Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRしてkintoneに追加する

■概要

Microsoft SharePointに保管した請求書や申込書などのファイル内容を、手作業でkintoneに転記する作業に手間を感じていませんか？手作業での入力は時間がかかるだけでなく、確認漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイル格納をきっかけに、AIがファイル内の文字情報を自動で読み取りkintoneへ追加するため、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとkintoneを連携させ、手作業でのデータ転記をなくしたい方
• 請求書や申込書などの書類をOCR処理し、効率的にデータ化したいと考えている方
• 定期的に発生するデータ入力業務の工数を削減し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルが追加されると自動でOCR処理されkintoneに登録されるため、データ入力の手間を省き、作業時間を短縮できます。
• 手作業での転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとkintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をkintoneの各フィールドに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象としたいサイトやフォルダを任意で指定してください。
• kintoneにレコードを追加する際、どのアプリに追加するかを任意で選択し、OCR機能で読み取った情報をどのフィールドに登録するかを設定してください。

■注意事項

• Microsoft SharePointとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRはAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。