Google Driveに特定のファイルがアップロードされたら、Microsoft SharePointに格納する

■概要

Google DriveとMicrosoft SharePointを併用しているものの、ファイルを手作業で移行しており、手間や時間がかかっていると感じることはありませんか。
また、手作業によるファイルの格納漏れや格納先のミスといったヒューマンエラーに課題を感じる場面もあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、Microsoft SharePointへの格納が自動で実行されるため、こうしたファイル管理に関する課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとMicrosoft SharePointを併用し、ファイル管理を効率化したい方
• 手作業でのファイル転送による格納ミスや対応漏れなどのリスクをなくしたい方
• クラウドストレージ間のデータ連携を自動化し、より重要な業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルがアップロードされると自動でMicrosoft SharePointへ格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業でのファイル転送時に発生しがちな、格納先の指定間違いや格納漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとMicrosoft SharePointをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、特定の条件に合致した場合に後続のアクションを実行するよう設定します
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所に格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください
• 分岐機能では、ファイル名や種類など、前のステップで取得した情報をもとに後続のオペレーションを分岐させる条件を任意にカスタマイズできます
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、トリガーで取得したファイルIDなどの情報を変数として設定し、対象ファイルを指定します
• Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダやファイル名などを、固定値や前段で取得した情報を変数として任意に設定できます

■注意事項

• Google Drive、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。