Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、Slackにファイルを通知する

■概要

Microsoft SharePointにファイルをアップロードした後、関係者への共有のために都度Slackで通知する作業は、手間がかかる上に通知漏れのリスクも伴うでしょう。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointの指定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でそのファイルをSlackに通知できます。
これにより、手作業による情報共有の手間をなくし、迅速かつ確実なファイル共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとSlackを連携させてファイル共有を行っている方
• 手作業でのファイル通知の手間や、共有漏れなどのミスをなくしたいと考えている方
• チーム内の情報共有をよりスピーディーかつ円滑に進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイルアップロードを起点に自動で通知されるため、これまで通知作業にかかっていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの添付ミスや通知漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
4. 最後に、Slackの「ファイルを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のチャンネルに送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackでファイルを送付するアクションを設定する際に、通知先のチャンネルやダイレクトメッセージは任意で設定してください。
• 通知メッセージの本文は自由に編集でき、固定のテキストはもちろん、Microsoft SharePointで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。