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「AirtableとSmartsheetを両方使っているけど、データの二重入力が面倒…」
「Airtableに登録したタスク情報をSmartsheetに手作業でコピー＆ペーストしていて、入力ミスや転記漏れが心配…」
このように、優れた機能を持つAirtableとSmartsheetを併用する上で、手作業でのデータ連携に非効率さやリスクを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Airtableに新しいレコードが追加されたら、その内容を自動でSmartsheetに登録する仕組み</span>があれば、こうした日々の面倒な作業から解放され、ヒューマンエラーの心配なく、より重要な戦略業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化に踏み出せなかった方でもすぐに実践可能です。ぜひこの記事を参考に、面倒な手作業をなくし、業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AirtableとSmartsheetを連携するためのテンプレート</span>が用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
AirtableとSmartsheetのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたアプリケーション間のデータ転記や更新作業を完全に自動化できます。
これにより、作業時間を大幅に削減し、入力ミスを防ぎ、チーム全体の生産性を向上させることが可能になります。
ここでは、Yoomを使って実現できる具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。アカウント登録はわずか30秒で完了し、すぐに連携を試すことができるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Airtableの特定のベースに新しいレコード（タスクや顧客情報など）が追加されるたびに、その情報を自動でSmartsheetの指定したシートに行として追加します。
この連携により、<span class="mark-yellow">Airtableへのデータ入力と同時にSmartsheetへも情報が反映されるため、手動での転記作業が一切不要</span>になり、情報の同期漏れや入力ミスを防ぎながら、常に最新の状態でデータを一元管理できます。
Airtableに追加されたレコードの中から、例えば「ステータスが"重要"」や「担当者が"特定の人物"」といった、あらかじめ設定した条件に一致するものだけを抽出し、Smartsheetに自動で追加します。
この条件分岐を含む連携を活用することで、<span class="mark-yellow">大量のデータの中から本当に必要な情報だけをSmartsheetに共有できる</span>ため、情報のノイズを減らし、チームメンバーが確認すべき重要なタスクや情報を見逃すことを防ぎます。
それでは、さっそく実際にAirtableとSmartsheetを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでAirtableとSmartsheetの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Airtableでレコードが追加されたら、Smartsheetにも追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Airtableの連携
検索ボックスにAirtableと入力し、対象のアイコンをクリックします。
以下の画面が表示されるので、任意の方法でログインしましょう。今回はメールアドレスでログインしています。
Airtableのマイアプリ連携について、詳しくはこちらをご参照ください。
以下の画面が表示されたら、ページ下部の「+Add a base」をクリックしてワークスペースを選択します。その後、「Grant access」をクリックしましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Smartsheetの連携
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
下記のような画面になったら、連携アカウントとアクションの設定をしましょう。
設定が完了したら、「次へ」を押してください。
画面が切り替わったら、API接続設定のページになります。
こちらの設定の前に、トリガーとなるAirtableの準備をしましょう。今回は、下記のようなテーブルを作成し、レコードを一行入力しました。(内容はテスト株式会社などの架空の情報でOKです)
下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。Airtableのレコード内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
続いて、先ほど抽出したデータをSmartsheetに追加する設定をします。下記の赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面になるので、タイトルはステップ3と同様に修正・確認をし、「次へ」を押して進みましょう。
API接続設定の画面になったら、Smartsheetに追加したい行を具体的に設定していきます。
まだ、追加したいSmartsheetのシート準備ができていない場合は、このタイミングで作成しましょう。
今回は、下記のようなシートを作成しましたので、こちらにデータを反映させていきたいと思います!
Smartsheetの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
セルに反映させたい情報の数だけ、カラムIDと値を入力してください。(ページ最下部の「セル情報を追加」を押せば、入力欄を増やすことが出来ます)
今回は、下記のように反映したい情報を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、Smartsheetにデータが反映しているはずなので確認してください。下記赤枠のように設定したデータが反映していればOKです!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにして、動作確認をしてみましょう!
今回はAirtableからSmartsheetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartsheetからAirtableへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
これにより、どちらのツールを起点とした業務フローでも、柔軟に自動化を構築できます。
Smartsheetで新しい行が追加された際に、その情報をトリガーとしてAirtableに新しいレコードを自動で作成します。
この連携により、<span class="mark-yellow">Smartsheetを起点とするプロジェクト管理やデータ入力業務においても、Airtableとの情報同期を自動化できる</span>ため、データの分断を防ぎ、一貫性のある情報管理を実現します。
Smartsheetに追加された行の中から、「進捗状況が"完了"」や「特定のキーワードを含む」といった条件に合致するデータのみをAirtableに連携します。
例えば、完了したタスクだけをアーカイブ用のAirtableベースに転記する、といった運用が可能になり、<span class="mark-yellow">目的に応じて必要なデータだけを自動で整理・集約</span>できるため、より効率的でスマートなデータ管理が実現できます。
今回ご紹介した連携以外でも、AirtableやSmartsheetのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
ここでは、Airtableのデータ管理と情報共有を効率化できる自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
例えば、Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録したり、Airtableに情報が登録されたらメッセージツールに自動で通知したり、手動で行っていたデータ入力や情報連携作業を自動化できます。
これにより、データ管理の手間を省き、リアルタイムな情報共有、そして抜け漏れのないデータ運用を実現します。
ここでは、Smartsheetとのデータ連携と情報共有を効率化できる自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
例えば、Googleフォームの回答内容をSmartsheetに自動で登録したり、Google Workspaceでユーザーが登録された際にSmartsheetにも追加したりできます。
これにより、情報転記の手間を省き、リアルタイムなデータ管理、そしてチーム内のスムーズな情報共有を実現します。
AirtableとSmartsheetの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた両ツール間のデータ転記作業の手間を完全に削減し、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は常に正確で最新の情報に基づいて業務を進められるようになり、データ入力のような定型業務から解放され、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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