Boxで特定条件に合うファイルが格納されたら、Wrikeにタスクを作成する

■概要

プロジェクト管理にWrike、ファイルストレージにBoxを活用しているものの、Boxへのファイルアップロード後に手動でWrikeのタスクを作成する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、漏れや遅延の原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、WrikeとBoxの連携が自動化され、Boxに特定のファイルが格納されると自動でWrikeにタスクが作成されます。これにより、タスク起票の工数を削減し、重要な業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• WrikeとBoxを併用しており、ファイルをもとにしたタスク作成を手作業で行っている方
• Wrikeでのタスク起票漏れを防ぎ、プロジェクト管理をより円滑にしたいと考えている方
• WrikeとBoxの連携自動化により、チームの定型業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイル格納をトリガーにWrikeのタスクが自動作成されるため、これまで手作業で行っていたタスク起票の時間を削減できます
• 手動でのタスク作成時に発生しがちな起票漏れや内容の転記ミスを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとWrikeのアカウントをYoomに連携します
2. トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定します。ここでタスク作成のきっかけとしたいBox上のフォルダを指定してください
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定します。ファイル名やファイル形式など、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定が可能です
4. 最後に、オペレーションでWrikeを選択し、「タスクを作成」アクションを設定します。ここで作成するタスクのタイトルや担当者、期限などを指定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能の設定では、「ファイル名に『請求書』が含まれていたら」といったように、後続のタスク作成処理を実行する条件を柔軟に設定できます
• Wrikeで作成するタスクの内容は、Boxから取得したファイル名などを活用して、タイトルや説明文を動的に生成することが可能です。また、担当者や期限なども任意で設定してください

■注意事項‍

• BoxとWrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。