「新入社員が入社するたびに、雇用契約書の作成に追われている…」
「従業員情報を手作業で転記しているので、入力ミスが起きないかいつも不安…」
このように、雇用契約書の作成業務に時間と手間がかかり、本来の業務に集中できないと感じていませんか？
もし、人事労務ツールに従業員情報が登録されたら、その情報をもとに雇用契約書を自動で作成できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、採用活動や制度設計といった、より重要な人事業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには従業員情報をもとに雇用契約書を自動生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
freee人事労務で従業員情報が作成されたら、Google スプレッドシートで雇用契約書を作成する
試してみる
■概要
新しい従業員が入社する際の雇用契約書の作成業務に、手間や時間を要していることはないでしょうか。
freee人事労務の情報を手作業で転記して書類を作成する場合、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員情報が登録されると、Google スプレッドシートを雛形にした雇用契約書が自動で生成されるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・freee人事労務を利用し、雇用契約書の作成を手作業で行っている人事労務担当者の方
・従業員情報の転記ミスを防ぎ、正確な雇用契約書を自動で生成したいと考えている方
・入社手続き全体の効率化を進め、コア業務により集中したいバックオフィス責任者の方
■注意事項
・Google スプレッドシート、freee人事労務とYoomを連携してください。
・「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
freee人事労務とGoogle スプレッドシートを連携して雇用契約書を自動作成するフローを作ってみよう
それでは例として、freee人事労務に従業員情報が作成された際に、その情報をもとにGoogle スプレッドシートで雇用契約書を自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[Google スプレッドシート]
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- freee人事労務とGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- freee人事労務のトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
freee人事労務で従業員情報が作成されたら、Google スプレッドシートで雇用契約書を作成する
試してみる
■概要
新しい従業員が入社する際の雇用契約書の作成業務に、手間や時間を要していることはないでしょうか。
freee人事労務の情報を手作業で転記して書類を作成する場合、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員情報が登録されると、Google スプレッドシートを雛形にした雇用契約書が自動で生成されるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・freee人事労務を利用し、雇用契約書の作成を手作業で行っている人事労務担当者の方
・従業員情報の転記ミスを防ぎ、正確な雇用契約書を自動で生成したいと考えている方
・入社手続き全体の効率化を進め、コア業務により集中したいバックオフィス責任者の方
■注意事項
・Google スプレッドシート、freee人事労務とYoomを連携してください。
・「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
ステップ1：freee人事労務とGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
freee人事労務とYoomのマイアプリ登録
マイアプリから「新規接続」を押した後、freee人事労務を検索し、クリックしてください。
以下の画面を下にスクロールし、「許可する」をクリックします。
これでアプリ登録は完了です！
Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
freee人事労務で従業員情報が作成されたら、Google スプレッドシートで雇用契約書を作成する
試してみる
■概要
新しい従業員が入社する際の雇用契約書の作成業務に、手間や時間を要していることはないでしょうか。
freee人事労務の情報を手作業で転記して書類を作成する場合、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員情報が登録されると、Google スプレッドシートを雛形にした雇用契約書が自動で生成されるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・freee人事労務を利用し、雇用契約書の作成を手作業で行っている人事労務担当者の方
・従業員情報の転記ミスを防ぎ、正確な雇用契約書を自動で生成したいと考えている方
・入社手続き全体の効率化を進め、コア業務により集中したいバックオフィス責任者の方
■注意事項
・Google スプレッドシート、freee人事労務とYoomを連携してください。
・「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
ステップ3：freee人事労務のトリガー設定
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここではfreee人事労務で従業員が登録されたらフローボットが起動する設定をしていきましょう。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
- アクション：従業員が登録されたら起動します。
- freee人事労務と連携するアカウント情報：マイアプリ連携したアカウントが記載されています。
Webhookイベントの設定を行います。
詳しくは以下のヘルプページをご参照ください。
freeeでWebhook設定を行う
以下のように、Webhookを設定した後に、テスト用に従業員を登録しました。
Webhookイベントを実行したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
確認し、「完了」をクリックしましょう。
ステップ4：従業員情報を取得
次に2つ目の工程をクリックします。
ここでは、前項で取得した値から、freee人事労務から従業員情報を取得する設定を行いますよ。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックしましょう。
事業所IDを候補から選択しましょう。
従業員IDと対象年と対象月は、それぞれ以下のように取得した値から選択してください。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されますよ。
この時、「←freee人事労務のアウトプットを設定してください」というテキストは削除しましょう。
選択したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、以下のように表示されます。
従業員情報が取得されていますね！
確認し「完了」をクリックしてください。
ステップ5：書類を発行する
次に3つ目の工程をクリックします。
ここでは、前項で取得した値から、Google スプレッドシートで書類を発行する設定を行いますよ！
詳細は📄「書類を発行する」の設定方法 | Yoomヘルプセンターもあわせてご確認ください。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま下の項目を設定しましょう。
以下のように、雛型となるGoogle スプレッドシートを準備します。
スプレッドシートのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDは候補から選択しましょう。
スプレッドシートのファイルIDは、雛型のGoogle スプレッドシートのファイルIDです。
格納先のGoogle DriveフォルダIDは、発行した書類を格納するファイルIDを選択してください。
出力ファイル名は、前項で取得した値から「姓」「名」を選択します。
取得した値を使用することで、ファイル名が固定化されず、フローボットが起動する度に新しい値を反映することができますよ。
設定したら「次へ」をクリックします。
置換対象の文字列と置換後の文字列を設定します。
今回の例では、雛型ファイルの｛従業員氏名｝の文字列が更新されるように設定します。
置換後の文字列には、前項で取得した値から「姓」「名」を選択しましょう。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動する度に新しい値を反映することができます。
テストに成功すると以下のように表示されます。確認し「完了」をクリックしましょう。
格納先のGoogle Driveを確認すると、Google スプレッドシートには会社名と氏名が追加され、PDFが作成されました。
ステップ6（最終）：アプリトリガーをONにする
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
freee人事労務に従業員情報が作成された際に、その情報をもとにGoogle スプレッドシートで雇用契約書を自動で作成する方法は以上です。
Google スプレッドシートを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Google スプレッドシートを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Google スプレッドシートに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
広告レポート、リード情報、経費データなどの自動収集から、AIによる情報要約、DocuSignでの契約書作成、勤怠管理、サポートチケット作成、そして通知までをGoogle スプレッドシートをハブに連携が可能です。
これにより、データ入力と連携にかかる手作業を劇的に削減し、業務のボトルネックを解消します。
Google スプレッドシートが更新されたらDocuSignでテンプレートからエンベロープを作成・送信する
試してみる
Google スプレッドシートが更新されたらDocuSignでテンプレートからエンベロープを作成・送信するフローです。
Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたらHRMOS勤怠も更新する
試してみる
Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されたらHRMOS勤怠も更新するフローです。
Google スプレッドシートに行が追加されたらZendeskにチケットを作成する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートに行が追加されたらZendeskにチケットを作成する」フローは、手動でのチケット作成作業を自動化する業務ワークフローです。
Google スプレッドシートに新しいデータが追加されると、Zendeskでチケットが自動的に作成されます。
このワークフローを使うことで、手間を省き、業務効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートに問い合わせ情報を登録し、その内容に基づいてZendeskでサポートチケットを作成しているチーム
・業務の効率化を進め、作業時間を短縮したいと考えているマネージャーやチームリーダー
・ZendeskとGoogle スプレッドシートを活用しているが、チケット作成の手間を減らしたいと感じている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Meetで会議スペースを作成する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたら、Google Meetで会議スペースを作成するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を更新するたびに、手作業でSlackへ通知をしていませんか？
このような定型的な報告業務は、手間がかかるだけでなく、通知の遅れや漏れといったミスに繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行追加をトリガーとして、指定したSlackチャンネルへ自動でメッセージを送信し、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートでの情報更新を、都度Slackでチームに報告している方
・手作業による通知のタイムラグや、報告漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
・チームや部署内の情報共有プロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Difyで自動要約・追記する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートで行が追加されたら、Difyで自動要約・追記する」ワークフローは、データ入力から要約作成までを自動化し、業務効率を向上させます。
データ管理や報告書作成のプロセスがスムーズになり、チーム全体の生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを日常的に使用しており、データ入力作業を効率化したい方
・Difyを活用して情報の自動要約や追記を行いたいビジネスユーザー
・データ管理や報告書作成に時間を割かれているチームリーダーやプロジェクトマネージャー
・業務ワークフローの自動化を検討している中小企業の経営者
・データの整合性を保ちながら迅速に情報を共有したい事務担当者
■注意事項
・Google スプレッドシート、DifyのそれぞれとYoomを連携してください。
・Difyのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925
Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、Google スプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Meta広告（Facebook）の成果をGoogleスプレッドシートのデータと連携させて分析したい方
・Google スプレッドシートでリード情報を可視化してチームで共有したい方
・Meta広告（Facebook）から獲得したリード情報に対してGoogle スプレッドシートのデータベースで迅速に対応したい方
・Google スプレッドシート上でリードの進捗状況を一元管理したい方
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Meta広告（Facebook）の「リード情報が作成されたら」というトリガーで指定の設問の回答内容を漏れなく取得する方法は下記を参照してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/10329385
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Perplexityで要約し同じ行を更新する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートで行が追加されたら、Perplexityで要約し同じ行を更新する」ワークフローは、データ入力から要約までのプロセスを自動化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを日常的に使用しており、データ入力や管理に時間を取られている方
・大量のデータを効率的に要約し、簡潔に把握したい方
・手動での要約作業に伴うヒューマンエラーを減らしたい担当者
・データの整理を効率化し、業務のスピードを向上させたいチームリーダー
・Google スプレッドシートとPerplexityを組み合わせて、情報管理を最適化したい方
・日々の業務で繰り返し行われる作業を自動化し、クリエイティブな業務に集中したい経営者
■注意事項
・Google スプレッドシート、PerplexityのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
マネーフォワード クラウド経費で経費が申請されたらGoogle スプレッドシートに連携する
試してみる
マネーフォワードクラウド経費で経費が申請されたらGoogleスプレッドシートに申請内容を連携するフローボットです。
毎日Google Adsから前日のレポートを取得してGoogle スプレッドシートに記載する
試してみる
毎日指定の時間に前日のGoogle Adsからレポート情報を取得して、Google スプレッドシートに自動的に記載するフローボットです。
まとめ
雇用契約書の作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた従業員情報の転記作業や書類作成の手間を減らし、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、入社手続きを素早く正確に進められるようになり、採用活動や組織開発といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：freee人事労務以外のツール（SmartHRなど）でも自動化できますか？
A：
はい、SmartHRなどとも連携可能です。
その場合は、トリガーアクションを一旦削除し、「+」からSmartHRを追加後、アプリ連携し、トリガーアクションを再設定してください。
連携できるアプリの詳細は連携可能なアプリからご確認ください。
Q：Google スプレッドシートの代わりにGoogleドキュメントで作成できますか？
A：
はい、可能です。
その場合は、Google スプレッドシートのアクションを削除し、「+」からGoogleドキュメントを追加後アプリ連携して、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを再設定してください。
Q：フローが途中で失敗した場合、どのように対処すればよいですか？
A：
連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばチャットツールなどに自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから再連携を試み、上書きすることで復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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