報の正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、DocuSignとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得」し、さらに「特定のエンベロープの書類をダウンロード」するアクションを設定します。 オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードした契約書から必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を指定のファイルに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクションでは、契約書ファイルから抽出したい項目（例：契約社名、契約金額、締結日など）を任意で設定してください。 Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、データを追加したいファイルのアイテムID、シート名、テーブルの範囲を任意で設定してください。 ■注意事項
・DocuSign、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
Googleフォームを利用して定期的にデータを収集しているビジネスパーソン 書類作成やファイル管理に多くの時間を費やしている担当者 業務の自動化を検討し、効率化を図りたいと考えている企業のIT担当者 GoogleドキュメントやGoogle Driveを活用して業務プロセスを最適化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
データ入力の手間を削減：Googleフォームの回答が自動的にGoogleドキュメントに反映され、手動での転記作業が不要になります。 ファイル管理の効率化：生成された書類が自動的にGoogle Driveに整理・保存されるため、ファイルの探しやすさが向上します。 業務の正確性向上：自動化によりヒューマンエラーを防ぎ、正確な書類作成が可能になります。
フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Gmailでメールを送付する
試してみる
■概要
フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・フォームに回答があれば、書類の保存とGmailの通知を自動化できるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ この記事では、「AIで書類文書を自動作成して活用する方法」 について、ノーコードで実現できる具体的な手順をご紹介しました。
AIを活用することで、Notionやフォーム、チャットなどに蓄積された情報から、報告書・議事録・対応記録などの書類を自動生成し、指定の場所に保存・共有することが可能になります。書類作成にかかる手間を大幅に削減できるだけでなく、情報の整理や共有スピードも向上します。Yoomには、今回ご紹介した書類作成の自動化以外にも、様々な業務を効率化するためのテンプレートが豊富に用意されています。 スケジュール連動やデータ更新、チャットベースのやりとりにも対応しており、業務に合わせた柔軟な自動化が可能です。
「毎回同じ内容の書類を手入力している」「記録漏れや共有の遅れを減らしたい」「AIをもっと実務に活かしたい」 という方は、ぜひYoomのテンプレートを活用してみてください。初めての方でも、すぐに試せる設計になっています。
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