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「新入社員が入社するたびに、雇用契約書の作成に追われている…」
「従業員情報を手作業で転記しているので、入力ミスが起きないかいつも不安…」
このように、雇用契約書の作成業務に時間と手間がかかり、本来の業務に集中できないと感じていませんか？
もし、人事労務ツールに従業員情報が登録されたら、その情報をもとに雇用契約書を自動で作成できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、採用活動や制度設計といった、より重要な人事業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには従業員情報をもとに雇用契約書を自動生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
新しい従業員が入社する際の雇用契約書の作成業務に、手間や時間を要していることはないでしょうか。freee人事労務の情報を手作業で転記して書類を作成する場合、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員情報が登録されると、Google スプレッドシートを雛形にした雇用契約書が自動で生成されるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは例として、freee人事労務に従業員情報が作成された際に、その情報をもとにGoogle スプレッドシートで雇用契約書を自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[Google スプレッドシート]
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
新しい従業員が入社する際の雇用契約書の作成業務に、手間や時間を要していることはないでしょうか。freee人事労務の情報を手作業で転記して書類を作成する場合、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員情報が登録されると、Google スプレッドシートを雛形にした雇用契約書が自動で生成されるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
freee人事労務とYoomのマイアプリ登録
マイアプリから「新規接続」を押した後、freee人事労務を検索し、クリックしてください。
以下の画面を下にスクロールし、「許可する」をクリックします。
これでアプリ登録は完了です！
Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
新しい従業員が入社する際の雇用契約書の作成業務に、手間や時間を要していることはないでしょうか。freee人事労務の情報を手作業で転記して書類を作成する場合、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員情報が登録されると、Google スプレッドシートを雛形にした雇用契約書が自動で生成されるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここではfreee人事労務で従業員が登録されたらフローボットが起動する設定をしていきましょう。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
Webhookイベントの設定を行います。
詳しくは以下のヘルプページをご参照ください。
freeeでWebhook設定を行う
以下のように、Webhookを設定した後に、テスト用に従業員を登録しました。
Webhookイベントを実行したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
確認し、「完了」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。
ここでは、前項で取得した値から、freee人事労務から従業員情報を取得する設定を行いますよ。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックしましょう。
事業所IDを候補から選択しましょう。
従業員IDと対象年と対象月は、それぞれ以下のように取得した値から選択してください。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されますよ。
この時、「←freee人事労務のアウトプットを設定してください」というテキストは削除しましょう。
選択したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、以下のように表示されます。
従業員情報が取得されていますね！
確認し「完了」をクリックしてください。
次に3つ目の工程をクリックします。
ここでは、前項で取得した値から、Google スプレッドシートで書類を発行する設定を行いますよ！
詳細は📄「書類を発行する」の設定方法 | Yoomヘルプセンターもあわせてご確認ください。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま下の項目を設定しましょう。
以下のように、雛型となるGoogle スプレッドシートを準備します。
スプレッドシートのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDは候補から選択しましょう。
スプレッドシートのファイルIDは、雛型のGoogle スプレッドシートのファイルIDです。
格納先のGoogle DriveフォルダIDは、発行した書類を格納するファイルIDを選択してください。
出力ファイル名は、前項で取得した値から「姓」「名」を選択します。
取得した値を使用することで、ファイル名が固定化されず、フローボットが起動する度に新しい値を反映することができますよ。
設定したら「次へ」をクリックします。
置換対象の文字列と置換後の文字列を設定します。
今回の例では、雛型ファイルの｛従業員氏名｝の文字列が更新されるように設定します。
置換後の文字列には、前項で取得した値から「姓」「名」を選択しましょう。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動する度に新しい値を反映することができます。
テストに成功すると以下のように表示されます。確認し「完了」をクリックしましょう。
格納先のGoogle Driveを確認すると、Google スプレッドシートには会社名と氏名が追加され、PDFが作成されました。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
freee人事労務に従業員情報が作成された際に、その情報をもとにGoogle スプレッドシートで雇用契約書を自動で作成する方法は以上です。
Yoomでは、Google スプレッドシートを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Google スプレッドシートに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
広告レポート、リード情報、経費データなどの自動収集から、AIによる情報要約、DocuSignでの契約書作成、勤怠管理、サポートチケット作成、そして通知までをGoogle スプレッドシートをハブに連携が可能です。
これにより、データ入力と連携にかかる手作業を劇的に削減し、業務のボトルネックを解消します。
■概要
Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、Google スプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティング担当者
・Meta広告（Facebook）の成果をGoogleスプレッドシートのデータと連携させて分析したい方
・Google スプレッドシートでリード情報を可視化してチームで共有したい方
2.営業担当者
・Meta広告（Facebook）から獲得したリード情報に対してGoogle スプレッドシートのデータベースで迅速に対応したい方
・Google スプレッドシート上でリードの進捗状況を一元管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
Meta広告（Facebook）で獲得したリード情報を適切に管理して活用するためには、他のシステムとの連携が不可欠です。リード情報をGoogle スプレッドシートに自動的に追加する仕組みがあれば、手作業によるデータ入力の手間を省くことができ、より効率的なマーケティング活動が可能になります。
このフローを活用することで、Meta広告（Facebook）から取得したリード情報を自動的にGoogle スプレッドシートに転送するため、手作業によるデータ入力作業などが不要になります。
これにより、業務効率が大幅に向上してヒューマンエラーの軽減にも繋がります。
■概要
Google スプレッドシートが更新されたらDocuSignでテンプレートからエンベロープを作成・送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを活用して情報管理を行っている方
・Google スプレッドシートを日常的に利用しており、効率的なデータ管理を目指している方
・Google スプレッドシートのデータ更新をトリガーにして、次のアクションを自動的に実行させたい方
2.DocuSignを使って契約書や重要書類の電子サインを頻繁に行うバックオフィス担当者
・業務効率化を重視し、手動での作業を自動化したいと考えている方
・Google スプレッドシートとDocuSignの連携によって、迅速かつ正確にドキュメント業務を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートが更新された際に、DocuSignで自動的にテンプレートからエンベロープを作成・送信できる自動化フローには、いくつかのメリットがあります。
まず、手動での作業を削減できるため、効率的に業務を進めることができます。
特に普段から契約業務をすることが多い方にとっては、作業時間を節約できます。
余った時間で他の業務を進めることができるため、一日にこなせる仕事量が増えるでしょう。
また、人間が介在することで生じる人為的なミスを減少させ、書類作成業務の正確性を確保することができます。
これにより、信頼性が向上しクライアントやパートナーとの関係も強化されます。
■注意事項
・DocuSignとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたらHRMOS勤怠も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・外出先でもデータの編集をすぐに行いたいフィールドワーカー
・シートの同時編集で作業効率を上げたい部門長
2.HRMOS勤怠を活用し、人事管理を行う企業
・従業員の勤務形態管理を行う部門長
・休暇の管理などを担当する人事担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは情報の更新が即座に反映されるため、チーム内で共有するデータを常に最新に保つことができるツールです。
しかし、Google スプレッドシートで更新されたデータを手作業でHRMOS勤怠に反映することは、情報の伝達ミスを招くリスクがあります。
手作業によるヒューマンエラーを減らし業務効率化をしたいと考えている方にこのフローは有効的です。
Google スプレッドシートで情報の更新があったら、自動でHRMOS勤怠の内容も編集するため、手作業によるミスを防ぎ情報の精度を保ちます。
また自動化によって手作業でかかっていた時間を省き、他の業務を進めることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、HRMOS勤怠のそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートで問い合わせなどを管理しており、その内容を手作業でZendeskへ起票する作業に手間を感じたり、転記ミスが発生したりしていませんか？このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでZendeskに自動でチケットが作成されるため、対応漏れや入力ミスといった課題を解消して顧客対応の迅速化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Meetで会議スペースを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Meetでオンライン会議をしている方
・チームやプロジェクトの打ち合わせでGoogle Meetを活用している方
・Google Meetで顧客と打ち合わせをしている方
2.チーム作業でTalknoteを活用している方
・チーム内の情報共有や連絡手段としてTalknoteを使用しているメンバー
・Google Meetの会議終了連絡をスピーディーに共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Meetは離れている場所にいる人とも容易にコミュニケーションをとることのできるツールです。
しかし会議が発生ごとにGoogle Meetで会議スペースを手作業で作成するのは、手間がかかり他の業務への集中を阻害します。
このテンプレートは、Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Meetに会議スペースを自動で作成します。
会議スペースの作成のために業務の手を止める必要がなくなるため、業務をスムーズに進めることができます。
また、このフローに続けて作成した会議スペースの情報をチャットやメールで送信し、通知を自動化することもできます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を更新するたびに、手作業でSlackへ通知をしていませんか？このような定型的な報告業務は、手間がかかるだけでなく、通知の遅れや漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行追加をトリガーとして、指定したSlackチャンネルへ自動でメッセージを送信し、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートに蓄積した議事録やWeb記事のテキスト情報を、後から手作業で要約・整理するのは手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、Difyが内容を自動で要約し、指定のセルに追記します。情報収集後の整理・要約作業を自動化し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
マネーフォワード クラウド経費で経費が申請されたらGoogle スプレッドシートの指定のシートに申請内容を連携するフローボットです。
Google スプレッドシート上で経費申請内容を管理する場合などに便利なフローボットです。
■注意事項
・Google スプレッドシート、マネーフォワード クラウド経費それぞれとYoomを連携してください。
・Google スプレッドシートで経費申請情報を管理するテーブル（表）を作成してご利用ください。
・マネーフォワード クラウド経費で申請されてから5~15分後にGoogle スプレッドシートにも情報が連携されます。
■概要
毎日指定の時間に前日のGoogle Adsからレポート情報を取得して、Google スプレッドシートに自動的に格納するフローボットです。
Google Adsの情報をGoogle スプレッドシート上で管理したり、広告レポート作成を自動化する際にご利用ください。
起動タイミングは任意の時間を指定可能です。
■注意事項
・Google Ads、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レポート情報を格納するスプレッドシートを作成してご利用ください。
まとめ
雇用契約書の作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた従業員情報の転記作業や書類作成の手間を減らし、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、入社手続きを素早く正確に進められるようになり、採用活動や組織開発といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：freee人事労務以外のツール（SmartHRなど）でも自動化できますか？
A：
はい、SmartHRなどとも連携可能です。
その場合は、トリガーアクションを一旦削除し、「+」からSmartHRを追加後、アプリ連携し、トリガーアクションを再設定してください。
連携できるアプリの詳細は連携可能なアプリからご確認ください。
Q：Google スプレッドシートの代わりにGoogleドキュメントで作成できますか？
A：
はい、可能です。
その場合は、Google スプレッドシートのアクションを削除し、「+」からGoogleドキュメントを追加後アプリ連携して、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを再設定してください。
Q：フローが途中で失敗した場合、どのように対処すればよいですか？
A：
連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばチャットツールなどに自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから再連携を試み、上書きすることで復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
