■概要
Microsoft Teamsでの連絡をもとに、都度AIで書類を作成し、さらにその内容をMicrosoft Excelに手作業で記録する、といった業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ送信をきっかけに、AIが書類文書を自動で作成し、その内容をMicrosoft Excelへスムーズに追加するため、一連の業務プロセスを自動化し、作業負担の軽減に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsの情報を基に、AIで書類文書の作成を行い、Microsoft Excelへ転記している方
- 手作業による書類文書の作成やデータ入力の時間を削減し、他の業務に注力したいと考えている方
- 定型的な報告書や議事録作成、データ整理のヒューマンエラーを防止したいと考えているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへのメッセージ投稿から書類文書の作成、Microsoft Excelへの記録までを自動化し、手作業の時間を減らすことで、生産性の向上に繋がります。
- AIによる文書生成とシステム間の直接連携により、人為的な入力ミスや転記漏れを防ぎ、データの正確性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomの「マイアプリ」ページでMicrosoft TeamsおよびMicrosoft Excelとの連携設定を行います。
- 次に、このフローボットのトリガーとしてMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」アクションを設定し、監視対象のチャネルを指定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したMicrosoft Teamsのメッセージ内容などに基づいて、後続の処理を分岐させるための条件を設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択して、「テキストを生成する」アクションを設定し、Microsoft Teamsから受け取った情報や事前に定義した指示（プロンプト）を基に、任意の書類文書を作成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択して、「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによって生成された書類情報を指定のファイル、シート、およびセルに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、自動化を開始するきっかけとなるメッセージが投稿されるチャネルを、ユーザーの運用に合わせて任意で指定することが可能です。
- 分岐機能の条件設定では、Microsoft Teamsから取得したメッセージ本文や送信者などの情報に基づき、「特定のキーワードが含まれていたら後続のAI処理を実行する」など、業務要件に応じた柔軟な条件分岐を設定できます。
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、作成したい書類の種類（報告書、議事録、通知文など）や含めるべき要素に応じて、プロンプトを自由にカスタマイズすることができ、さらにMicrosoft Teamsから取得した情報を変数としてプロンプト内に組み込むことで、状況に応じた動的な文書生成を実現します。
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、出力先のファイルやシートを指定できるだけでなく、どの列にAIが生成したテキストのどの部分（例えば、件名、本文、作成日など）を割り当てるか、あるいは固定の文字列を挿入するかなど、出力形式を細かく調整できます。
■注意事項
- Microsoft Teams、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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