Googleフォームから回答が送信されたら、任意の書類文書をAIで作成し、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Googleフォームに寄せられる回答をもとに、都度書類を作成し、さらにその内容をGoogle スプレッドシートに手入力で転記する作業は、時間もかかり、ミスの原因にもなりやすいのではないでしょうか。このワークフローを利用することで、フォーム回答をトリガーにAIが自動で書類文書を生成し、Google スプレッドシートへ情報を追加するため、これらの定型業務の効率化が期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームの回答から手作業で書類を作成し、管理業務に時間を要している方
• AIを活用して定型的な文書作成を自動化し、業務の質を高めたいと考えている方
• Google スプレッドシートへのデータ入力ミスを防ぎ、正確な情報管理を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答後の書類作成とGoogle スプレッドシートへの転記が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てられます。
• AIによる文書生成と自動記録により、手作業による入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択して、「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームの回答内容などを用いて書類文書を生成するようにします。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択して、「レコードを追加する」アクションを設定し、生成された書類の内容やフォームの回答を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
• AI機能のオペレーションでは、生成したい書類の内容に合わせてプロンプトを自由にカスタマイズでき、Googleフォームから取得した回答などの情報を変数として組み込むことが可能です。
• Google スプレッドシートのオペレーションでは、データを追加したい任意のスプレッドシートとシートを選択し、各列に対してフォームの回答やAIが生成したテキストのどの情報を割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟に設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。