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「HRMOSに登録された休職者の情報を、別の管理シートに手作業で転記するのが面倒…」
「申請があるたびに手動で更新していると、入力ミスや更新漏れが起きてしまわないか心配…」
このように、人事労務に関する手作業での情報管理に課題を感じていませんか？
もし、HRMOSに登録された休職情報を自動で抽出し、別の管理ツールに集約できる仕組みがあれば、これらの作業から解放され、より重要な人事戦略の立案や従業員サポートといったコア業務に時間を割けるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで設定でき、手間を抑えられます。自動化を導入して作業を楽にしましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHRMOSの休職者情報を自動で取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験できます。
■概要
従業員の休職手続きは、正確な情報管理が求められる重要な業務ですが、手作業での対応は煩雑になりがちではないでしょうか。
特に、HRMOSの情報を別の管理表に転記する作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、HRMOSから特定の社員の休職情報を自動で取得し、Google スプレッドシートへスムーズに連携できます。
手作業によるHRMOSの休職者管理を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・HRMOSで管理している従業員の休職情報を、手作業で別シートに転記している人事・労務担当者の方
・HRMOSとGoogle スプレッドシートで従業員情報を管理しており、休職に関する情報連携を自動化したいマネージャーの方
・休職手続きに関する事務処理を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・HRMOS、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
HRMOSの休職情報をGoogle スプレッドシートに自動記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、定期的にHRMOSから休職情報を取得し、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを解説します。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HRMOS
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
従業員の休職手続きは、正確な情報管理が求められる重要な業務ですが、手作業での対応は煩雑になりがちではないでしょうか。
特に、HRMOSの情報を別の管理表に転記する作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、HRMOSから特定の社員の休職情報を自動で取得し、Google スプレッドシートへスムーズに連携できます。
手作業によるHRMOSの休職者管理を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・HRMOSで管理している従業員の休職情報を、手作業で別シートに転記している人事・労務担当者の方
・HRMOSとGoogle スプレッドシートで従業員情報を管理しており、休職に関する情報連携を自動化したいマネージャーの方
・休職手続きに関する事務処理を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・HRMOS、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
HRMOSの連携
検索ボックスに「HRMOS」と入力してアイコンをクリックします。
注釈に沿って以下の項目を入力しましょう。
以下の表示が出たら「HRMOS」のマイアプリ連携の完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
従業員の休職手続きは、正確な情報管理が求められる重要な業務ですが、手作業での対応は煩雑になりがちではないでしょうか。
特に、HRMOSの情報を別の管理表に転記する作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、HRMOSから特定の社員の休職情報を自動で取得し、Google スプレッドシートへスムーズに連携できます。
手作業によるHRMOSの休職者管理を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・HRMOSで管理している従業員の休職情報を、手作業で別シートに転記している人事・労務担当者の方
・HRMOSとGoogle スプレッドシートで従業員情報を管理しており、休職に関する情報連携を自動化したいマネージャーの方
・休職手続きに関する事務処理を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・HRMOS、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3：Chrome拡張機能トリガーを設定する
今回は、HRMOSの社員詳細ページから休職情報を取り出し、スプレッドシートに記録する流れを作成します。
1つ目のトリガーを選択します。
Chrome拡張機能の導入手順を確認します。
拡張機能をインストールし、HRMOSの社員詳細ページを開いて拡張機能アイコンを押すと起動できます。
HRMOSとの連携を有効にします。
「社員詳細ページから起動」を選び、「次へ」を押します。
HRMOSの社員詳細ページを表示して、社員コードやメールなどを確認します。
このページが起動の対象になります。
起動テスト用に社員詳細ページのURLを入力します。
「テスト」を押して正しく反応するか確認しましょう。
テストの結果、取得できた社員情報が表示されます。
内容を確認し、問題なければ「完了」を押します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：HRMOSで休職情報を取得する
続いて、HRMOSから休職情報を読み取る処理を作成します。
2つ目の休職情報を取得するアクションを選びます。
HRMOSの接続アカウントを選びます。
選択後に「次へ」を押します。
取得条件を設定します。
社員IDは前のトリガーで取れた社員IDを指定します。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
日付は「today_%%Y-%%m-%%d」を選択します。
設定を確認し、「テスト」を押します。
休職期間や内容などの結果が表示されます。
想定どおりなら「完了」を押します。
ステップ5：Google スプレッドシートに記録する
最後に、取得した休職情報をGoogle スプレッドシートへ追加します。
3つ目のアクションを選択します。
アクションを以下の通りか確認し、連携済みのアカウントを指定します。
登録先のシート構成を確認します。
社員ID、社員コード、メール、休職内容、開始日、終了日、備考の列を用意します。
シートID、シートタブ名、範囲を入力します。
入力後に「次へ」を押します。
追加する各項目に、HRMOSで取得した値を割り当てます。
社員ID、社員コード、メール、休職内容、開始日、終了日、備考を設定します。
「テスト」を押して、行が正しく追加されるか確認します。
テスト成功のメッセージを確認します。
問題なければ「完了」を押します。
シートに新しい行が追加されたことを確認します。
各列に期待どおりの値が入っているか見直します。
これで、社員詳細ページから起動して休職情報を自動でスプレッドシートへ記録する一連の設定が完了です。
今後は社員ページから起動するだけで最新の休職データを反映できます。
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がHRMOSの休職情報を自動で取得・活用する方法でした。
HRMOSを使った自動化例
社員情報や職務経歴を取得し、電子契約サービスでNDAを自動作成・送付、ストレージに情報を格納、または業務DBへ情報を自動追加します。
また、外部システムでの社員登録、情報更新、メッセージ送信をトリガーに、人事管理システムへ社員情報を自動で登録・更新します。
入社時の登録・書類手続きを効率化し、人事データの一貫性と正確性を保ちます。
まとめ
HRMOSとGoogle スプレッドシートの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた休職者情報の転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎながら正確な情報を一元管理できます。これにより、人事担当者はルーティンワークから解放され、従業員のサポートや制度設計といった、より付加価値の高いコア業務に集中しやすくなります。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
Q：定期的な自動実行は可能ですか？
A：
この記事のChrome拡張トリガーは手動起動ですが、HRMOSから必要な休職情報を取得できる場合は、Yoomのスケジュールトリガーに置き換えて毎日自動チェックする構成も検討できます。
Q：既存の情報を更新できますか？
A：
はい、できます。
Google スプレッドシート側のオペレーションを「レコードを更新」に変更し、社員IDなどをキーにレコードを特定して、既存行の休職期間や備考を上書き更新できます。
Q：自動処理が失敗したらどうなりますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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