■概要
プロジェクト管理でSmartsheetを、タスク管理でAsanaを利用しているものの、それぞれの情報を手作業で転記する作業に手間を感じていませんか。手作業による更新は、対応の遅れや入力ミスを招く原因にもなりかねません。
このワークフローは、SmartsheetとAsanaの連携を自動化するものであり、Smartsheetで特定の条件に合致する行が追加された際に、Asanaへ自動でタスクを作成します。これにより、二重入力の手間をなくし、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとAsanaを併用しており、タスクの二重入力の手間を解消したい方
- Smartsheetで管理しているプロジェクトのタスクを、漏れなくAsanaに起票したいチームリーダーの方
- smartsheet asana間の連携を手作業で行っており、ミスの発生や作業の属人化に課題を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されると自動でAsanaにタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
- 手作業によるタスクの作成漏れや、情報の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとAsanaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定して、対象のシートを指定します
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Smartsheetから取得した情報をもとに、Asanaで作成するタスクのプロジェクトや担当者、タスク名などを指定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomの分岐機能を利用することで、Smartsheetで作成された行が特定の条件（例：特定の列の値が「対応依頼」である場合など）に一致する場合にのみ、後続の処理を実行するよう設定が可能です
- Asanaで作成するタスクのタイトルや説明、担当者、期日などの各項目に、トリガーで取得したSmartsheetのどの列の情報を割り当てるかを任意でカスタマイズできます
■注意事項
- SmartsheetとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
