「OneDriveで個別に権限設定するのが面倒…」
このように、OneDriveでファイルを共有する際の権限付与作業に手間や煩わしさを感じていませんか？
もしOneDriveの特定フォルダにファイルが保存された際、予め設定したルールにもとづき自動でアクセス権限を付与できる仕組み があればこうした日々の煩わしい作業から解放されるでしょう。
今回ご紹介する自動化フローはノーコードで簡単に設定できます。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ Yoomには
OneDriveのファイルへ権限を付与する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
OneDriveにファイルがアップロードされたら権限を自動で付与し、Outlookで担当者に通知する
試してみる
■概要
OneDriveでファイルを共有する際、都度手作業でアクセス権限を付与するのは手間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、OneDriveの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動で適切な権限を指定の相手へ付与し、その旨をOutlookから関係者に通知する作業を自動化します。手作業によるOneDriveでの権限付与の手間を省き、迅速かつ正確なファイル共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDriveでのファイル共有が多く、手動での権限付与作業に時間を取られている方 チームや部署内でOneDriveを利用しており、権限の付与漏れや設定ミスを防ぎたい方 ファイル共有のプロセスを自動化し、情報伝達のスピードを向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
OneDriveにファイルが追加されると自動で権限付与と通知が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による権限の設定ミスや共有相手の選択間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、セキュリティリスクの軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveとOutlookをYoomと連携します 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションの分岐機能を設定し、新規ファイルの場合のみ後続処理に進むようにします 次に、オペレーションでOneDriveの「フォルダやファイルの権限を付与する」アクションを設定します 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、権限を付与した旨を担当者に通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
OneDriveでは、検知対象のフォルダや権限を付与する対象者のメールアドレスを任意で設定できます。また、権限の種類などを運用に合わせて自由にカスタマイズ可能です。 Outlookでのメール送信オペレーションでは、件名や本文に固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込むことが可能です。これにより、どのファイルに権限が付与されたかが一目でわかる通知メールを作成できます。 ■注意事項
OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
OneDriveのファイル権限付与と通知を自動化するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、
OneDriveにファイルがアップロードされたら権限を自動で付与し、Outlookで担当者に通知する フローを解説していきます！登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：OneDrive Outlook
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
OneDriveとOutlookのマイアプリ連携 テンプレートをコピー OneDriveのトリガー・分岐設定・OneDriveとOutlookのアクション設定 トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
OneDriveにファイルがアップロードされたら権限を自動で付与し、Outlookで担当者に通知する
試してみる
■概要
OneDriveでファイルを共有する際、都度手作業でアクセス権限を付与するのは手間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、OneDriveの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動で適切な権限を指定の相手へ付与し、その旨をOutlookから関係者に通知する作業を自動化します。手作業によるOneDriveでの権限付与の手間を省き、迅速かつ正確なファイル共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDriveでのファイル共有が多く、手動での権限付与作業に時間を取られている方 チームや部署内でOneDriveを利用しており、権限の付与漏れや設定ミスを防ぎたい方 ファイル共有のプロセスを自動化し、情報伝達のスピードを向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
OneDriveにファイルが追加されると自動で権限付与と通知が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による権限の設定ミスや共有相手の選択間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、セキュリティリスクの軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveとOutlookをYoomと連携します 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションの分岐機能を設定し、新規ファイルの場合のみ後続処理に進むようにします 次に、オペレーションでOneDriveの「フォルダやファイルの権限を付与する」アクションを設定します 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、権限を付与した旨を担当者に通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
OneDriveでは、検知対象のフォルダや権限を付与する対象者のメールアドレスを任意で設定できます。また、権限の種類などを運用に合わせて自由にカスタマイズ可能です。 Outlookでのメール送信オペレーションでは、件名や本文に固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込むことが可能です。これにより、どのファイルに権限が付与されたかが一目でわかる通知メールを作成できます。 ■注意事項
OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
ステップ1：OneDriveとOutlookのマイアプリ連携 ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
OneDrive・Outlook共に以下のナビで解説されている手順で連携可能です。
ステップ2：テンプレートをコピー Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
OneDriveにファイルがアップロードされたら権限を自動で付与し、Outlookで担当者に通知する
試してみる
■概要
OneDriveでファイルを共有する際、都度手作業でアクセス権限を付与するのは手間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、OneDriveの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動で適切な権限を指定の相手へ付与し、その旨をOutlookから関係者に通知する作業を自動化します。手作業によるOneDriveでの権限付与の手間を省き、迅速かつ正確なファイル共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDriveでのファイル共有が多く、手動での権限付与作業に時間を取られている方 チームや部署内でOneDriveを利用しており、権限の付与漏れや設定ミスを防ぎたい方 ファイル共有のプロセスを自動化し、情報伝達のスピードを向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
OneDriveにファイルが追加されると自動で権限付与と通知が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による権限の設定ミスや共有相手の選択間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、セキュリティリスクの軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveとOutlookをYoomと連携します 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションの分岐機能を設定し、新規ファイルの場合のみ後続処理に進むようにします 次に、オペレーションでOneDriveの「フォルダやファイルの権限を付与する」アクションを設定します 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、権限を付与した旨を担当者に通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
OneDriveでは、検知対象のフォルダや権限を付与する対象者のメールアドレスを任意で設定できます。また、権限の種類などを運用に合わせて自由にカスタマイズ可能です。 Outlookでのメール送信オペレーションでは、件名や本文に固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込むことが可能です。これにより、どのファイルに権限が付与されたかが一目でわかる通知メールを作成できます。 ■注意事項
OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：OneDriveのトリガー設定 はじめに、OneDriveの特定フォルダ内にテスト用ファイルを格納しておきましょう。
タイトル と連携するアカウント情報 を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」のまま「次へ」をクリックします。
トリガーの起動間隔 をプルダウンから選択してください。ご利用プラン
ドライブID を候補から選択しましょう。
フォルダID を選択してください。フォルダ名 の欄に該当のキーワード(今回でいうと「契約書」)を入力すると、フォルダIDの候補が絞られます。
取得した値
ステップ4：分岐設定 後続の処理に進むかどうか判別する設定をします。「分岐する」をクリック。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン フリープラン
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみましょう！
オペレーション は「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」取得した値 は「作成日時」のままで大丈夫です。
取得した値 (作成日時)が「最終更新日時」の値と等しい場合に次のステップに進むよう設定しています。ファイルが新規作成された場合 という意味です。
ステップ5：OneDriveのアクション設定 トリガーで取得したファイルの閲覧権限を特定のユーザーに付与します。
「フォルダやファイルの権限を付与する」をクリック。
ドライブID を候補から選択しましょう。
共有するフォルダまたはファイルのアイテムID の欄には、OneDriveから取得した「アイテムID」の値が予め設定されているのでそのままで大丈夫です。フォルダ名またはファイル名 で絞り込む必要はなく、空欄のままで問題ありません。
招待者のメールアドレス の欄に、権限を付与したいユーザーのメールアドレスを入力してください。サインインの有無 と共有リンクの通知有無 を選択しましょう。
権限 を選択してください。
メッセージ を入力し、テストしましょう。
ステップ6：Outlookのアクション設定 ファイルの閲覧権限が付与された旨をOutlookで通知するので、「メールを送る」をクリック。
※「メールを送る」でできること
連携するアカウント が正しいか確認しましょう。
To の欄に、任意のメールアドレスを入力してください。CC ・BCC の設定もできます。
件名 と本文 を入力しましょう。
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了 最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
OneDriveにファイルがアップロードされたら権限を自動で付与し、Outlookで担当者に通知する方法 でした！
OneDriveを使った自動化例 ファイルのアップロードや更新をトリガーに、データのバックアップや他ツールへの記録を自動化します。
OneDriveでファイルが追加されたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
OneDriveに新しいファイルが追加されるたびに、管理用のGoogle スプレッドシートへファイル情報を手作業で入力していませんか？この作業は件数が増えるほど手間がかかり、入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルが追加されると、その情報を自動でGoogle スプレッドシートの行に記録し、ファイル管理に関する課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDriveとGoogle スプレッドシートを活用してファイル管理を行っている方 手作業によるファイル情報の転記に手間や時間的な課題を感じている担当者の方 ファイル管理のプロセスを自動化し、チーム全体の業務効率化を目指す方 ■このテンプレートを使うメリット
OneDriveへのファイル追加をきっかけに、Google スプレッドシートへ自動で情報が記録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力漏れや記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、指定のスプレッドシートにファイル情報を記録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートへ追加するレコードは、任意の値にカスタマイズすることが可能です。 トリガーで取得したファイル名や作成日時、ファイルのURLといった情報を変数として設定し、スプレッドシートの各列に自動で記録するよう設定できます。 ■注意事項
OneDrive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 「分岐する」オペレーションはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した内容をもとに、OneDriveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Outlookで特定のメールを受信するたびに、関連ファイルを格納するためのフォルダをOneDriveに手作業で作成していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信したメールに基づき、OneDriveでフォルダを手動作成している方 特定の顧客やプロジェクトに関するやり取りが多く、ファイル管理を効率化したいと考えている方 OutlookとOneDriveを連携させ、手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信を起点に、フォルダ作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することが可能です 手作業によるフォルダ名の入力間違いや作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、メールの件名などからフォルダ名として利用したいテキストを抽出します 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、抽出したテキストをフォルダ名として指定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象としたい場合に、任意のフォルダIDを設定することが可能です OneDriveでフォルダを作成するアクションでは、任意のドライブIDや親フォルダのアイテムID、親フォルダ名を指定し、フォルダの作成場所を任意で設定できます
■注意事項
Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Salesforceでステータスが変更されたらファイルをOneDriveに保存する
試してみる
■概要
Salesforceでステータスが変更されたらファイルをOneDriveに保存するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceで案件や顧客情報を管理している方
・Salesforceのレコードのステータス変更に応じて関連ファイルを自動的にOneDriveに保存したい方
・契約書、見積書、提案書などステータス変更に伴って発生するファイルを整理して管理したい方
・手作業でのファイル保存の手間を省いて業務効率を向上させたい方
2.Salesforceの情報を活用して業務を進める方
・ステータス変更をトリガーに関連ファイルを自動的にOneDriveに保存することにより必要なファイルをすぐに探し出せるようにしたい方
・Salesforceの情報を他のシステムと連携させてファイル管理を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceは顧客管理に非常に強力なツールですが、関連ファイルの保存場所が分散していると情報共有や検索に手間がかかってしまうことがあり業務効率が低下する可能性があります。
このフローを導入することで、Salesforceでステータスが変更されたると関連ファイルが自動的にOneDriveに保存され、ファイルをクラウド上で一元管理できるようになり、チームメンバー全員が同じ情報にアクセスできるようになります。また、OneDriveの強力な検索機能やバージョン管理機能を活用することで、必要なファイルを素早く見つけ出して常に最新のファイルで作業することができます。
■注意事項
・Salesforce、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
OneDriveにファイルがアップロードされたら、Airtableでレコードを作成する
試してみる
■概要
OneDriveにアップロードしたファイルの情報を、手作業でAirtableに転記する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な業務は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDriveでのファイル管理とAirtableでのデータベース管理を連携させたい方 手作業によるデータ転記の手間をなくし、ファイル管理業務を効率化したいと考えている方 AirtableとOneDrive間のデータ連携を自動化し、情報共有をスムーズにしたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
OneDriveにファイルが追加されると自動でAirtableにレコードが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による転記が不要になることで、入力情報の誤りや記録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveとAirtableをYoomと連携します。 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ファイルの場合のみ後続の処理を実行するようにします。 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したファイル情報などを基にレコードを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OneDriveのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダを任意で設定することが可能です。 Airtableにレコードを作成する際、対象のテーブルを任意で選択できます。また、各フィールドには固定値を入力するだけでなく、前段のトリガーで取得したファイル名などの動的な情報を変数として埋め込むことも可能です。 ■注意事項
OneDrive、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
OneDriveにファイルがアップロードされたら、Google Driveにバックアップする
試してみる
■概要
OneDriveとGoogle Driveの両方を利用していると、ファイルのバックアップや同期作業に手間を感じることはないでしょうか。手作業によるファイルの移動は時間がかかるだけでなく、コピー漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、指定したGoogle Driveのフォルダへ自動でバックアップが作成されます。これにより、重要なファイルの二重管理を確実かつ効率的に実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDriveとGoogle Driveを併用し、手作業でのファイル管理に課題を抱える方 部署やチーム間で異なるストレージを利用しており、データのバックアップ体制を構築したい方 重要なファイルのバックアップ漏れを防ぎ、データ保全性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
OneDriveにファイルをアップロードするだけでGoogle Driveへのバックアップが自動で完了するため、手作業の時間を削減できます 手作業によるファイルのコピー漏れや上書きミスといったヒューマンエラーを防ぎ、バックアップの確実性を高めることに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが新規作成された場合のみ後続の処理に進むよう設定します 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをバックアップ先のフォルダにアップロードします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OneDriveのトリガー設定では、バックアップの起点としたいフォルダを任意で指定してください Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名に固定の値を設定したり、前段のトリガーで取得した情報を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です ■注意事項
Google Drive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveに格納されたPDFからOCRでメールアドレスを抽出して、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
OneDriveに保存された請求書や名刺などのPDFファイルから、メールアドレスを手作業で一つひとつコピーし、Microsoft Excelに転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにPDFファイルが格納されると、OCR機能が自動でメールアドレスなどの情報を読み取り、Microsoft Excelのシートにデータを追加するため、こうした定型業務を効率化し、入力ミスを防ぐことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDrive上のPDFからMicrosoft Excelへのデータ転記に手間を感じている方 OCR機能を活用して、紙やPDF書類のデータ化を自動化したいと考えている業務担当者の方 手作業による転記ミスをなくし、顧客情報などのデータ精度を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFを開いて内容を確認し、転記する一連の手作業が自動化されるため、データ入力に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるので、メールアドレスの入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの作成か更新かで後続の操作を行う条件を指定します。 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 続いて、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションで、抽出したメールアドレスなどの情報を指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OneDriveのトリガー設定では、ファイルを監視する対象のフォルダを任意で指定できます。 OCR機能では、メールアドレス以外にも、PDFファイルから抽出したい項目を自由に設定することが可能です。 Microsoft Excelへの追加アクションでは、任意のファイルやシートを指定し、どの列にどの抽出データを変数として記録するかを柔軟に設定できます。 ■注意事項
OneDrive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
Notionのデータベースにページが作成されたら、OneDriveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Notionのデータベースに新しくページが作成されたら、OneDriveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクトやデータ管理を頻繁に行う必要がある方
プロジェクトマネージャーやチームリーダー データ管理担当者や事務職員 ビジネスアナリストや業務効率化を目指す経営者 2.手動でのフォルダ作成作業を減らし、自動化したいと考えている方
業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者 プロジェクトデータを効率的に整理・保管したい担当者 3.NotionとOneDriveを日常的に活用している方
Notionを使用してプロジェクト管理やデータベースを運用しているユーザー OneDriveを活用してデータの保存や共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・NotionとOneDriveの統合により、データが一元管理されます。
・関連する情報が簡単にアクセスできるようになり、業務プロセスの透明性が向上します。
・データの整理や構造化が容易になり、情報の見落としや混乱を防ぐことができます。
■注意事項
・Notion、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。
Trelloでカードが作成されたら、OneDriveでフォルダを作成する
試してみる
■概要
Trelloで新しいタスクが発生した際、関連資料を保管するためにOneDriveで都度フォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。手作業ではフォルダの作成忘れや命名ルールの不徹底も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Trelloでカードを作成するだけでOneDriveに自動でフォルダが作成され、ファイル管理を効率化し、抜け漏れを防ぐことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
TrelloとOneDriveを利用し、タスクとファイル管理の連携を手作業で行っている方 プロジェクトごとにTrelloのカードと連動したOneDriveのフォルダを自動で作成したい方 ファイル管理のルールを統一し、チーム全体の業務効率を改善したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Trelloでのカード作成をトリガーにOneDriveへ自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の精度を高めることに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、TrelloとOneDriveをYoomと連携します 次に、トリガーでTrelloを選択し、「カードが新たに作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Trelloのトリガー設定では、自動化の対象としたいボードを任意で設定してください OneDriveでフォルダを作成するアクションでは、保存先の親フォルダを任意で指定できます。また、作成するフォルダ名は固定値のほか、Trelloのカード名などを変数として設定することも可能です ■注意事項
Trello、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
メールで届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
メールで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.メールでのファイル受信を頻繁に行う企業やチーム
顧客やクライアントからのファイルがメールで届くことが多い業務担当者 メールで受信したファイルを効率的に管理したい企業の管理者 2.OneDriveを利用している企業やチーム
OneDriveを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者 ファイルの一元管理やアクセス権限の管理を重要視している企業 3.Microsoft Teamsを利用している企業やチーム
Microsoft Teamsを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業 4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
手動でのファイル管理や通知作業の手間を省きたいIT担当者 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したい業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのファイルのアップロードや通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・ファイルが安全にOneDriveに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、ファイル管理や情報共有がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・OneDrive、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ OneDriveの権限付与を自動化することで、
これまでファイル共有のたびに手作業で行っていた権限設定の手間を削減し、設定ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。 これにより担当者は手動での繰り返し作業から解放され、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整いますね！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。登録フォーム
よくあるご質問
Q：OneDrive以外のストレージサービスでも権限付与できますか？
A：
はい、例えばGoogle Driveの権限付与に関するテンプレートもお使いいただけます。
Google Driveに格納されたファイルの共有権限を自動で変更する
試してみる
■概要
Google Driveでファイルを共有する際、一つひとつ手作業で共有権限を変更するのは手間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、定型的な共有作業が多い場合、この繰り返し作業が業務の負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに格納されたファイルの共有権限の変更を自動化でき、手作業による手間や設定ミスといった課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで、特定のファイルの共有権限を手作業で変更している方 ファイルの共有設定ミスによる、情報漏洩などのリスクを未然に防ぎたい方 定型的なファイル共有業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
手動で行っていたGoogle Driveのファイル共有権限の変更作業が自動化されるため、これまで費やしていた時間を短縮することができます。 手作業による権限の設定ミスを防ぎ、意図しない相手への情報共有といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダにファイルが作成されたら」など、フローボットを起動するきっかけとなるアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルの共有権限を変更する」アクションを設定します。トリガーで取得したファイルIDを指定し、変更したい共有権限の内容（閲覧者、編集者など）を設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのオペレーション設定では、変更後のファイル権限（閲覧者、編集者など）や共有範囲を任意で設定してください。 権限変更の対象となるファイルは、トリガーの設定などで柔軟に指定することが可能です。特定のフォルダを監視したり、ファイル名で絞り込んだりして設定してください。 ■注意事項
Google DriveとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Q：特定のアイテム名や形式のファイルのみ権限付与できますか？
A：
はい、分岐設定をもう一つ追加することで可能です。
Q：通知先をSlackやMicrosoft Teamsに変更することは可能ですか？
A：
はい、可能です。
