Notionにレコードが追加されたら、任意の書類文書をAIで作成し、追加する

■概要

Notionに新しい情報を追加するたび、関連する書類や文書を手作業で作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、AIを活用して効率化したいと考えていても、具体的な方法が分からずお困りの方もいるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースにレコードが追加されると、AIが指定された内容で書類文書を自動生成し、対象のレコードへスムーズに追加するため、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで顧客情報やプロジェクト情報を管理しており、関連書類の作成を自動化したい方
• AIを活用して議事録の要約や報告書のドラフト作成といった業務を効率化したいと考えているチーム
• 手作業による書類作成とNotionへの情報追加に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionにレコードが追加されるとAIが書類文書を自動生成し追加するため、これまで手作業で行っていた時間を削減できます。
• 手作業による書類作成時の内容のばらつきや、Notionへの情報追加時の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ページの作成か更新かで分岐する設定をします。
4. 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとにレコード情報を取得します。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、任意の書類文書を生成します。
6. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションを設定し、生成された書類文書を該当のレコードに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガー設定では、自動化の起点としたいデータベースを任意で指定することが可能です。
• AI機能でテキストを生成するアクションでは、作成したい書類文書の種類や内容に合わせてプロンプトを自由にカスタマイズでき、定型文の挿入や、前のステップでNotionから取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
• Notionのレコードを更新するアクションでは、データベース内のどのプロパティ（項目）に、AIが生成したテキストやその他の取得情報を割り当てるか、あるいは固定値を設定するかなど、柔軟に設定できます。

■注意事項

• NotionとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。