Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、Google Driveにも格納する

■概要

Microsoft SharePointとGoogle Driveを併用する中で、それぞれのストレージに手動でファイルをアップロードする作業に手間を感じていませんか。こうした二重の作業は時間がかかるだけでなく、更新漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、sharepoint apiなどを利用した連携をノーコードで実現し、Microsoft SharePointにファイルが格納されると、自動でGoogle Driveにも同じファイルを格納します。ファイル管理の非効率を解消し、業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとGoogle Driveを併用し、手作業でのファイル同期に時間を取られている方
• sharepoint apiを利用した業務自動化に関心があるものの、専門知識がなくお困りの方
• ファイルの二重管理による更新漏れやミスを防ぎ、部署間での情報共有を円滑にしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーに自動でGoogle Driveへ同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのファイル転記が不要になるため、アップロード漏れや格納ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なファイル管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Yoomと連携させるアプリとして「Microsoft SharePoint」と「Google Drive」をマイアプリに登録します
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：ファイルが作成された場合のみ）に合致した場合に、後続の処理に進むよう設定します
4. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、どのサイトやフォルダを監視対象にするかを任意で設定してください。
• Google Driveにファイルをアップロードする際に、格納先のフォルダを指定できるほか、ファイル名を任意の値やトリガー情報をもとに動的に設定することも可能です。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924