Gmailで受信した予定を、Salesforceに活動履歴として登録する

‍■概要
‍Gmailで受信した打ち合わせなどの予定を、手作業でSalesforceの活動履歴に登録する作業は、件数が増えるほど手間がかかり、入力漏れやミスが発生しやすくなります。

このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動で内容を解析しSalesforceに活動履歴として登録するため、こうした手作業による登録業務を効率化し、顧客情報への反映漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した予定の管理を手作業で行っており、非効率だと感じている営業担当者の方
• Salesforceへの活動履歴の入力漏れやミスをなくしたいと考えているチームリーダーの方
• Gmailでのスケジュール調整からSalesforceへの情報登録までを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信を起点にSalesforceへの活動履歴登録が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業による情報転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSalesforceをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 続けて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、メール送信者のアドレスなどから該当リードを特定します
4. さらに、AI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、メール本文から予定日時や参加者といった情報を抽出します
5. 最後に、Salesforceの「リードオブジェクトに活動履歴を登録」アクションを設定し、検索したリードに対して抽出した情報を活動履歴として登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceに活動履歴を登録するアクションでは、件名や説明といった各設定項目に、任意の固定テキストを入力したり、前段のトリガーやオペレーションで取得した値を埋め込んだりするなどのカスタマイズが可能です

■注意事項

• Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。