■概要
プロジェクト管理ツールのAsanaとSmartsheetを併用しているものの、情報の転記作業に手間を感じていませんか。タスク管理はAsana、進捗の全体像はSmartsheetで管理する場合、手作業での二重入力は非効率であり、更新漏れのリスクも伴います。
このワークフローは、smartsheet asana間の連携を自動化し、Asanaのプロジェクトにタスクが追加されると、自動でSmartsheetに行が追加されるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとSmartsheetを使い分けており、情報の二重入力に課題を感じている方
- Smartsheet Asana間のデータ連携を自動化し、プロジェクト管理を効率化したい方
- 手作業によるタスクの更新漏れを防ぎ、リアルタイムな進捗把握を実現したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると、自動でSmartsheetにも情報が反映されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのデータ入力による転記ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、Asanaのトリガーから取得したタスク情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、連携の対象としたいプロジェクトを任意で指定してください。
- Smartsheetに行を追加するオペレーションでは、Asanaから取得したタスク名、担当者、期日など、どの情報をどの列に追加するかを自由に設定することができます。
■注意事項
- SmartsheetとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
