「OneDriveで個別に権限設定するのが面倒…」
「設定ミスで情報が漏れたら怖い…」
このように、OneDriveでファイルを共有する際の権限付与作業に手間や煩わしさを感じていませんか？
手作業での設定は時間がかかるだけでなく、設定ミスによる意図しない情報共有のリスクも伴います。
もしOneDriveの特定フォルダにファイルが保存された際、予め設定したルールにもとづき自動でアクセス権限を付与できる仕組みがあればこうした日々の煩わしい作業から解放されるでしょう。
その結果、より創造的なコア業務に集中する貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化フローはノーコードで簡単に設定できます。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
OneDriveのファイルへ権限を付与する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
OneDriveにファイルがアップロードされたら権限を自動で付与し、Outlookで担当者に通知する
試してみる
OneDriveのファイル権限付与と通知を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、
OneDriveにファイルがアップロードされたら権限を自動で付与し、Outlookで担当者に通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：OneDrive／Outlook
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OneDriveとOutlookのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- OneDriveのトリガー・分岐設定・OneDriveとOutlookのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
OneDriveにファイルがアップロードされたら権限を自動で付与し、Outlookで担当者に通知する
試してみる
ステップ1：OneDriveとOutlookのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
OneDrive・Outlook共に以下のナビで解説されている手順で連携可能です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
OneDriveにファイルがアップロードされたら権限を自動で付与し、Outlookで担当者に通知する
試してみる
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：OneDriveのトリガー設定
はじめに、OneDriveの特定フォルダ内にテスト用ファイルを格納しておきましょう。
用意できたらYoomに戻り、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」のまま「次へ」をクリックします。
まず、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、先ほどフォルダを用意したドライブIDを候補から選択しましょう。
最後に、ファイルを格納したフォルダIDを選択してください。
フォルダ名の欄に該当のキーワード(今回でいうと「契約書」)を入力すると、フォルダIDの候補が絞られます。
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：分岐設定
後続の処理に進むかどうか判別する設定をします。「分岐する」をクリック。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみましょう！
まず分岐対象を指定します。
オペレーションは「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」
取得した値は「作成日時」のままで大丈夫です。
次に分岐条件を設定しましょう。
今回は、取得した値(作成日時)が「最終更新日時」の値と等しい場合に次のステップに進むよう設定しています。
つまり、ファイルが新規作成された場合という意味です。
条件は「+ 分岐条件を追加」から最大5個まで設定できます。
設定が完了したら保存してください。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新のファイル情報が反映されます。
ステップ5：OneDriveのアクション設定
トリガーで取得したファイルの閲覧権限を特定のユーザーに付与します。
「フォルダやファイルの権限を付与する」をクリック。
ステップ3と同様、アクションは「フォルダやファイルの権限を付与する」のまま「次へ」をクリックします。
まず、ステップ3と同じドライブIDを候補から選択しましょう。
共有するフォルダまたはファイルのアイテムIDの欄には、OneDriveから取得した「アイテムID」の値が予め設定されているのでそのままで大丈夫です。
そのためこのステップではフォルダ名またはファイル名で絞り込む必要はなく、空欄のままで問題ありません。
次に招待者のメールアドレスの欄に、権限を付与したいユーザーのメールアドレスを入力してください。
また、必要に応じてサインインの有無と共有リンクの通知有無を選択しましょう。
続けて権限を選択してください。
今回は閲覧権限を選択しました。
最後に任意でメッセージを入力し、テストしましょう。
※プルダウンや固定値で設定した項目は、今後このフローで追加されるすべてのファイルに適用されます。
成功したら保存してください。
該当ユーザーに閲覧権限が付与されました！
ステップ6：Outlookのアクション設定
ファイルの閲覧権限が付与された旨をOutlookで通知するので、「メールを送る」をクリック。
※「メールを送る」でできることもご参照ください。
メールの設定に入ります。
まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次にToの欄に、任意のメールアドレスを入力してください。CC・BCCの設定もできます。
続けて件名と本文を入力しましょう。
OneDriveから取得した値や固定の文章を組み合わせて、自由にカスタマイズ可能です。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストしてください。
※「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。
送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。@などが大文字になっていないか確認してみましょう。
それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。
成功したら保存してください。
連携したOutlookアドレスから、OneDriveのファイル閲覧権限付与のお知らせが送信されました！
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、OneDriveにファイルがアップロードされたら権限を自動で付与し、Outlookで担当者に通知する方法でした！
OneDriveを使った自動化例
ファイルのアップロードや更新をトリガーに、データのバックアップや他ツールへの記録を自動化します。
OCRによるPDFからの情報抽出、特定条件に合わせたフォルダの自動生成、さらにチャットツールへの通知までをシームレスに完結。
手動でのファイル整理や転記作業をノーコードで一掃し、重要データの集約と共有を効率化することで、ミスを防ぎチームの生産性を向上させます。
OneDriveでファイルが追加されたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「OneDriveでファイルが追加されたらGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、ファイル管理とデータ整理を効率化する業務ワークフローです。OneDriveに新しいファイルがアップロードされると、自動的にその情報がGoogle スプレッドシートに記録されます。これにより、ファイルの追跡や共有がスムーズになり、手動でのデータ入力の手間を省けます。Google スプレッドシートの自動送信機能を活用して、チーム全体で最新のファイル情報を簡単に共有しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveに大量のファイルを管理しており、手動での追跡に時間を取られている方
・Google スプレッドシートを使ってファイル情報を一元管理したいチームリーダー
・Google スプレッドシートへのデータ入力を自動化し、業務効率を向上させたいIT担当者
・ファイルの追加状況を迅速に共有し、チーム全体の情報共有を円滑にしたい経営者
■注意事項
・OneDrive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した内容をもとに、OneDriveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Outlookで特定のメールを受信するたびに、関連ファイルを格納するためのフォルダをOneDriveに手作業で作成していませんか？定型的な作業でありながら、対応漏れや命名ミスが許されないため、手間がかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、メールの件名などから取得した情報をもとにOneDriveへ自動でフォルダを作成し、ファイル管理に関する手作業を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信したメールに基づき、OneDriveでフォルダを手動作成している方
・特定の顧客やプロジェクトに関するやり取りが多く、ファイル管理を効率化したいと考えている方
・OutlookとOneDriveを連携させ、手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎたい方
■注意事項
・Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Salesforceでステータスが変更されたらファイルをOneDriveに保存する
試してみる
Salesforceでステータスが変更されたらファイルをOneDriveに保存するフローです。
OneDriveにファイルがアップロードされたら、Airtableでレコードを作成する
試してみる
■概要
OneDriveにアップロードしたファイルの情報を、手作業でAirtableに転記する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な業務は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、OneDriveとAirtableを連携させ、ファイルがアップロードされた際に自動でAirtableへレコードを作成できます。面倒な手作業から解放され、ファイル管理とデータ管理をより効率的に行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveでのファイル管理とAirtableでのデータベース管理を連携させたい方
・手作業によるデータ転記の手間をなくし、ファイル管理業務を効率化したいと考えている方
・AirtableとOneDrive間のデータ連携を自動化し、情報共有をスムーズにしたいチームリーダーの方
■注意事項
・OneDrive、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
OneDriveにファイルがアップロードされたら、Google Driveにバックアップする
試してみる
■概要
OneDriveとGoogle Driveの両方を利用していると、ファイルのバックアップや同期作業に手間を感じることはないでしょうか。
手作業によるファイルの移動は時間がかかるだけでなく、コピー漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、指定したGoogle Driveのフォルダへ自動でバックアップが作成されます。
これにより、重要なファイルの二重管理を確実かつ効率的に実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveとGoogle Driveを併用し、手作業でのファイル管理に課題を抱える方
・部署やチーム間で異なるストレージを利用しており、データのバックアップ体制を構築したい方
・重要なファイルのバックアップ漏れを防ぎ、データ保全性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Google Drive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveに格納されたPDFからOCRでメールアドレスを抽出して、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
「OneDriveに格納されたPDFからOCRでメールアドレスを抽出して、Microsoft Excelに追加する」ワークフローを利用すると、PDFから自動でメールアドレスを収集してMicrosoft Excelへ転記できます。
手入力の手間が減るため、作業がシンプルになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveを業務で利用しており、社内外から受け取ったPDFファイルを頻繁に管理している方
・PDF内に記載されているメールアドレスをMicrosoft Excelで管理しているが、手作業での入力や転記に手間を感じている方
・大量のPDFデータからメールアドレスを抜き出して、Microsoft Excel上でスピーディに一括管理したいと考えている方
・情報の正確性を保ちつつ、業務効率化や手入力ミスの削減を目指している方
・日々の業務においてデータ抽出やリスト作成を迅速に行う必要がある方
■注意事項
・OneDrive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
Notionのデータベースにページが作成されたら、OneDriveにフォルダを作成する
試してみる
Notionのデータベースに新しくページが作成されたら、OneDriveにフォルダを作成するフローです。
Trelloでカードが作成されたら、OneDriveでフォルダを作成する
試してみる
■概要
Trelloで新しいタスクが発生した際、関連資料を保管するためにOneDriveで都度フォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。手作業ではフォルダの作成忘れや命名ルールの不徹底も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Trelloでカードを作成するだけでOneDriveに自動でフォルダが作成され、ファイル管理を効率化し、抜け漏れを防ぐことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・TrelloとOneDriveを利用し、タスクとファイル管理の連携を手作業で行っている方
・プロジェクトごとにTrelloのカードと連動したOneDriveのフォルダを自動で作成したい方
・ファイル管理のルールを統一し、チーム全体の業務効率を改善したいと考えている方
■注意事項
・Trello、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
メールで届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
メールで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。
まとめ
OneDriveの権限付与を自動化することで、
これまでファイル共有のたびに手作業で行っていた権限設定の手間を削減し、設定ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより担当者は手動での繰り返し作業から解放され、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整いますね！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ登録フォームから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：OneDrive以外のストレージサービスでも権限付与できますか？
A：
はい、例えばGoogle Driveの権限付与に関するテンプレートもお使いいただけます。
以下のバナーからぜひ試してみましょう！
Google Driveに格納されたファイルの共有権限を自動で変更する
試してみる
■概要
「Google Driveに格納されたファイルの共有権限を自動で変更する」フローは、Google Driveにファイルがアップロードされた際に、ファイル権限を「リンクを知っている全員」に自動で変更する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveのリンク管理に手間を感じているチームリーダーの方
・ファイル共有権限の変更を手動で行っていて、時間がかかっている方
・業務フローを自動化し、ファイル管理の効率や精度を向上させたい方
・権限の設定漏れや設定ミスを防ぎ、スムーズなアクセスを可能にしたい方
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Q：特定のアイテム名や形式のファイルのみ権限付与できますか？
A：
はい、分岐設定をもう一つ追加することで可能です。
「アイテム名が特定のキーワードや拡張子を含む場合」といった条件を設定してください。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため注意しましょう。
Q：通知先をSlackやMicrosoft Teamsに変更することは可能ですか？
A：
はい、可能です。
Outlookのアクションを削除し、代わりにSlackの「チャンネルにメッセージを送る」やMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」などのアクションを追加しましょう。
