Google Driveに格納されたファイルの共有権限を自動で変更する

■概要

Google Driveでファイルを共有する際、一つひとつ手作業で共有権限を変更するのは手間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、定型的な共有作業が多い場合、この繰り返し作業が業務の負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに格納されたファイルの共有権限の変更を自動化でき、手作業による手間や設定ミスといった課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveで、特定のファイルの共有権限を手作業で変更している方
• ファイルの共有設定ミスによる、情報漏洩などのリスクを未然に防ぎたい方
• 定型的なファイル共有業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 手動で行っていたGoogle Driveのファイル共有権限の変更作業が自動化されるため、これまで費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による権限の設定ミスを防ぎ、意図しない相手への情報共有といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダにファイルが作成されたら」など、フローボットを起動するきっかけとなるアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルの共有権限を変更する」アクションを設定します。トリガーで取得したファイルIDを指定し、変更したい共有権限の内容（閲覧者、編集者など）を設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのオペレーション設定では、変更後のファイル権限（閲覧者、編集者など）や共有範囲を任意で設定してください。
• 権限変更の対象となるファイルは、トリガーの設定などで柔軟に指定することが可能です。特定のフォルダを監視したり、ファイル名で絞り込んだりして設定してください。

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。