Airtableで特定条件に合うレコードが追加されたら、Smartsheetにも追加する

■概要

AirtableとSmartsheetを併用する際、同じ情報を手作業で二重入力したり、データを転記したりする手間はかかっていませんか。また、手作業による更新漏れや入力ミスは、データ管理の正確性を損なう原因にもなります。このワークフローを活用することで、SmartsheetとAirtableの連携を自動化し、Airtableで特定の条件に合うレコードが追加された際に、Smartsheetへも自動で行が追加されるため、こうした課題を解消し、業務の効率化を促進します。

■このテンプレートをおすすめする方

• AirtableとSmartsheetを併用してプロジェクトやタスクを管理している方
• SmartsheetとAirtable間における手作業でのデータ転記をなくしたい方

• 二つのツール間のデータ同期を自動化し、情報のリアルタイム性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Airtableへの登録をトリガーに、条件に合う情報が自動でSmartsheetへ追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます
• 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、SmartsheetとAirtable間のデータの整合性を保ちます

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとSmartsheetをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定して、対象のテーブルを指定します
3. 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、Airtableの特定のフィールド値など、Smartsheetへ追加したいレコードの条件を指定します
4. 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、Airtableから取得した情報をどの列に追加するかを指定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能の設定では、Airtableのどのフィールドがどういった値の場合に後続の処理を実行するか、という条件を任意で設定してください
• Smartsheetに行を追加するアクションでは、どのシートのどの列に、Airtableから取得したどの情報を追加するかを任意で設定してください

■注意事項‍

• SmartsheetとAirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Airtableのアウトプットの取得方法はこちらを参考にしてください。