Google DriveにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
「Google DriveにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納する」ワークフローは、クラウド間のファイル管理を自動化し、業務効率を高める業務ワークフローです。
このフローを活用することでファイルが自動的にSharePointに格納されるため、常に最新のファイルを共有・管理することが可能になります。これにより、チーム全体の作業がスムーズに進行します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとMicrosoft SharePointを併用しているビジネスユーザー
・クラウドストレージ間のファイル管理に手間を感じているIT担当者
・ファイルの自動同期や最新状態の維持を目指すチームリーダー
・SharePointの自動更新を活用して業務効率化を図りたい方
・定期的に大量のファイルを共有する必要があるプロジェクトマネージャー
■注意事項
・Google Drive、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
「Google DriveとMicrosoft SharePoint、両方使っているけどファイルの管理が大変…」
「Google Driveにアップロードしたファイルを、毎回手作業でSharePointにも移していて手間がかかる…」
このように、複数のクラウドストレージ間でのファイル連携に、非効率さや煩わしさを感じていませんか？
もし、Google Driveにファイルが追加されたら、自動的にMicrosoft SharePointにも同じファイルが格納される仕組みがあれば、こうした二重管理の手間やアップロード漏れといったミスから解放されます！
そして、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことが可能です。
今回ご紹介するノーコードでの簡単な自動化設定を導入して、日々のファイル管理業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle DriveとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google DriveにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納する
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■概要
「Google DriveにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納する」ワークフローは、クラウド間のファイル管理を自動化し、業務効率を高める業務ワークフローです。
このフローを活用することでファイルが自動的にSharePointに格納されるため、常に最新のファイルを共有・管理することが可能になります。これにより、チーム全体の作業がスムーズに進行します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとMicrosoft SharePointを併用しているビジネスユーザー
・クラウドストレージ間のファイル管理に手間を感じているIT担当者
・ファイルの自動同期や最新状態の維持を目指すチームリーダー
・SharePointの自動更新を活用して業務効率化を図りたい方
・定期的に大量のファイルを共有する必要があるプロジェクトマネージャー
■注意事項
・Google Drive、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Google DriveとMicrosoft SharePointを連携してできること
Google DriveとMicrosoft SharePointのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイル転送や同期作業を自動化し、業務効率の向上に繋がります。
Yoomでは、具体的な自動化テンプレートを多数用意しており、アカウント登録後すぐに試すことができるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google DriveにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納する
Google Driveの特定のフォルダにファイルが追加されるたびに、手動でMicrosoft SharePointの対応するフォルダへアップロードし直す作業は、時間がかかるだけでなく、アップロード漏れやバージョンの不一致といったミスの原因にもなりがちです。
この連携を自動化することでファイル管理の手間を排除し、両方のストレージ間で情報を同期させることができます。
Google DriveにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納する
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■概要
「Google DriveにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納する」ワークフローは、クラウド間のファイル管理を自動化し、業務効率を高める業務ワークフローです。
このフローを活用することでファイルが自動的にSharePointに格納されるため、常に最新のファイルを共有・管理することが可能になります。これにより、チーム全体の作業がスムーズに進行します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとMicrosoft SharePointを併用しているビジネスユーザー
・クラウドストレージ間のファイル管理に手間を感じているIT担当者
・ファイルの自動同期や最新状態の維持を目指すチームリーダー
・SharePointの自動更新を活用して業務効率化を図りたい方
・定期的に大量のファイルを共有する必要があるプロジェクトマネージャー
■注意事項
・Google Drive、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Google Driveに特定のファイルがアップロードされたら、Microsoft SharePointに格納する
全てのファイルを同期するのではなく、「請求書」や「レポート」といった特定のキーワードを含むファイル名や、特定のフォルダにアップロードされたファイルだけをMicrosoft SharePointに連携したい場合、手作業での選別とアップロードは面倒です。
この連携は条件分岐を用いることで、必要なファイルのみを自動で選別してMicrosoft SharePointに格納できるため、ストレージの効率的な利用と整理されたファイル管理を実現したいときにおすすめです。
Google Driveに特定のファイルがアップロードされたら、Microsoft SharePointに格納する
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■概要
Google DriveとMicrosoft SharePointを併用しているものの、ファイルを手作業で移行しており、手間や時間がかかっていると感じることはありませんか。
また、手作業によるファイルの格納漏れや格納先のミスといったヒューマンエラーに課題を感じる場面もあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、Microsoft SharePointへの格納が自動で実行されるため、こうしたファイル管理に関する課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとMicrosoft SharePointを併用し、ファイル管理を効率化したい方
・手作業でのファイル転送による格納ミスや対応漏れなどのリスクをなくしたい方
・クラウドストレージ間のデータ連携を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■注意事項
・Google Drive、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google DriveとMicrosoft SharePointの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にGoogle DriveとMicrosoft SharePointを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle DriveとMicrosoft SharePointの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Microsoft SharePoint
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はGoogle DriveにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Google DriveとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Google Driveのトリガーとアクション設定およびMicrosoft SharePointのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google DriveにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
「Google DriveにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納する」ワークフローは、クラウド間のファイル管理を自動化し、業務効率を高める業務ワークフローです。
このフローを活用することでファイルが自動的にSharePointに格納されるため、常に最新のファイルを共有・管理することが可能になります。これにより、チーム全体の作業がスムーズに進行します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとMicrosoft SharePointを併用しているビジネスユーザー
・クラウドストレージ間のファイル管理に手間を感じているIT担当者
・ファイルの自動同期や最新状態の維持を目指すチームリーダー
・SharePointの自動更新を活用して業務効率化を図りたい方
・定期的に大量のファイルを共有する必要があるプロジェクトマネージャー
■注意事項
・Google Drive、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：Google DriveとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携する
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご参照ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Yoomにログイン後、Google DriveとMicrosoft SharePointのマイアプリ連携を行いましょう。
Google Driveの場合
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。
Google Driveを検索して選択しましょう。
「Sign in with Google」を選択します。
Yoomと連携したいアカウントを選択します。
アクセス権限について確認して「続行」を選択しましょう。
「マイアプリ」にGoogle Driveが表示されていれば連携完了です。
Microsoft SharePointの場合
【注意事項】
- 「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。
Microsoft SharePointを検索して選択しましょう。
Yoomと連携したいアカウント情報を入力しましょう。
「パスワード」を入力して「サインイン」しましょう。
「マイアプリ」にMicrosoft SharePointが表示されていれば連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
テンプレートをコピーして、フローを作っていきましょう。
バナーの「試してみる」を選択してください。
Google DriveにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納する
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■概要
「Google DriveにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納する」ワークフローは、クラウド間のファイル管理を自動化し、業務効率を高める業務ワークフローです。
このフローを活用することでファイルが自動的にSharePointに格納されるため、常に最新のファイルを共有・管理することが可能になります。これにより、チーム全体の作業がスムーズに進行します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとMicrosoft SharePointを併用しているビジネスユーザー
・クラウドストレージ間のファイル管理に手間を感じているIT担当者
・ファイルの自動同期や最新状態の維持を目指すチームリーダー
・SharePointの自動更新を活用して業務効率化を図りたい方
・定期的に大量のファイルを共有する必要があるプロジェクトマネージャー
■注意事項
・Google Drive、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
ステップ3：Google Driveでフォルダにファイルがアップロードされたら起動する設定
「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、トリガーアクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Google Driveに新しくファイルを作成していない方は、このタイミングで作成しましょう。
今回は例として「テスト用書類.pdf」を作成しました！
トリガーの起動間隔を設定します。
【注意】
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」にファイル情報が反映されます。
「取得した値」について、詳しくは以下をご覧ください。
ここでは、Google Driveに作成されたファイルの情報が反映されています。
「保存する」を選択しましょう。
ステップ4：Google Driveからファイルをダウンロードする設定
【注意】
- ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、音声ファイルなどの容量が大きいファイルを扱う場合はご注意ください。
その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
ファイルの容量制限について
「ファイルをダウンロードする」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「ファイルID」を「取得した値」から設定しましょう。
「取得した値」は変数となるので、ファイルが格納される度にそのデータを活用可能になります！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
ステップ5：Microsoft SharePointにファイルをアップロードする設定
「ファイルをアップロード」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「サイトID」を候補から選択します。
候補には、マイアプリに連携したアカウントで管理するサイトが表示されます。
同様に「ドライブID」を候補から選択しましょう。
「格納先フォルダ名」を注釈に沿って手動で入力します。
「格納先フォルダのアイテムID」を候補から選択しましょう。
「ファイル名」を注釈に沿って設定します。
「取得した値」を使用可能です！
「ファイルの添付方法」が「取得した値を使用する」に、「ファイル」が「Google Driveからの取得ファイル」に設定されていることを確認しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、実際にMicrosoft SharePointにファイルが保存され、「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
Microsoft SharePointにファイルがアップロードされました！
ステップ6：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
Microsoft SharePointのデータをGoogle Driveに連携したい場合
今回はGoogle DriveからMicrosoft SharePointへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft SharePointからGoogle Driveへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、Google Driveにも格納する
社内の公式なファイルサーバーとしてMicrosoft SharePointを利用しているものの、外部パートナーとの共有にはGoogle Driveを使いたいといった場合に、Microsoft SharePointに格納されたファイルを都度ダウンロードしてGoogle Driveにアップロードし直すのは手間がかかります。
この自動化によりMicrosoft SharePointへのファイル格納をトリガーに自動でGoogle Driveにもファイルが同期され、用途に応じた柔軟なファイル共有とデータのバックアップを両立できます。
Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、Google Driveにも格納する
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■概要
Microsoft SharePointとGoogle Driveを併用する中で、それぞれのストレージに手動でファイルをアップロードする作業に手間を感じていませんか。こうした二重の作業は時間がかかるだけでなく、更新漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、sharepoint apiなどを利用した連携をノーコードで実現し、Microsoft SharePointにファイルが格納されると、自動でGoogle Driveにも同じファイルを格納します。ファイル管理の非効率を解消し、業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとGoogle Driveを併用し、手作業でのファイル同期に時間を取られている方
・sharepoint apiを利用した業務自動化に関心があるものの、専門知識がなくお困りの方
・ファイルの二重管理による更新漏れやミスを防ぎ、部署間での情報共有を円滑にしたい方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、OCRを行い結果と元のファイルをGoogle Driveに格納する
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのPDF・画像ファイルの内容を自動で確認し、Google Driveに連携することが可能です。
抽出したテキストデータと元のファイルをセットでGoogle Driveに自動で格納するため、面倒なデータ入力作業から解放され、検索性の高いドキュメントアーカイブを構築できるはずです。
Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、OCRを行い結果と元のファイルをGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに保存された請求書などのファイルを、内容を確認しながら手作業でGoogle Driveに移動させていませんか。
こうしたファイル管理は手間がかかるだけでなく、転記ミスといったヒューマンエラーも起こりやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointとGoogle Driveをスムーズに連携させることが可能です。
SharePointにファイルが追加されると、自動でOCRが内容を読み取り、その結果と元のファイルをGoogle Driveに格納するため、手作業によるファイル管理の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとGoogle Driveを併用しており、手作業でのファイル管理に手間を感じている方
・SharePointに保存した請求書などの内容をOCRで読み取り、業務を自動化したいと考えている方
・部門間のファイル共有を円滑にし、情報連携の効率化を目指すチームリーダーや管理者の方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
・「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Google DriveやMicrosoft SharePointを使ったその他の自動化例
Google DriveやMicrosoft SharePointのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
Google Driveを使った便利な自動化例
Salesforceなどと連携することで、レコードが追加されたらGoogle Driveにフォルダを自動で作成できます。
テンプレートの設定だけで、手動でのフォルダ作業が削減されるため、作成ミスや作成漏れといった人為的ミスを削減したいときにおすすめです。
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
・取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
・手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google DriveにPDFファイルが投稿されたらBoxにもファイルを連携する
試してみる
■概要
・Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローです。
■注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。
Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびYoomDBへ追加し、LINE WORKSへその旨を通知する
試してみる
■概要
・Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
・途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■事前準備
・Yoomデータベースに追加したいPDF内の情報の列名を予め設定します。
※列名とは、このような項目を指します。「会社名」「氏名」「メールアドレス」 etc
■作成方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、Google Driveを選びます。
②特定のフォルダにファイル・フォルダが格納されたアクションを選択し、次のページで起動間隔と対象のフォルダIDを設定します。
③一度指定したフォルダに取得したい形式と同様のPDFをテストで格納し、Yoomに戻ってトリガーテストを行い取得を確認したら保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択します。
⑤画像ファイル・PDFファイルをダウンロードするアクションを設定し、次のページでファイルIDの欄をクリックして表示されたアウトプットからトリガーを選択し、トリガーで取得しているファイルIDを{{ファイルID}}のように埋め込みます。このようにすることで、取得したファイルIDをそのまま動的に使用できます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑥＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑦アクションから画像・PDFファイルを読み取るを選択し、次に進みます。
⑧ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から⑤で取得したファイルを設定します。
⑨追加で抽出したい項目に、そのPDF上から取得した文字列の項目名を入力します。
※ファイル全体の文字列や複数行などの、複雑な取得はAIの仕様上うまく作動しない場合がありますので、ご注意ください。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑩テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑪＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑫任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑩のテストで取得した値を{{●●}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、⑤と同様に取得した値をそのまま担当者依頼に表示させることができます。
⑬フォームを追加をクリックし、項目に⑩で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑩で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑭＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。
⑮次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑬の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。
⑯＋マークを押し、アプリと連携するからLINE WORKSを選択してトークルームにメッセージを送信アクションを選びます。
⑰次のページで、BotIDやトークルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。
※LINE WORKSの詳細設定はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
クラウドサイン雇用契約書の締結後にGoogle Driveにファイル格納
試してみる
Microsoft SharePointを使った便利な自動化例
フォームアプリと連携することで、送信されたファイルを自動でMicrosoft SharePointに保存できます。
手動での保存作業を削減できるため、効率的なファイル管理体制を実現したいときに利用してみてください。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローです。
Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、Slackにファイルを通知する
試してみる
■概要
「Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、Slackに通知する」フローは、ファイル共有の効率化とチームコミュニケーションを向上させる業務ワークフローです。Microsoft SharePointに新しいファイルがアップロードされると、自動的にSlackに通知が送信され、チーム全体で最新情報を迅速に共有できます。これにより、手動での通知作業を省き、スムーズな情報連携が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとSlackを活用しているが、通知作業に手間を感じているチームリーダーの方
・ファイル共有時に迅速な情報伝達を求めているプロジェクトマネージャーの方
・Microsoft SharePointでのファイル管理を効率化し、コミュニケーションの円滑化を図りたいIT担当者の方
・業務ワークフローの自動化を通じて、チームの生産性向上を目指している企業の管理者の方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft SharePointでリストにアイテムが追加・更新されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointでリストに新しいアイテムが追加・更新された際に、Microsoft Teamsへ自動的に通知を送るワークフローです。
重要な更新情報をリアルタイムでメンバーに伝達し、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用してプロジェクト管理を行っており、情報共有をスムーズにしたい方
・Microsoft Teamsを日常的に使用しており、通知機能を有効活用したいチームリーダー
・業務フローの自動化を検討中で、SharePointとTeamsの連携を図りたいIT担当者
・チームのコミュニケーションを強化したい経営者
■注意事項
・Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleフォームで送信されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
Googleフォームで送信されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。
Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRしてkintoneに追加する
試してみる
■概要
「Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRしてkintoneに追加する」ワークフローは、情報管理の手間を削減します。
格納されたファイルをOCRで自動で読み取り、自動でデータが追加されるので作業の負担が軽減するでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを利用してファイルの管理を行っている方
・ドキュメントの整理や共有を効率化したいと考えている方
・OCRを活用してドキュメントを迅速にデジタルデータ化したい方
・kintoneを利用して業務効率化を図りたい方
・kintoneにデータを追加する作業の手間を軽減したいと考えている方
・チームで情報共有を行う際、できるだけスピーディに処理を完了したい方
・日々のタスクを効率よく処理したいと考えているビジネスパーソン
■注意事項
・Microsoft SharePointとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRはAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Google DriveとMicrosoft SharePointの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルの手動アップロードや二重管理といった作業の手間を削減し、アップロード漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者はファイル管理業務に時間を割かれることなく、整理されたデータに基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：ファイル名をカスタマイズできますか？
A：可能です！
Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションで、「ファイル名」に日付や特定の文字列を使用できます！
例えば、「【テスト】{{ファイル名}}{{today_%Y%m%d}}」と設定すれば、「【テスト】テスト用書類.pdf20250917」のようにファイルが作成されます。
この時、【テスト】は固定値ですが、{{ファイル名}}と日付の{{today_%Y%m%d}}は変数です。
固定値は変わらないため、作成されたどのファイルでも【テスト】になります。
一方、変数の{{ファイル名}}は「取得した値」が反映され、{{today_%Y%m%d}}では、その日の日付が反映されます。
Q：GoogleドキュメントやGoogle スプレッドシートはどのように連携されますか？
A：Google ドキュメントやGoogle スプレッドシートは、解説した構成ではファイルをダウンロードできません。しかし、2つ目のオペレーションで、「Googleドキュメントをダウンロード」「Google スプレッドシートをダウンロード」アクションを設定することで、連携が可能になります。
バイナリファイル（PDFや画像ファイルなど）は、解説したテンプレートでも直接ダウンロードできます。
Q：連携が失敗した場合の通知や対処法はありますか？
A：進行中のフローボットがエラーで停止された場合、Yoomに登録したメールアドレス宛てに通知が届きます。
エラーの原因として、設定内容・フローボット起動時の取得した値の誤りやアプリの接続切れなどが挙げられます。
エラー時の対応方法については以下をご覧ください。
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