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【簡単設定】OneDriveにアップロードされたファイルへ自動で権限付与する方法
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2026-01-30

【簡単設定】OneDriveにアップロードされたファイルへ自動で権限付与する方法

Hinata Fukasawa
Hinata Fukasawa

「OneDriveで個別に権限設定するのが面倒…」
「設定ミスで情報が漏れたら怖い…」

このように、OneDriveでファイルを共有する際の権限付与作業に手間や煩わしさを感じていませんか？
手作業での設定は時間がかかるだけでなく、設定ミスによる意図しない情報共有のリスクも伴います。

もしOneDriveの特定フォルダにファイルが保存された際、予め設定したルールにもとづき自動でアクセス権限を付与できる仕組みがあればこうした日々の煩わしい作業から解放されるでしょう。
その結果、より創造的なコア業務に集中する貴重な時間を確保できます！

今回ご紹介する自動化フローはノーコードで簡単に設定できます。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはOneDriveのファイルへ権限を付与する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！

OneDriveにファイルがアップロードされたら権限を自動で付与し、Outlookで担当者に通知する
試してみる
■概要
OneDriveでファイルを共有する際、都度手作業でアクセス権限を付与するのは手間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、OneDriveの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動で適切な権限を指定の相手へ付与し、その旨をOutlookから関係者に通知する作業を自動化します。手作業によるOneDriveでの権限付与の手間を省き、迅速かつ正確なファイル共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
  • OneDriveでのファイル共有が多く、手動での権限付与作業に時間を取られている方
  • チームや部署内でOneDriveを利用しており、権限の付与漏れや設定ミスを防ぎたい方
  • ファイル共有のプロセスを自動化し、情報伝達のスピードを向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
  • OneDriveにファイルが追加されると自動で権限付与と通知が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業による権限の設定ミスや共有相手の選択間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、セキュリティリスクの軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
  1. はじめに、OneDriveとOutlookをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成されたら」というアクションを設定します
  3. 次に、オペレーションの分岐機能を設定し、新規ファイルの場合のみ後続処理に進むようにします
  4. 次に、オペレーションでOneDriveの「フォルダやファイルの権限を付与する」アクションを設定します
  5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、権限を付与した旨を担当者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
  • OneDriveでは、検知対象のフォルダや権限を付与する対象者のメールアドレスを任意で設定できます。また、権限の種類などを運用に合わせて自由にカスタマイズ可能です。
  • Outlookでのメール送信オペレーションでは、件名や本文に固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込むことが可能です。これにより、どのファイルに権限が付与されたかが一目でわかる通知メールを作成できます。
■注意事項
  • OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
  • アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
詳細を見る 試してみる

OneDriveのファイル権限付与と通知を自動化するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、

OneDriveにファイルがアップロードされたら権限を自動で付与し、Outlookで担当者に通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：OneDrive／Outlook

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

  • OneDriveとOutlookのマイアプリ連携
  • テンプレートをコピー
  • OneDriveのトリガー・分岐設定・OneDriveとOutlookのアクション設定
  • トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

OneDriveにファイルがアップロードされたら権限を自動で付与し、Outlookで担当者に通知する
試してみる
■概要
OneDriveでファイルを共有する際、都度手作業でアクセス権限を付与するのは手間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、OneDriveの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動で適切な権限を指定の相手へ付与し、その旨をOutlookから関係者に通知する作業を自動化します。手作業によるOneDriveでの権限付与の手間を省き、迅速かつ正確なファイル共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
  • OneDriveでのファイル共有が多く、手動での権限付与作業に時間を取られている方
  • チームや部署内でOneDriveを利用しており、権限の付与漏れや設定ミスを防ぎたい方
  • ファイル共有のプロセスを自動化し、情報伝達のスピードを向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
  • OneDriveにファイルが追加されると自動で権限付与と通知が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業による権限の設定ミスや共有相手の選択間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、セキュリティリスクの軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
  1. はじめに、OneDriveとOutlookをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成されたら」というアクションを設定します
  3. 次に、オペレーションの分岐機能を設定し、新規ファイルの場合のみ後続処理に進むようにします
  4. 次に、オペレーションでOneDriveの「フォルダやファイルの権限を付与する」アクションを設定します
  5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、権限を付与した旨を担当者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
  • OneDriveでは、検知対象のフォルダや権限を付与する対象者のメールアドレスを任意で設定できます。また、権限の種類などを運用に合わせて自由にカスタマイズ可能です。
  • Outlookでのメール送信オペレーションでは、件名や本文に固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込むことが可能です。これにより、どのファイルに権限が付与されたかが一目でわかる通知メールを作成できます。
■注意事項
  • OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
  • アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
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ステップ1：OneDriveとOutlookのマイアプリ連携

ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。

OneDrive・Outlook共に以下のナビで解説されている手順で連携可能です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

ステップ2：テンプレートをコピー

Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

OneDriveにファイルがアップロードされたら権限を自動で付与し、Outlookで担当者に通知する
試してみる
■概要
OneDriveでファイルを共有する際、都度手作業でアクセス権限を付与するのは手間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、OneDriveの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動で適切な権限を指定の相手へ付与し、その旨をOutlookから関係者に通知する作業を自動化します。手作業によるOneDriveでの権限付与の手間を省き、迅速かつ正確なファイル共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
  • OneDriveでのファイル共有が多く、手動での権限付与作業に時間を取られている方
  • チームや部署内でOneDriveを利用しており、権限の付与漏れや設定ミスを防ぎたい方
  • ファイル共有のプロセスを自動化し、情報伝達のスピードを向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
  • OneDriveにファイルが追加されると自動で権限付与と通知が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業による権限の設定ミスや共有相手の選択間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、セキュリティリスクの軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
  1. はじめに、OneDriveとOutlookをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成されたら」というアクションを設定します
  3. 次に、オペレーションの分岐機能を設定し、新規ファイルの場合のみ後続処理に進むようにします
  4. 次に、オペレーションでOneDriveの「フォルダやファイルの権限を付与する」アクションを設定します
  5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、権限を付与した旨を担当者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
  • OneDriveでは、検知対象のフォルダや権限を付与する対象者のメールアドレスを任意で設定できます。また、権限の種類などを運用に合わせて自由にカスタマイズ可能です。
  • Outlookでのメール送信オペレーションでは、件名や本文に固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込むことが可能です。これにより、どのファイルに権限が付与されたかが一目でわかる通知メールを作成できます。
■注意事項
  • OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
  • アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
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「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

ステップ3：OneDriveのトリガー設定

はじめに、OneDriveの特定フォルダ内にテスト用ファイルを格納しておきましょう。

用意できたらYoomに戻り、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」のまま「次へ」をクリックします。

まず、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、先ほどフォルダを用意したドライブIDを候補から選択しましょう。
最後に、ファイルを格納したフォルダIDを選択してください。
フォルダ名の欄に該当のキーワード(今回でいうと「契約書」)を入力すると、フォルダIDの候補が絞られます。
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。