Zoomミーティング終了後レコーディング情報を取得し、boxに連携しフォルダを作成・アップロードしてメールを送付する
Zoomミーティング終了後レコーディング情報を取得し、boxに連携しフォルダを作成・アップロードしてメールを送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Zoom
と
Box
を自動連携できます。
■概要
Zoomミーティング後の録画ファイルの共有を手作業で行い、手間を感じていませんか？録画データをダウンロードしてboxにアップロードし、関係者へメールで通知する一連の作業は、時間もかかり共有漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、boxへのフォルダ作成とレコーディングファイルのアップロード、そして関係者へのメール通知までを自動で完結させることができ、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomとboxを使い、ミーティング録画の共有を手作業で行っている方
- 録画ファイルの共有漏れやアップロードミスを防ぎ、業務を効率化したい方
- ミーティング内容の共有プロセスを自動化し、チームの連携を強化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティング終了後の一連のファイル共有作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル操作やメール通知による、アップロード先の誤りや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとboxをYoomと連携します。
- トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」し、続けて「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」するアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、録画ファイルを格納するフォルダを新規で作成します。
- 次に、boxの「ファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードした録画ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションで、関係者へファイル共有の通知メールを送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、特定のミーティングIDを任意で設定し、特定のミーティングが終了した時のみワークフローを起動させることが可能です。
- boxでフォルダを作成する際に、ミーティング名や日付などの任意のフォルダ名を設定したり、ファイルを保存する親フォルダのコンテンツIDを指定したりできます。
- 通知メールの宛先は任意で設定でき、本文にはミーティング名や録画ファイルのURLなど、前のステップで取得した情報を変数として差し込むことも可能です。
■注意事項
- Zoom、boxそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoom의 有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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