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日々の業務で発生する報告書、議事録、企画書などの書類作成に多くの時間を費やしていませんか？
「AIを活用して書類作成を効率化したいけれど、具体的にどうすれば良いかわからない」
「作成した書類をNotionで一元管理したいが、手作業での転記や整理が面倒だ」といった悩みを抱えている方も少なくないのではないでしょうか。
これらの作業は、本来集中すべきメイン業務への取り組みを妨げる一因となりがちです。
もし、簡単な指示だけでAIが目的に応じた書類を自動で作成し、その内容をNotionのデータベースへ自動記録・整理できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より創造的で付加価値の高い業務に注力する時間を大幅に増やすことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても直感的に構築でき、日々の書類作成業務にかかる手間や時間を削減できます。
ぜひこの機会に導入して、業務効率の向上を実感しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAIを活用して書類文書を自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
「フォームから回答が送信されたら、任意の書類をAIで作成し、Outlookに送信する」フローは、フォームの回答を基にAIが書類を自動作成し、Outlookを通じてメール送信までを自動化する業務ワークフローです。
これにより、毎回手作業で行っていた書類作成や送付業務にかかる手間や時間を減らすことができ、日々の業務をよりスムーズに進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを活用して顧客や従業員からの情報を集めている方
・書類作成に多くの時間を費やしており、業務効率化を図りたい方
・Outlookを利用したメール送信を自動化したいと考えている方
・AIを活用して業務プロセスを改善したい方
■注意事項
・NotionとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
様々なツールの情報を基にAIで書類文書作成を自動化する方法
AIを活用した書類作成と、作成された書類文書の連携を自動化する具体的な方法を、Yoomに用意されているテンプレートを通してご紹介します。
これらの自動化によって、手作業による書類作成や情報管理の手間を削減し、業務の質とスピードを向上させることが可能です。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
データベースを基にAIで書類を作成する
Notionに新しい情報が追加されたことをトリガーとして、その情報を基にAIが自動で書類を作成し、作成された書類を再度Notionの指定の場所へ自動的に記録することができます。
情報収集から書類作成、そして整理までの一連の流れをシームレスに自動化し、業務効率を向上させましょう！
■概要
「フォームから回答が送信されたら、任意の書類をAIで作成し、Outlookに送信する」フローは、フォームの回答を基にAIが書類を自動作成し、Outlookを通じてメール送信までを自動化する業務ワークフローです。
これにより、毎回手作業で行っていた書類作成や送付業務にかかる手間や時間を減らすことができ、日々の業務をよりスムーズに進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを活用して顧客や従業員からの情報を集めている方
・書類作成に多くの時間を費やしており、業務効率化を図りたい方
・Outlookを利用したメール送信を自動化したいと考えている方
・AIを活用して業務プロセスを改善したい方
■注意事項
・NotionとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォーム回答を基にAIで書類を作成する
Googleフォームで収集した回答内容を基に、AIが指定された形式で書類を自動生成し、その結果をGoogle スプレッドシートなどのツールへ自動的に追加・保存することもできます。
アンケート結果の集計報告書作成や、問い合わせ内容に基づく書類作成といった業務を効率化し、迅速な情報共有を実現できます。
■概要
「Googleフォームから回答が送信されたら、任意の書類文書をAIで作成し、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、フォームの回答を自動的に書類化し、チームに共有する業務ワークフローです。
Googleフォームで収集したデータを元にAIが必要な書類をスムーズに作成し、Google スプレッドシートに追加することで手作業の手間を省き業務効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して顧客データやアンケート結果を収集している方
・書類作成に時間を取られず、他の業務に集中したいビジネスパーソン
・チーム内での情報共有をスムーズに行いたいマネージャー
・AI技術を導入して業務プロセスの自動化を図りたい企業担当者
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
チャットツールのメッセージを基にAIで書類を作成し各種ツールに連携する
Microsoft Teamsで特定のメッセージが送信された際に、その内容をAIが解析して関連書類を作成し、Microsoft Excelなどの指定されたツールに自動で記録することも可能です。
会議中の決定事項や顧客からの重要なフィードバックを素早く文書化し、関係者へスムーズに共有することで、業務の抜け漏れを防ぎ、生産性を高めることに繋がります。
■概要
「Zoho Formsから回答が送信されたら、任意の書類をAIで作成し、Google Driveに格納する」ワークフローは、フォームから収集したデータを基に書類を自動生成し、効率的に管理する業務ワークフローです。
AI技術を駆使することでスムーズかつ正確に書類を作成し、Google Driveに自動的に保存・整理することで、手作業による時間と労力を削減し業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Formsを活用しており、収集データの後処理に時間がかかっている方
・書類作成に多くの時間と労力を費やしている業務担当者
・AIを利用して書類作成プロセスを効率化したいビジネスユーザー
・書類を自動でGoogle Driveに保存し、情報管理を改善したい企業
・手動での書類作成や保存作業を減らし、業務の効率化を図りたい方
■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionの新規レコードを基にAIで書類文書を作成し、記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Notionのデータベースに新しいレコードが追加された際に、その情報を基にAIが任意の書類文書を自動で作成し、作成された書類をNotionの該当レコードに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
「フォームから回答が送信されたら、任意の書類をAIで作成し、Outlookに送信する」フローは、フォームの回答を基にAIが書類を自動作成し、Outlookを通じてメール送信までを自動化する業務ワークフローです。
これにより、毎回手作業で行っていた書類作成や送付業務にかかる手間や時間を減らすことができ、日々の業務をよりスムーズに進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを活用して顧客や従業員からの情報を集めている方
・書類作成に多くの時間を費やしており、業務効率化を図りたい方
・Outlookを利用したメール送信を自動化したいと考えている方
・AIを活用して業務プロセスを改善したい方
■注意事項
・NotionとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のNotionとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Notionと検索します。
連携する前に、下記のようなデータベースを作成してください。
(ヘッダーなどの細かい設定は後ほど変更でも大丈夫です。)
ログインが完了したら下記の画面でページを選択し、アクセスしたいページの許可をお願いします。
Notionとの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ステップ2:テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
「フォームから回答が送信されたら、任意の書類をAIで作成し、Outlookに送信する」フローは、フォームの回答を基にAIが書類を自動作成し、Outlookを通じてメール送信までを自動化する業務ワークフローです。
これにより、毎回手作業で行っていた書類作成や送付業務にかかる手間や時間を減らすことができ、日々の業務をよりスムーズに進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを活用して顧客や従業員からの情報を集めている方
・書類作成に多くの時間を費やしており、業務効率化を図りたい方
・Outlookを利用したメール送信を自動化したいと考えている方
・AIを活用して業務プロセスを改善したい方
■注意事項
・NotionとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
ステップ3:Notionのトリガー設定
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのままスクロールして進んでください。
必須項目を入力してください。
ここでNotionに下記のようなレコードを追加します。
フローボットに戻り、テストします。
ここで取得したアウトプットを、後のアクション設定時に利用します。
ステップ4:分岐する設定
続いて該当ワードを含む投稿がされた場合にのみフローを先に進める設定を行うため、「コマンドオペレーション」をクリックします。
今回は下記のように、ページが作成されたときのみフローが進むよう設定しました。
・分岐は一部有料プラン以上で利用いただける機能（オペレーション）です。
その他の場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、注意してください。
・一部有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
ステップ5:レコードを取得する設定
続いて「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのままスクロールします。
下記のように、候補からデータベースを選択してください。
次に進み、取得したいレコードの条件を設定します。
テストし、レコードが取得できたら保存します。
ステップ6:テキストを生成する設定
続いてNotionのレコードをもとに書類のドラフトを作成するため「テキストを生成する」をクリックします。
アクションは設定したいプロンプトの文字数によって、以下の中から変更し次に進んでください。
プロンプトは下記のように、アウトプットも活用して設定しました。
テストし、生成結果が表示されたら保存します。
ステップ7:レコードを更新する設定
続いて、生成した内容をNotionの該当欄に更新する設定を行うため、「レコードを更新する（ID検索）」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのままスクロールします。
先ほどと同じデータベースを連携してください。
次に進み、更新したいレコードの条件を設定します。
更新後のレコードの値は生成結果のみ追加したいので、下記のように設定しましょう。
こちらもテストし、成功したら保存しましょう。
※テストを行うと、Notionに登録されるのでご注意ください。
Notionを確認してみます。
無事に更新されましたね。
ステップ8:トリガーをONにして起動準備完了
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Notionにレコードが追加されたら、任意の書類文書をAIで作成し、追加されるかを確認してみましょう。
以上が「Notionにレコードが追加されたら、任意の書類文書をAIで作成し、追加する」方法でした。
書類作成機能を使ったその他の自動化例
書類作成を自動化することで、日常業務における手間がなくなり効率的になります。
書類作成機能を使った自動化例
DocuSignで契約が完了すると、その書類をOCRで読み取り、自動的にMicrosoft Excelに内容を追加できます。また、Googleフォームで収集した回答をもとにGoogleドキュメントで書類を作成し、Google Driveへ保存することも可能です。
■概要
「Airtableでレコードが追加されたら、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する」ワークフローは、Yoomを活用した業務ワークフローです。
Airtableに新しいレコードが追加されると、自動的に必要な書類をPDF形式で一括作成し、Gmailを通じて指定の宛先に送信します。
これにより、データ管理から文書作成、メール送信までの一連の作業がスムーズに自動化され、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableを利用しており、手動での書類作成に時間がかかっている方
・複数の書類をPDF形式で一括作成し、効率的に管理したいビジネスパーソン
・Gmailを活用して自動的に作成書類のメール送信を行いたい方
・業務フローの自動化を進めたいと考えているチームリーダーや管理者
・書類作成やメール送信のプロセスを標準化し、業務の一貫性を保ちたい方
■注意事項
・Airtable、Googleドキュメント、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「DocuSignで契約が完了したら、書類をOCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する」ワークフローを利用すると、契約完了後の書類管理が簡素化されます。
自動でOCRを使い、Microsoft Excelに情報を追加できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・契約書の管理を迅速に行いたい方
・ドキュメントの内容を手動でMicrosoft Excelに入力する工程に時間がかかっている方
・DocuSignを使用して契約業務を行っている企業
・DocuSignで完了した契約書をスピーディに管理し、記録に残したい方
・OCR技術を利用して書類の情報を自動的に読み取りたい方
・Microsoft Excelでのデータ整理をスムーズに行いたい方
■注意事項
・DocuSign、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローはデータ収集から書類作成、保管までを一貫して自動化する業務ワークフローです。
Googleフォームで集めた回答を基に必要な書類をGoogleドキュメントで自動生成し、Google Driveに整理して保存します。
これにより手動でのデータ入力やファイル管理の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して定期的にデータを収集しているビジネスパーソン
・書類作成やファイル管理に多くの時間を費やしている担当者
・業務の自動化を検討し、効率化を図りたいと考えている企業のIT担当者
・GoogleドキュメントやGoogle Driveを活用して業務プロセスを最適化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Gmailにメールを送付するフローです。
まとめ
この記事では、「AIで書類文書を自動作成して活用する方法」について、ノーコードで実現できる具体的な手順をご紹介しました。
AIを活用することで、Notionやフォーム、チャットなどに蓄積された情報から、報告書・議事録・対応記録などの書類を自動生成し、指定の場所に保存・共有することが可能になります。書類作成にかかる手間を大幅に削減できるだけでなく、情報の整理や共有スピードも向上します。
Yoomには、今回ご紹介した書類作成の自動化以外にも、様々な業務を効率化するためのテンプレートが豊富に用意されています。スケジュール連動やデータ更新、チャットベースのやりとりにも対応しており、業務に合わせた柔軟な自動化が可能です。
「毎回同じ内容の書類を手入力している」「記録漏れや共有の遅れを減らしたい」「AIをもっと実務に活かしたい」という方は、ぜひYoomのテンプレートを活用してみてください。初めての方でも、すぐに試せる設計になっています。
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