freee人事労務で従業員情報が作成されたら、Google スプレッドシートで雇用契約書を作成する

■概要

新しい従業員が入社する際の雇用契約書の作成業務に、手間や時間を要していることはないでしょうか。freee人事労務の情報を手作業で転記して書類を作成する場合、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員情報が登録されると、Google スプレッドシートを雛形にした雇用契約書が自動で生成されるため、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• freee人事労務を利用し、雇用契約書の作成を手作業で行っている人事労務担当者の方
• 従業員情報の転記ミスを防ぎ、正確な雇用契約書を自動で生成したいと考えている方
• 入社手続き全体の効率化を進め、コア業務により集中したいバックオフィス責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

• freee人事労務への情報登録を起点に雇用契約書が自動生成されるため、書類作成にかかっていた時間を短縮し、他の重要な業務に注力できます。
• 手作業による情報転記のプロセスがなくなることで、従業員情報の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、freee人事労務とGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員が登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」アクションを設定し、登録された従業員の詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した従業員情報を元に雇用契約書を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 書類を発行するオペレーションでは、雇用契約書の雛形として、あらかじめ用意した任意のGoogle スプレッドシートのファイルを設定できます。
• Google スプレッドシートの雛形に対し、freee人事労務から取得した従業員名や住所といった情報をどのセルに出力するかを自由に指定できます。
• 契約日など、毎回同じ情報を記載する項目については、固定値を設定することも可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、freee人事労務とYoomを連携してください。
• 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。