■概要
プロジェクト管理ツールのAsanaとSmartsheetを併用しているものの、タスク情報を手動で転記する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は入力漏れやミスの原因となり、正確な進捗管理の妨げになることもあります。
このワークフローを活用すれば、AsanaとSmartsheetをスムーズに連携させることが可能です。Asanaに特定のタスクが追加されると、自動でSmartsheetに行が追加されるため、転記作業の手間やミスをなくし、より効率的なプロジェクト管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとSmartsheetを併用し、プロジェクト情報の二重入力に手間を感じている方
- smartsheet asana間のデータ連携を手作業で行っており、入力ミスや反映漏れを防ぎたい方
- タスク管理と進捗管理を一元化し、チーム全体の業務効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると、自動でSmartsheetに行が連携されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- smartsheetとasana間での手動連携が不要となり、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Smartsheetに追加したいタスクの条件を指定します
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、Asanaから取得したタスク情報が自動で追加されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定で、Smartsheetに連携したいタスクの条件を任意で設定してください。例えば、特定の担当者が割り当てられたタスクや、特定のタグがついたタスクのみを対象とすることが可能です
- Smartsheetに行を追加するアクションで、どの列に何の情報を追加するかを任意に設定してください。Asanaのタスク名や担当者、期日などの情報を、Smartsheetの対応する列に自動で入力できます
■注意事項
- SmartsheetとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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