「HubSpotのパイプラインステージを毎回手動で確認してGoogle スプレッドシートに転記するのが面倒…」
「営業チームの進捗を共有したいけど、更新作業が追いつかない…」
日々の業務において、HubSpotのパイプラインステージ情報の管理や共有に関する手作業に時間や手間を取られていませんか？
もし、HubSpotのパイプラインステージ情報を自動で取得し、Google スプレッドシートなどのデータベースに定期的に記録できる仕組みがあればどうでしょう。
日々の定型業務から解放されることで、より戦略的な分析や顧客対応といった業務に集中する時間を創出できるかもしれません！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかからない方法です。
ぜひ自動化を導入して作業をもっとラクにしませんか？
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHubSpotのパイプラインステージ情報を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
HubSpotのパイプラインのステージ情報を取得し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
HubSpotのパイプラインステージ情報を定期的に確認し、管理や分析のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか？ この作業は単純ですが、件数が多くなると時間もかかり、転記ミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、HubSpotのパイプラインステージ取得を自動化できるため、手動でのデータ転記作業をなくし、より正確で効率的なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotのパイプラインステージ情報を手作業で取得・管理している営業担当者の方
- HubSpotのデータをスプレッドシートで分析しており、データ転記を自動化したい方
- 営業プロセスの可視化や改善のため、パイプラインステージの取得を効率化したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotからパイプラインステージの情報を自動で取得し転記するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記によって発生しがちな、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーで「手動で実行」を選択し、任意のタイミングでフローを起動できるよう設定します
- 次に、オペレーションで、HubSpotの「パイプラインのステージ一覧を取得」アクションを設定します
- 次に、取得したステージ一覧のデータそれぞれに処理を行うため、「同じ処理を繰り返す」アクションを設定します
- 最後に、取得したステージ情報を、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで指定のシートに行として追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのアクション設定では、対象とするオブジェクト種別や特定のパイプラインIDを任意で設定してください。
- 繰り返し処理（ループ）機能の設定では、前段のアクションで取得したステージ一覧のデータのうち、個別にGoogle スプレッドシートに記録したい任意の項目を設定してください。
- Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションを設定する際に、出力先となるスプレッドシートIDやシート名などを任意で設定してください。
■注意事項
- HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
HubSpotのパイプラインステージ情報を自動記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、HubSpotのパイプラインのステージ情報を取得し、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- HubSpotとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガーとアクションの設定
- フローをONにし、正常に起動するかを確認
ステップ1：HubSpotとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
HubSpotとYoomの連携方法
HubSpotの連携方法は、以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートとYoomの連携方法
Google スプレッドシートの連携方法は、以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
- 下のバナーの「試してみる」を押す。
- Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。
※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。
HubSpotのパイプラインのステージ情報を取得し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
HubSpotのパイプラインステージ情報を定期的に確認し、管理や分析のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか？ この作業は単純ですが、件数が多くなると時間もかかり、転記ミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、HubSpotのパイプラインステージ取得を自動化できるため、手動でのデータ転記作業をなくし、より正確で効率的なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotのパイプラインステージ情報を手作業で取得・管理している営業担当者の方
- HubSpotのデータをスプレッドシートで分析しており、データ転記を自動化したい方
- 営業プロセスの可視化や改善のため、パイプラインステージの取得を効率化したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotからパイプラインステージの情報を自動で取得し転記するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記によって発生しがちな、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーで「手動で実行」を選択し、任意のタイミングでフローを起動できるよう設定します
- 次に、オペレーションで、HubSpotの「パイプラインのステージ一覧を取得」アクションを設定します
- 次に、取得したステージ一覧のデータそれぞれに処理を行うため、「同じ処理を繰り返す」アクションを設定します
- 最後に、取得したステージ情報を、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで指定のシートに行として追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのアクション設定では、対象とするオブジェクト種別や特定のパイプラインIDを任意で設定してください。
- 繰り返し処理（ループ）機能の設定では、前段のアクションで取得したステージ一覧のデータのうち、個別にGoogle スプレッドシートに記録したい任意の項目を設定してください。
- Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションを設定する際に、出力先となるスプレッドシートIDやシート名などを任意で設定してください。
■注意事項
- HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
テンプレートがフローボット内の「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
ステップ3：トリガーの設定
左側にあるメニューの「フローボット」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は不要です。設定を中断した場合のみ「フローボット」から設定作業を再開してください！）
今回は「手動起動」となっており、HubSpotのパイプラインのステージ情報を確認したい時に手動で起動してください。
詳しくはトリガー機能についてをご確認ください。
ステップ4：HubSpotのパイプラインのステージ一覧取得の設定
「パイプラインのステージ一覧を取得」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
①タイトル：必要に応じて変更可能です。分かりやすい名前に修正してもOKです！
②アクション：デフォルトで「パイプラインのステージ一覧を取得」が選択されているのでそのままで問題ありません！
③HubSpotと連携するアカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが表示されていることを確認しましょう。
「オブジェクト種別」をプルダウンから選択します。
（今回は「取引」を選択したいと思います！）
次に「パイプラインID」を選択します。
入力欄をクリックすると、候補一覧が表示されるのでその中から連携したいIDを選択してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、先ほど指定したIDに合致するHubSpotのデータが「取得した値（※）」の欄に一覧として反映されるので、確認できたら「完了」をクリックしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値になります。
ステップ5：同じ処理を繰り返す設定
「同じ処理を繰り返す」をクリックします。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションは「チームプラン・サクセスプラン」でのみ利用できる機能です。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなるので、ご注意ください。
「チームプラン」や「サクセスプラン」などの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができます。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができるので、ぜひお試しください！
「繰り返し対象の取得した値」を下の画像のように設定します。
繰り返し設定をすることで、HubSpotの一覧データを1件ずつデータを取得できるようになるので、取得したい項目を選んでください！
（「＋取得した値を追加」をクリックすることで取得したい項目を追加できます。）
設定したら「完了」をクリックしましょう。
ステップ6：Google スプレッドシートのレコード追加設定
「レコードを追加する」をクリックします。
まずは連携したいアカウント情報が正しく反映されているかなどを確認しましょう。
次に「データベースの連携」をします。
今回はテスト用に下の画像の通りGoogle スプレッドシートを準備しました！
「スプレッドシートID」から設定していきます。
入力欄をクリックすると、シートの候補一覧が表示されるので連携したいシートを選びます。
同じ要領で「スプレッドシートのタブ名」も候補から選択します。
最後にGoogle スプレッドシートに合わせて「テーブル範囲」を設定してください。
「次へ」をクリックすると「追加するレコードの値」にGoogle スプレッドシートの項目が反映されているのを確認できます。
その項目ごとに「取得した値」を活用して設定していきましょう！
ちなみに「取得した値」を使用せずに手入力でHubSpotのデータを打ち込んでしまうと、フローボットが起動する度に同じ内容が反映されてしまうので注意してください。
【取得した値を埋め込む方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「同じ処理を繰り返す」をクリック
③「ステージIDのループ変数」など埋め込みたい項目を選択
全ての設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功したら、実際にGoogle スプレッドシートを確認します。
データが反映されているのを確認できたらYoomの画面に戻って「完了」をクリックしてください。
※実際のフロー稼働時は取得した分のレコードが、繰り返し処理によって追加されます。
ステップ7：トリガーをONにして動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか動作確認をしましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、HubSpotのパイプラインのステージ情報を取得し、Google スプレッドシートに追加する連携手順になります。
HubSpotを使った自動化例
コンタクトの作成や取引ステージの更新をトリガーに、AIによるメール作成や請求書の自動発行、外部ツールへのIssue作成までを自動化します。
期限間近な見積もりのアラート通知や、複数アプリ間のデータ同期をシームレスに完結。
煩雑な事務作業を最小限に抑え、顧客との関係構築に集中できる環境を実現します。
HubSpotで新規コンタクトが作成されたら、Perplexityでウェルカムメールを作成して送信する
試してみる
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが追加されるたび、手作業でウェルカムメールを作成・送信するのは手間のかかる業務です。このワークフローは、HubSpotへのコンタクト登録をきっかけに、Perplexityが最適なメール文面を自動で生成し、送信までを完結させます。Perplexityを活用した自動化によって、迅速な顧客対応と業務効率化を両立できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotを活用し、新規コンタクトへの手動メール送信を効率化したいと考えている方
- Perplexityを用いた自動化で、顧客対応の質とスピードを向上させたい方
- 定型的なメール作成業務から解放され、より戦略的な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへのコンタクト登録をトリガーにメール送信までが自動化され、これまで手作業でのメール作成に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのメール作成や送信で発生しがちな、送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、PerplexityとHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでPerplexityを選択し、「テキストを生成」アクションでウェルカムメールの文面を作成するよう設定します
- 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、生成されたテキストを本文として送信するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Perplexityでテキストを生成するオペレーションでは、目的に応じて任意のモデル名を設定することが可能です。例えば、最新の情報を反映させたい場合や、より創造的な文章を生成したい場合など、用途に合わせて最適なモデルを選択してください
■注意事項
- HubSpot、PerplexityのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
HubSpotで新しい取引が作成されたら、GitHubにIssueを作成する
試してみる
■概要
HubSpotで新しい取引が作成された際、開発チームへの連携としてGitHubに手動でIssueを作成するのは手間がかかり、転記ミスや対応漏れの原因になりがちではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、HubSpotでの取引作成をトリガーに、GitHubへのIssue作成を自動化できるため、営業と開発の連携をスムーズにし、自動化による効率的なプロジェクト管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとGitHubを連携させ、営業と開発のやり取りを効率化したいと考えている方
- 手作業でのIssue作成に時間がかかり、自動化に関心のあるプロジェクトマネージャーの方
- 取引情報と開発タスクの連携漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotで取引が作成されるとGitHubにIssueが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた情報連携の時間を短縮できます
- 手動での情報転記が不要になることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます
■フローボットの流れ
- はじめに、GitHubとHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」アクションを設定し、トリガーで検知した取引の詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGitHubの「Issueを作成」アクションを設定し、取得した取引情報を基にIssueを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GitHubでIssueを作成するアクションを設定する際に、通知対象としたいオーナー名とリポジトリ名を任意で設定してください。これにより、特定のプロジェクトやチームに関連するIssueを自動で作成できます
■注意事項
- HubSpot、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotで取引が指定ステージに更新されたら、Googleドキュメントで請求書を作成する
試してみる
■概要
HubSpotで取引が指定のステージが更新されるたびに、手作業で請求書を作成する業務は手間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引が特定のステージに更新されたことをきっかけに、取引情報を自動で取得し、Googleドキュメントで請求書を発行できます。手作業で行っていた請求書作成プロセスを自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotをメインのCRMとして利用しており、請求書作成業務を効率化したい営業担当者の方
- Googleドキュメントの雛形を用いて請求書を自動生成し、請求業務から手作業を削減したい方
- 営業プロセスと請求書発行プロセスを連携させ、ヒューマンエラーを防止したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの指定ステージ更新をトリガーに請求書が自動生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- HubSpotから最新の取引情報や商品情報を直接取得して書類を作成するため、金額や宛名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」や「会社情報の取得」などを設定し、請求書作成に必要な情報を集めます。
- 最後に、オペレーションで書類発行機能の「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、請求書作成のきっかけとしたいパイプラインや取引ステージを任意で設定できます。
- 書類発行のオペレーションでは、事前に用意したGoogleドキュメントの雛形に、HubSpotから取得した取引情報や商品情報を変数として埋め込むことが可能です。
- 発行する請求書のファイル名や、保存先のフォルダも自由に設定できます。
■注意事項
- HubSpot、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください。
- HubSpotの「商品項目の詳細情報を取得」アクションのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
HubSpotで取引が成約したら、JustDBで請求番号を自動採番し請求書をメールで送付する
試してみる
■概要
HubSpot上で取引が成約した後の、請求書発行や送付といった一連の業務を手作業で行っていませんか。 特に請求番号の採番や管理には手間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引ステージ更新をきっかけに、JUST.DBでの請求番号の自動採番から、請求書の作成、メール送付までを自動化し、これらの課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとJUST.DBを連携させ、請求番号の採番を自動化したいと考えている方
- 手作業による請求書発行業務の工数を削減し、コア業務に集中したい営業担当者の方
- 請求管理におけるヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を高めたい経理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotで取引が成約すると、JUST.DBでの自動採番や請求書の送付までが実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業による請求番号の二重採番や転記ミス、送付先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpot、JUST.DB、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」と「コンタクトの取得」を設定し、請求書作成に必要な情報を取得します。
- 次に、オペレーションでJUST.DBの「レコードの挿入（採番形式）」を設定し、請求番号を自動で採番します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」を設定し、取得した情報をもとに請求書を作成します。
- 最後に、オペレーションの「メールを送る」で、作成した請求書を添付し、取引先の担当者へ自動でメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、フローボットの起動対象としたい取引のパイプラインやステージを任意で設定できます。
- JUST.DBでレコードを挿入するアクションを設定する際に、採番した請求番号を格納するテーブルを任意で設定してください。
- メールを送るオペレーションでは、送付先の宛先（To, CC, BCC）や件名、本文の内容を任意で設定することが可能です。
■注意事項
- HubSpotとJUST.DB、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotで取引が成立したら、Canvaでダウンロードリンクを取得して通知する
試してみる
■概要
HubSpotで取引が成立した後に、顧客へ送付する関連資料のダウンロードリンクを、Canvaから自動で取得してメール送付する作業に手間を感じていませんか？資料の探し出しやファイル共有のプロセスは、意外と時間を要するものです。
このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引ステージ更新をトリガーとして、あらかじめCanvaで用意しておいた関連デザインのダウンロードリンクを自動で取得し、社内担当者へメールで送付します。手動での資料送付作業を自動化することで、営業活動をよりスムーズに進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotでの取引成立後、Canvaでの資料のダウンロードリンク取得や送付を手作業で行っている営業担当者の方
- 資料の共有プロセスを効率化したいと考えているマーケティングチームの方
- Canvaの自動化に関心があり、顧客への情報提供を迅速化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引更新を起点にCanvaからデザインの共有可能なダウンロードリンクを取得し、メール送信までが自動化され、手作業の時間を削減できます
- 手動での資料探しや送付時に起こりうる、資料の探し出し漏れや送付ミスといったヒューマンエラーを防止します
■フローボットの流れ
- はじめに、CanvaとHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでCanvaの「デザインを検索」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成」アクションを設定し、検索されたデザイン情報から特定のデザイン情報を抽出します
- 次に、オペレーションでCanvaの「デザインをエクスポートするジョブを作成」アクションを設定します
- 続けて、Canvaの「デザインのダウンロードリンクを取得」アクションで、作成されたデザインのリンクを取得します
- 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、取得したダウンロードリンクを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Canvaから取得したダウンロードリンクをメールで送付する際、宛先や本文は前段で取得した情報を使って自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- HubSpot、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
毎日、HubSpotの期限間近な見積もりをSlackで通知する
試してみる
■概要
HubSpotで見積もりを作成しているものの、有効期限の管理が煩雑になっていませんか？毎日手動で期限の近い見積もりを検索し、確認するのは手間がかかるうえ、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にHubSpot内の期限間近な見積もり情報を自動で検索し、Slackへ通知できるため、見積もりの管理業務を効率化し、失注リスクの低減に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで見積もりを作成・管理しており、期限の確認を手作業で行っている営業担当者の方
- チームの見積もり状況を正確に把握し、失注防止の仕組みを構築したい営業マネージャーの方
- 手動での見積もり検索やリマインド業務の工数を削減し、営業活動を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日自動でHubSpot内の見積もりを検索して通知するため、これまで確認作業に費やしていた時間を短縮し、より重要なコア業務に集中できます。
- 手動での確認作業による見落としや、更新対応の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、機会損失のリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとSlackをYoomと連携します。
- トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎日午前9時」など、定期実行したいスケジュールを設定します。
- オペレーションでHubSpotを選択し、「見積もりを検索する」アクションで有効期限が近いものを抽出する条件を設定します
- 次に、オペレーションで「テキスト生成機能」を設定し、取得したデータを整形し、通知文を生成します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成した通知文を送ります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで設定されているSlackへの通知は、投稿先のチャンネルを任意で設定できます。例えば、営業チーム全体のチャンネルを指定して情報共有を促したり、マネージャーのダイレクトメッセージに通知して個別確認を依頼するなど、運用に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- HubSpot、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
指定のスケジュールになったらHubSpotでコンタクトを取得して、Gmailでメールを送信する
試してみる
■概要
定期的なメールマガジンや案内など、メールマーケティングの運用において、都度リストを作成しGmailから手動でメールを送信する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、あらかじめ設定したスケジュールでHubSpotから対象のコンタクトリストを自動で取得し、Gmailでのメール送信を自動化できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで管理するリストをもとに、Gmailで定期的なメールマーケティングを実施している方
- 手作業による一斉メール配信に時間がかかり、自動化したいと考えているマーケティング担当者の方
- HubSpotとGmailを連携させ、メルマガ配信などの業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的にメールが送信されるため、都度リストを作成し手動で配信する手間を省き、時間を有効活用できます。
- HubSpotから直接コンタクト情報を取得するため、宛先リストのコピー＆ペーストによる入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「複数のコンタクトを検索」アクションで配信対象のコンタクト情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したコンタクト宛にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、メールを配信したい日時（毎日、毎週、毎月など）を任意で設定してください。
- HubSpotでコンタクトを検索する際に、特定の条件（プロパティ、リストなど）で対象者を絞り込むための検索フィルタを任意で設定してください。
■注意事項
- HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
FrontでNew Conversation MessageされたらHubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Frontで受信した新規の問い合わせメッセージを、手作業でHubSpotに登録していませんか？この定型的な作業は、対応の遅れや入力ミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Frontでのメッセージ受信をトリガーにAIが内容を解析し、HubSpotへ自動でコンタクトを作成できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Frontで受けた問い合わせ情報をHubSpotへ手作業で登録している方
- 顧客対応の初動を迅速化し、リード管理を効率化したい営業・CS担当者の方
- 手作業によるコンタクト情報の入力ミスや登録漏れをなくしたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Frontに新しいメッセージが届くと、HubSpotに自動でコンタクトが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、FrontとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでFrontを選択し「New Conversation Message」というトリガーアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し「テキストからデータを抽出する」アクションでメッセージ本文から氏名や会社名などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、AIで抽出した情報をマッピングしてコンタクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能で「テキストからデータを抽出する」アクションを設定する際、抽出したい内容に合わせてプロンプト（指示文）を自由に編集してください。
- HubSpotで「コンタクトの作成」アクションを設定する際に、登録したい情報を任意でマッピングできます。
■注意事項
- Front、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Bitrix24で特定条件のNew Dealが作成されたら、HubSpotに取引を作成する
試してみる
■概要
Bitrix24で新しい案件（Deal）が発生した際、HubSpotにも手動で情報を入力するのは手間がかかるのではないでしょうか？
特に、Bitrix24とHubSpotの両方で顧客情報を管理している場合、二重入力の手間や入力ミスが業務のボトルネックになることもあります。
このワークフローを活用すれば、Bitrix24で特定条件のDealが作成されると自動でHubSpotに取引情報が作成されるため、こうした連携課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Bitrix24とHubSpotを併用し、手作業での案件情報登録に課題を感じている方
- HubSpotとBitrix24の連携を自動化して、営業活動の効率を上げたいと考えている方
- 二重入力によるヒューマンエラーを防ぎ、データの整合性を保ちたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Bitrix24でDealが作成されるとHubSpotへ自動で取引が作成されるため、データ転記にかかっていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ入力が不要になることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitrix24とHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBitrix24を選択し、「新しいDealが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「取引の作成」アクションを設定し、Bitrix24から取得した情報を連携します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、特定のパイプラインや担当者など、連携対象としたいDealの条件を任意で設定してください
- HubSpotに取引を作成する際、連携先のパイプラインや取引ステージなどを任意で設定してください
■注意事項
- Bitrix24、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームに回答されたら、HubSpotで見積もりを作成する
試してみる
■概要
フォームからの問い合わせ後、HubSpotで見積もりを手作業で作成する業務に手間を感じていませんか？入力ミスや対応の遅れは、ビジネスチャンスの損失に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングをトリガーに、HubSpotの見積もり作成を自動で行うことが可能です。一連のプロセスを効率化し、迅速かつ正確な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで見積もりを発行しており、このプロセスを自動化したいと考えている営業担当者の方
- フォームからのリードに対し、迅速な見積もり提出で機会損失を防ぎたいと考えている方
- 手作業による見積もり作成の時間を削減し、コア業務に集中したいと考えているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からHubSpotでの見積もり作成までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減し、顧客対応の迅速化に繋がります。
- 手動でのデータ転記や見積もり作成時の入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引を検索」を設定し、フォーム回答された取引名から取引を検索します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」アクションを設定し、取得した取引IDから取引情報を取得します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引の商品項目を取得」アクションを設定し、取得した取引IDから取引商品を取得します
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「見積もりを作成」アクションを設定し、取得した情報を反映させた見積もりを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotの「見積もりテンプレートを検索」アクションでは、フォームの回答内容などに応じた任意のフィルタ条件を設定し、使用するテンプレートを動的に変更することが可能です。
■注意事項
まとめ
いかがでしたか？
HubSpotのパイプラインステージ情報の取得を自動化することで、これまで手作業で行っていた進捗確認やデータ転記の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎながら最新情報の共有を実現できます。
これにより、今まで以上に戦略的な活動に集中できるかもしれません！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Google スプレッドシートへ「追加」ではなく「上書き」もできますか？
A：
はい、上書き保存の自動化を作成することもできます！
今回使用している「レコードを追加」アクションを、「レコードを更新する」に変更してください。
Q：手動起動ではなく「毎日20時」に起動することも可能ですか？
A：
はい、可能です！
「スケジュールトリガー」を活用することで、毎日・毎週・隔週など特定の時間を迎えた際にフローボットを起動させることができるようになります。
詳しくは📅スケジュールトリガーの設定方法をご確認ください。
